業務システムと情報システムの違いを知り、業務改善対策にベストな選択を
業務システムと情報システムには一体どのような違いがあるのでしょうか。この記事では、両者の違い、およびメリット・デメリットについて解説します。
業務システムと情報システムの違い
業務システムと情報システムは一体どのような点が異なるのでしょうか。まずは、両者の違いについて見ていきましょう。
業務システム（基幹システム）は、業務の中核を担う存在
業務システムは主に業務の中核を担う存在であり、事業の基幹的存在です。一例としてERPや生産・販売管理システムのようなものが挙げられ、いずれも事業の中で非常に重要な役割を占めています。
業務システムを導入した業務範囲においては、業務フローや成果管理などを全てシステムに一任してしまうことも少なくありません。場合によっては、システムがないと事業が回らなくなってしまうというケースも考えられるでしょう。
情報システムは業務の周辺を担う存在
対して、情報システムは業務の中核ではなく周辺を担う存在です。一例としては、グループウェアや社内SNS、その他コミュニケーションツールなどが挙げられます。
情報システムも使いこなせば事業になくてはならない存在になりますが、システムがなくても人間同士のコミュニケーションは可能です。もちろん、広い範囲で不便にはなりますが、システムが業務の中核を担っているというほどではありません。
業務システムが停止すれば大打撃だが、情報システムが停止してもそこまでのダメージはない
業務システムと情報システムの一番の違いは、システムが停止した際の影響度にあるとも言えます。前述の通り、業務システムは事業の核を担う存在になるため、システムが停止したら事業そのものもストップしてしまう可能性が生じます。
一方、情報システムが停止した場合にはそこまでの被害はありません。もちろん、普段使っていたシステムが使えないのは不便ですが、グループウェアやチャットツールが使えなくとも、電話やメールといった通常のコミュニケーションは可能です。
だからと言って情報システムを軽視していいわけではありませんが、業務システムの運用にはより一層の注意が必要と言えるでしょう。
業務システムのメリット・デメリット
では、次に業務システムのメリットとデメリットについて解説します。特徴をしっかりと把握し、導入に役立てましょう。
業務システムのメリット
業務システムのメリットは下記の通りです。
業務の中核を担うだけに、導入すれば大幅な業務効率化を図れる
前述の通り、業務システムは業務の中核を担う重要な存在です。それだけに、上手く活用できれば大幅な業務効率化が見込めるでしょう。
業務システムの一つに商品管理システムがありますが、こちらを活用すれば商品の在庫や種別特性、販売状況、トレーサビリティーなどを一元的に管理することができます。業務に必要な情報はシステムにアクセスして容易に確認することができるため、従来のような「担当者に聞かないと分からない」のような非効率さを防ぐことができるでしょう。
売上や利益増に直結する
業務システムは大幅な業務効率化に繋がるのはもちろん、導入すれば売上や利益増に直結するものもあります。先程の商品管理システムを例に挙げると、顧客ニーズに応じて適切な在庫を持ち販売ロスを防ぐことで、総合的な売上増に繋がります。
また、顧客管理システムを活用して適切なフォローを行えば、見込み客を育成することもできます。売上や利益増に繋がるのも、中核を担う業務システムならではのメリットと言えるでしょう。
さまざまな情報をデータ化し、経営に用いることができる
業務システムを導入すれば多種多様なデータを取得することができるため、それを経営判断に用いることができます。従来であれば担当者の記憶や能力に依存していた部分をシステマチックに取得し、半ば自動的にシステムに蓄積させることが可能でしょう。
現代においてデータ分析、およびそれを基準にした判断は重要なファクターです。昔は経営者の本能や勘による判断が大きなウエイトを占めており、今でもそういった部分を完全に否定することはできませんが、データという数値を基にした判断には客観的な根拠があり、他人を説得しやすい面があります。
業務システムのデメリット
では、反対に業務システムにはどのようなデメリットがあるのでしょうか。下記を参考に、業務システムについて理解を深めておきましょう。
システムが止まれば業務も停止する恐れがある
業務システムは事業の中核を担う存在になるため、停止による危険性が非常に高まる可能性があります。業務システムが停止した場合、最悪業務そのものが停止してしまう恐れもあるでしょう。
業務システムを導入する際は、どのように運用するかに加え、メンテナンスや保守に対するプランや知見が重要になります。
業務がシステムに依存する可能性も
業務システムを上手く活用すれば、大きな恩恵が得られるのは上述の通りです。しかし、そのためには業務システムをワークフローの中心に備える必要があるため、場合によっては業務がシステムに依存してしまう可能性もあるでしょう。
そうなると停止による危険性もありますし、またシステムの担当者に業務が依存してしまう恐れもあります。
情報システムのメリット・デメリット
では、最後に情報システムのメリットとデメリットをご紹介します。
情報システムのメリット
情報システムのメリットは下記の通りです。
中核を担う存在ではないが、導入すると非常に便利
前述の通り、情報システムは事業の中核を担う存在ではなく、どちらかというと周辺をまかなうものです。そのため事業においてクリティカルな存在にはなりませんが、導入することにより利便性が高まることに変わりはありません。
場合によっては、業務システムでは手が届かない領域をカバーすることもできるでしょう。
コミュニケーションの活発化が見込める
情報システムは主に人同士のコミュニケーションをサポートするシステムです。そのため、導入することでコミュニケーションの活発化が見込めるでしょう。
コミュニケーションが活発化すれば、今まででは思いつかなかったようなアイデアが閃くかもしれません。そして、誰かと誰かが会話したログも全てシステムに残すことができますので、社内に自然な形で情報資産を蓄えることができます。
停止してもそこまで業務に支障が出ない
情報システムは業務システムとは異なり、事業の中核を担う存在にはなりません。そのため、情報システムが停止してもそこまで通常業務に支障は出ません。
もちろん情報システムをどのように使っているかにもよりますが、コミュニケーションの手段はシステム以外にも無数に存在します。利便性は低下するかもしれませんが、代替の手段まで絶たれることは少ないでしょう。
情報システムのデメリット
一方、情報システムのデメリットとしては下記のようなものが挙げられます。
導入したからといって、ダイレクトに数字に反映されるわけではない
情報システムは事業の中核を担う存在ではないため、導入したからといってダイレクトに数字に影響を与えるわけではありません。情報システムを導入する際は、その辺りを念頭に置いておく必要があります。
使われないまま放置される可能性も
業務システムを導入した場合、半ば強制的にワークフローに組み込まれることになります。しかし、情報システム導入においてはそこまでの強制力はなく、最悪システムが使われないまま放置される可能性も考えられます。
そうならないためにも、導入前にしっかりと検証および啓蒙しておきたいところです。
まとめ
業務システムと情報システムは似ているようで大きな違いがあります。両者の特性を知り、ベストな選択をしましょう。