業務効率化を成功に導く指標の判断基準と効率化の進め方

業務効率化

業務効率化を行う際は、いくつかの指標をベースに据える必要があります。しかし、「何を基準に決めたらいいのか分からない」「適切な指標とは?」などの疑問を持っている人も多いかもしれません。

この記事では、業務効率化の際に活用すべき指標について解説します。適切な指標を用い、業務効率化を成功に導きましょう。

業務効率化は「指標」をベースにしないと意味がない

業務効率化は「指標」をベースにしないと意味がない

業務効率化を謳う企業や部署は多いですが、業務効率化を達成するためには、目に見える「指標」をベースにすることが大事です。「指標をベースにする」というのはどういうことかをまず見ていきましょう。

仕事の成果を計るのは「数字」が基本

業務効率化に限らず、仕事の成果を計る際は「数字」を見るのが基本です。営業業務は比較的各従業員の成果を計りやすいと言われていますが、それは「売上」などの数値によって比較しやすいからです。

一般的に、売上金額が多い営業マンが優秀な営業マンということになるでしょう。もちろん、その売上をサポートしている人間も同様に成果を認められるべきですが、こちらは成果を数値化しづらいため、優秀な営業マンほど認められにくいのが現状です。

業務効率化を行う際は、可能な限りあらゆる職種の成果を数値化しましょう。数値によって成果判断ができるようになれば、あとはその数字をいかに減らすか(増やすか)ということに注力できます。

曖昧な成果判断を行うと社内に不満が生まれる

数値化できない成果を計るには、一体どうすればよいのでしょうか。その辺りは、部署の長や上司による主観的な判断がベースになるでしょう。

しかし、数値化できないものを主観的に判断すると基準が曖昧になり、人によっては不公平感を感じてしまうかもしれません。各従業員の貢献度を正しく計り、それに報いるために成果判断を行っているにも関わらず、従業員が不満を抱いてしまうのは本末転倒です。

業務効率化に限らず、仕事は可能な限り数字をベースに判断すべきです。中には数値化が難しい職種もありますが、その場合でもできる限り客観的指標を設け、それを基準に評価するのがよいでしょう。

その結果、経営効率が悪くなる

曖昧な成果判断を行ってしまうと、経営効率の悪化に繋がります。前述した従業員の不満も然りですが、「曖昧な成果判断」というのは、そもそも合っているかどうかすら分からない状態です。

「この業務は成果が上がっており費用対効果が高い」という判断が誤っていると、一体どうなるのでしょうか。業務効率化の一つとして、費用対効果の高い業務にリソースを集約するというものが挙げられますので、実際は費用対効果の低い業務にリソースを割くことになってしまうでしょう。

それにより、業務効率化どころか業務の滞りが発生してしまいます。数値や目に見える指標によらない判断は、「合っているかどうか分からない」というリスクを抱えることになります。

業務効率化のための指標にはどんなものがある?

では、次に業務効率化の際に用いる指標について解説します。業務効率化に取り組む際は、主に下記のような指標を用いることになります。

指標は定量的に表せるものを使うのが基本

まず注意したいのは、指標は「定量的に表せるものを使う」という点です。前述の通り、業務に対して曖昧な判断を行ってしまうと、さまざまなリスクが生じます。

以下、業種別にどのような指標を参考にすべきかを解説します。

製造業の場合

製造業の場合、「商品の生産数」や「売上(利益)」、「不良率」などが指標になるでしょう。基本的には、時間当たりの製造数が多ければ多いほど業務が効率化されているということになります。

小売店の場合

小売店の場合、「売上(利益)」や「客単価」、「来店客数」などが指標になります。同じ「売上」でも、製造業よりも多少細かく見る必要があるかもしれません。また、客単価や客数なども、場合によっては重要な指標になりえます。

Webショップの場合

Webショップの場合、「売上(利益)」や「客単価」に加え、「アクセス数」が重要な指標になります。実店舗でいうところの「来客数」であり、サイトへのアクセスがないとそもそも売上が立ちません。実店舗で来客数をカウントするのは難しい面もありますが、Webショップの場合は容易に計測可能です。

KGI

業務効率化を行う際は、KGIという指標を用います。KGIはKey Goal Indicatorの略であり、「取り組んでいる業務の最終目的」のことです。

KGIが達成されれば、プロジェクトの完了という見方もできるでしょう。

KPI

業務効率化に取り組む際は、KGIに加えKPIという概念も用います。KPIとは、Key Performance Indicatorの略であり、「KGIを達成するための細かな目標」のことを指します。

KGIを設定するだけでは、「そこに辿り着くために何を行うのか?」が曖昧になってしまいます。それでは現場が混乱してしまうため、KPIを用いて目標を細かく設定するというわけです。

指標を用いた業務効率化の進め方

指標を用いた業務効率化の進め方

では、最後に指標を用いた業務効率化の進め方を解説します。業務効率化を行う際は、一般的に下記のような手順を踏みます。

まずは全体的なゴールとなるKGIを設定する

まずは、全体的なゴールとなるKGIを設定しましょう。このKGIをクリアすることが業務効率化プロジェクトの目標となりますので、得たい成果をそのまま設定する形になります。

KGIを設定する際は、前述の通り定量的な指標を用いることが重要です。「業務を効率化する」や「売上を上げる」ではあまりに曖昧すぎるため、どのような手段を用いればよいのかがあやふやになってしまいます。

「3年以内に売上を2倍に」や「3ヶ月以内にアクセス数を140%に」という形で明確に設定するのがコツです。

KGIから必要なKPIを逆算し設定する

次は、先程設定したKGIに対し、細分化されたゴールとなるKPIを設定しましょう。たとえば、「3年以内に売上2倍に」というKGIに対しては、「1年でどれほどの売上増を目指すか」「そのための施策は何をどうするか?」などを考えます。

この辺りは業種によって大きく異なるところですが、たとえば「顧客からの問い合わせ数150%」や、「客単価を従来の1.3倍に」などが挙げられるでしょう。また、KPIは、KGIから逆算して設定しなければ意味がありませんので、その点も注意が必要です。

KPIをクリアすることでKGIが達成される

基本的には、全てのKPIをクリアすることで自動的にKGIが達成されるようにします。そのために大事なのは、「どのようなKPIを設けるか」という点でしょう。

KGIに対して見当外れなKPIを設けてしまうと、いくらKPIを達成してもKGIに辿り着けないという状況に陥ってしまいます。それではKGIおよびKPIを設ける意味がありませんので、KPIはしっかりとKGIから逆算して設定するよう心がけましょう。

まとめ

業務効率化の際に用いる指標は、可能な限り定量的なものに限定することが大事です。曖昧な指標を用いるとプロジェクトが頓挫してしまう可能性もあるため、しっかりと数値を見据え、適切な業務効率化を行いましょう。