経費削減のアイデアを知りたい。そのための方法やクラウドシステムについて解説
経費削減のためのアイデアに悩んでいる企業や担当者も多いかもしれません。この記事では、経費削減に繋がるアイデアやそのためのクラウドシステムについて。
そして、クラウドシステムを業務活用するサンプルケースをいくつかご紹介します。
経費削減に繋がるアイデア
まずは、経費削減に繋がるアイデアをいくつかご紹介します。
ワークフローや制度を見直す
ワークフローや制度を見直すことで、経費削減に繋がる可能性があります。業務フローはさまざまなタスクが連なり形成されていますが、中には無駄やタスクやプロセスがあるかもしれません。
たとえば「営業を行う際は必ず顧客の元を訪れて直接商談を行う」などが挙げられます。このワークフローが必ずしも誤りだとは言えませんが、もし省略できれば顧客を訪問する際の交通費や営業マンのリソースを節約できるでしょう。
大事なのは、そのワークフローや制度が本質的かどうかです。カットすることで削減されたコスト以上の損害を被る場合、取り返しのつかないことになる恐れがあります。
ペーパーレスを導入する
ペーパーレスを導入することで、さまざまな経費削減に繋がります。ペーパーレスにより削減可能なコストの一例として、下記のようなものが挙げられるでしょう。
- インクや紙などのサプライコスト
- 紙の書類を保管するためのスペース代
- 業務をオンラインに移行することによるオフィス代
まず考えられるのは、インクや紙などのサプライ代です。ペーパーレスにより紙の書類が不要になれば、従来のように紙やインクを購入する必要はありません。
また、紙の書類は保管に物理的なスペースを要するため、それらも節約可能です。加えて、ペーパーレスにより業務を完全にオンラインに移行させることができれば、極論オフィスの家賃や光熱費も削減可能です。
クラウドシステムを利用する
クラウドシステムを利用することで、経費削減に繋がります。現代ではテクノロジーの進歩にともない、さまざまな領域でITシステムが業務活用されるようになりました。
従来はオフラインで利用するシステムが一般的でしたが、インターネットの普及によりクラウドシステムが主流化しています。ケースにもよりますが、多くの場合オフラインで活用する従来型のシステムよりクラウドシステムの方がコスト安価に抑えられるでしょう。
クラウドシステムのメリット
では次に、クラウドシステムのメリットをご紹介します。クラウドシステムを業務活用すれば、以下のような恩恵が得られるでしょう。
業務効率化を図れる
クラウドシステムを導入することで、業務効率化を図ることができます。クラウドシステムでは、データやプログラムがベンダー側のサーバーで管理されているのが一般的です。
ユーザーはインターネットを通してそこにアクセスし、利用する形になります。スマホでもPCでも、インターネットに繋がる環境であればどこからでも利用が可能です。
その特徴を活かして、従来では持て余していたスキマ時間に仕事をすることが可能です。商談の帰りに報告書をまとめたり、オフィスにいない従業員同士でコミュニケーションすることもできるでしょう。
また、高性能なクラウドシステムであれば、さまざまな業務補助機能が搭載されています。それらを活用すれば、一層の効率化が見込めます。
初期費用やランニングコストが安い
クラウドシステムは、従来のようなオフライン型システムに比べて初期費用やランニングコストが安い傾向があります。もちろんケースバイケースですが、クラウドシステムはベンダー側のサーバーで一括管理されているため、各ユーザーに大掛かりなセットアップを行う手間が生じません。
従来型のオフラインシステムであれば、顧客の元を一件ずつ回ってアップデートやメンテナンスを行うケースもあったのではないでしょうか。クラウドシステムであれば、自己管理している機器やソフトウェアをアップデートしたりメンテナンスするだけで事足ります。
そういった形で手間を省くとともに、多くのユーザーを抱えることで一人あたりの利用料を安くすることができます。それを達成するためにも、多くのクラウドシステムではどのようなユーザーにも適応できる汎用的な設計や運営がなされています。
業務遂行に多様性や柔軟性を担保できる
クラウドシステムを活用することで、業務遂行に多様性や柔軟性を担保できるようになります。クラウドシステムはインターネットに繋がりさえすればどこからでもアクセスできるため、テレワークなどの強い味方になってくれます。
テレワークを実施することで、従業員はオフィスに出社せずとも業務遂行が可能になります。同時に、何らかの理由で毎日出勤が難しい人の採用などを視野に入れ、人材の柔軟性や多様性を担保することにも繋がります。
そこまで大掛かりな話でなくとも、出先から軽い業務をすませたり、決裁プロセスを簡略化するなどが挙げられます。クラウドシステムの活用により、従来は難しかった業務フローが可能になるわけです。
クラウドを利用して経費削減に繋げるサンプルケース
では次に、クラウドを利用して経費削減に繋げるサンプルケースをいくつかご紹介します。そのまま適用するのは難しいかもしれませんが、自社ならではのクラウド利用を模索する一例となれば幸いです。
会議や商談をオンライン化し交通費を削減
クラウドシステムにより会議や商談をオンライン化すれば、全員が必ず同じ場所に集まる必要はありません。営業マンはオフィスや自宅にいたまま商談を行うこともできますし、会議に必要な資料をデジタル化しておけば瞬時に共有可能です。
全員が今いる場所から業務を行えれば、その分交通費や諸経費が削減できるでしょう。場合によっては直接顔を合わせた方が効果的なこともありますが、そうでないシーンは極力オンライン化し経費や労力のカットに努めるのも手です。
テレワークを実施し光熱費の削減
クラウドシステムを利用して全社的にテレワークを実施すれば、オフィスにかかる光熱費の削減に繋がります。多くの人が働くオフィスでは空調やIT機器、照明、設備などに多額の光熱費がかかります。
オフィスを完全になくすのは難しいですが、出社の頻度を減らすだけでも効果が得られるでしょう。もちろん、完全テレワークに移行しオフィスの必要性を消失させられれば賃料の節約も可能ですが、何らかの問題が生じる恐れもあります。
自社にとってベストなワークスタイルを模索し、同時に経費削減を試みるやり方がおすすめです。
労働生産性の向上による残業代の削減
クラウドシステムを活用することで、労働生産性が向上し残業代の抑制に繋がります。各分野に特化したクラウドシステムを導入し正しく活用すれば、該当業務を大幅に効率化でき、少ないリソースで大きな成果を出せるようになるでしょう。
労働生産性が向上すればその分残業時間が減り、残業代の抑制に繋がります。残業を減らすことは働き方改革やワークライフバランスへの対応といった面からも重視されているため、単なるコスト削減以上の効果が見込めるかもしれません。
まとめ
ワークフローの見直しやペーパーレス・クラウドシステムの導入により、経費削減が見込めます。自社に合ったアイデアを活かし、コストパフォーマンスの最大化を目指しましょう。