社内メールが業務効率化の妨げに?メール利用で生じる問題点や改善点

業務効率化

現代はインターネットテクノロジーの発展により、連絡などのコミュニケーションを直接顔を合わせずに行えるようになりました。その手段として代表的なのはメールですが、社内メールを活用することで思わぬデメリットが発生しているケースもあります。

この記事では、社内メールの問題点や適切な削減方法について解説します。社内メールの問題点や改善手法について詳しく学び、正しい業務効率化を行いましょう。

社内メールの問題点

社内メールの問題点

社内メールには、一体どのような問題点があるのでしょうか。まずは社内メールの問題点について見ていきましょう。

冒頭や末尾に定型文があり、文章が長くなる

社内メールを頻繁に使う人であれば馴染みが深いかもしれませんが、メールには冒頭や末尾に定型文をつけるのがマナーです。一例としては、「お世話になっております」や「貴社の今後益々のご発展をお祈りしております」などが挙げられるでしょう。

これらは相手を気遣うという意味では悪い表現ではありませんが、いかんせん文章が長くなってしまうというデメリットを抱えています。人によっては、「定型の挨拶はいいからさっさと本題に入ってくれ」という思いを抱く場合もあるかもしれません。

不要な情報は、業務効率化の妨げになります。

無用なCCにより、広範囲にバラまかれる

メールには「宛先」の他に「CC」や「BCC」という機能があります。CCに関係者各位のアドレスを入れることで、同じ内容のメールがそのまま送信されるという特徴があります。

一見便利に見えるCCですが、無闇やたらに使ってしまうと、メールが広範囲にバラまかれすぎるというデメリットがあります。送信者としては「念のため」という気持ちで送るのかもしれませんが、受信した方は不要なメールが積み上がってしまい、そのせいで重要な用件が埋もれてしまうようなこともあるかもしれません。

モバイルから確認しづらい

メールは手紙と違い物理的なスペースを要求せず、かつ保存も容易なので非常に扱いやすい伝達ツールです。しかし、スマホやタブレットといったモバイルデバイスから確認しづらいというデメリットも考えられます。

この辺りは当人の使い方によるところがありますが、一般的にメールはPCで確認し、モバイルデバイスはSMSやメッセージツールという人も多いかもしれません。しかし、伝達手段が複数あるとその分管理の手間が増えるのも事実です。

社内メールを減らすとどうなる?

では、次に社内メールを減らすことによって何がどう変わるのかについて見ていきましょう。社内メールを削減することで、一般的に下記のような利点が生じます。

業務効率化に繋がる

社内メールを削減すれば、その分業務の効率化に繋がります。メールという伝達手段が優れているのは事実ですが、自分の意思を伝えるためには文章を考えタイピングし、適切なCCを設定して送信するといった作業が必要です。

人によっては、そのプロセスに多大な時間がかかってしまうケースもあるでしょう。また、届いたメールには一応目を通す必要がありますし、その中から重要なものとそうでないものを仕分けする手間も生じます。

場合によっては、CCによるバラマキで不要なメールが積み上がってしまい、業務が滞ってしまっている職場もあるかもしれません。

情報共有がしやすくなる

「メールを削減するのに情報共有が捗る?」と疑問に思うかもしれません。この場合は社内メールを減らす代わりにコミュニケーションのためのシステムを導入するという前提になりますが、コミュニケーションに長けたシステムを活用することで、情報共有が容易になります。

たとえば、チャットツールなどを使えばメールのようにかしこまった文章を作らなくても、気軽にメンバーに話しかけることができるでしょう。それにより情報伝達がスムーズになるのはもちろん、蓄積された情報を後から簡単に見返すこともできます。

必要に応じてナレッジ化しておけば、当人以外も必要に応じて目にすることが可能です。

閲覧するデバイスを制限しない

こちらもメールの代わりのコミュニケーションツールの話になりますが、一般的に専用システムやツールは閲覧するデバイスに制限がありません。厳密に言えばメールも閲覧デバイスに制限はありませんが、やはりPCに最適化されているケースが多いのではないでしょうか。

専用システムを活用すれば、モバイルデバイスを使って出先から情報を確認することができます。そこから気軽にコミュニケーションを行うこともできますし、情報を書き込むこともできるでしょう。

気軽な情報伝達は、ビジネスを加速させる可能性を秘めています。合わせて、効率化にもなるでしょう。

社内メールを減らすポイント

社内メールを減らすポイント

では、最後に社内メールを減らすポイントについて解説します。社内メールを減らすことで得られるメリットは上記の通りですが、闇雲に減らすだけでは逆にデメリットが生じてしまう可能性もあるでしょう。下記のようなポイントをしっかりと押さえ、上手に削減しましょう。

チャットツールなどのITシステムを活用しよう

上記でも触れましたが、社内メールをただ削減するのではなく、代替となるツールを活用する必要があります。色んなものが考えられるかと思いますが、一例としてはチャットツールが挙げられるでしょう。

チャットツールを導入すれば、メールのようにかしこまった文章ではなく、気になった時に気になったことを気軽に尋ねられるようになります。もちろん、相手の事情を鑑みることが大切ですが、メッセージを投げておけば先方が都合のよい時に確認でき、返信することが可能です。

それにより、業務の効率化が期待できます。

メールの運用ルールを定めよう

社内メールを削減するためには、メールの運用ルールを定めるのも効果的です。運用ルールがない場合はメールの送信量が属人的になってしまい、人によっては不要なメールを大量に転送するということにもなりかねません。

たとえば、「内容別にCCを使う範囲を決める」「メールの返信は○日以内に行う」などが挙げられます。この辺りは会社の態様や業務内容によって適切なものを設定する必要がありますが、確たる運用ルールを設けることで、社内メールの削減につながるでしょう。

適切な情報共有を行おう

社内メールを削減するためには、適切な情報共有を行うことが大切です。メールを送るのは、一体どのような時でしょうか。もちろん、誰かとのアポイントを取るためにも活用されますが、多くは何かしらの情報を共有したり、意思確認をするためでしょう。

では、その役割を他の情報共有システムに代替すれば、社内メールを削減できるというわけです。こちらも、代替手法を用いずにただ社内メールだけを削減してしまうと業務に滞りが発生してしまう可能性がありますので、代わりをしっかりと用意しておきましょう。

まとめ

社内メールを削減すれば、「業務効率化」「情報共有の活発化」「利用デバイスの多様化」といったメリットが見込めます。メールには定型的な文頭文末文をつけるのがマナーですが、それらを入力するにも手間がかかることは否めません。

社内メール削減によるメリットを享受するには、メールの代わりになるコミュニケーションツールを用意しておくことが大切です。どのようなツールをどのように活用するかをあらかじめ考え、適切な情報共有を行いましょう。