中小企業にデジタル化は必要か？デジタル化が求められる背景やポイントについて解説
今、中小企業にデジタル化が求められています。この記事では中小企業にデジタル化が求められる背景やデジタル化のポイント、そしてデジタルについて知っておきたいことを解説します。
関連事項についてしっかりと理解を深め、スムーズなデジタル化を目指しましょう。
中小企業にデジタル化が求められる背景
なぜ、中小企業にデジタル化が求められているのでしょうか。まずはその背景について解説します。
人手不足
まず挙げられるのは、人手不足です。現時点でもさまざまなところで人手が不足していますし、今後日本では労働人口のさらなる減少が見込まれています。
しかし、労働人口が減ったからといって業務量も減るとは限りません。場合によっては、今より少ない労働力で同じかそれ以上の業務をこなさなければならないことも考えられます。
その際の強い味方となるのが「業務のデジタル化」です。
残業時間の抑制
働き方改革などにより、残業時間の抑制が求められています。従来の日本社会では一部長時間労働が当然という風潮があり、労働者もそういった前提で働いていた節があったのではないでしょうか。
長時間労働を行うことで全体的な生産量は増加しますが、同時にさまざまな弊害も生じます。主なものとして「従業員の健康被害」がありますが、他にも「人的コストの増加」や「地域社会・家庭機能の消失」なども挙げられるでしょう。
そういった弊害も無視できなくなったため、今では残業に対して厳しい目が向けられるようになりました。しかし業務量自体が減ったわけではないため、今までより少ない時間で多くの量をこなすという難題が生じています。
業務をデジタル化することで、それらを解決しようというわけです。
持続性や再現性のある業務スタイル
業務をデジタル化すれば、事業に持続性や再現性を持たせることができるようになります。業務のデジタル化が進む前は、行き当たりばったりの勘に任せた判断や行った施策の未評価といった状況も生じていたのではないでしょうか。
それらを全て否定するわけではありませんが、事業の継続が特定の個人に依存しがちになるという問題が生じます。業務をデジタル化することでさまざまな判断を個人から組織に移行し、持続性や再現性のあるビジネスモデルを構築しようといった流れです。
中小企業がスムーズにデジタル化するためのポイント
では次に、中小企業がスムーズにデジタル化するためのポイントをいくつかご紹介します。
デジタルのメリットとデメリットを知る
デジタルのメリットとデメリットを知ることで、業務のデジタル化を進めやすくなります。当たり前の話ですが、デジタルを活用したからといってあらゆることが可能になるわけではありません。
デジタルのデメリットとしては、たとえば下記のようなものが挙げられます。
- 相性に左右されやすい
- 導入や運用の手間がかかる
- 選択肢が多い
ITシステムにはさまざまなものがあるため、自社と相性のよいものを見極める必要があります。ベストなシステムが見つかってもそれを導入・運用するには、相応のコストと手間がかかるでしょう。
システムにより良好な結果が得られるかどうかは、自社との相性によるところが大きいです。それだけに、間違いのない選択判断が求められるわけです。
自社業務をどうデジタル化するかを考える
自社業務をどのようにデジタル化するかは大事なポイントです。一部業務のみをデジタル化したいのか、それとも包括的なデジタル化を望むのかによって導入するシステムや利用形態は大きく異なるでしょう。
一部のみであれば、特定業務に特化したシステムを導入する形になります。全体的なデジタル化を一気に行いたいのであれば、基幹系システムの導入が近道になるかもしれません。
自社における「デジタル化」の意味を明確化することにより、導入すべきシステムや利用形態が決まります。最初はイメージを固めるのが難しいかもしれませんが、なるべく具体的に考えることが大事です。
システムとの相性を見極める
導入したシステムが真価を発揮できるかどうかは、自社との相性によるところが大きいです。システムを選ぶ際にはどうしても機能や性能に目が奪われがちですが、最も優先すべきは相性です。
いくら機能的に優れているシステムでも、自社との相性が悪い場合は思ったような結果を出すことができません。逆に、機能や性能はいまいちでも自社との相性が良好であれば、費用対効果は上がりやすくなるでしょう。
それだけに、しっかりと見極める必要があります。
デジタル化の際に考えたいこと
続いて、業務をデジタル化する際に考えたい点をいくつか解説します。デジタル化に取り組む際には、下記のようなポイントを理解しておきましょう。
オンプレミスとクラウド
ITシステムの形態には大きく分けて「オンプレミス」と「クラウド」の二種類があります。オンプレミスでは、自社で必要な機器を購入しそこでソフトウェアやデータを管理します。
一方、クラウドの場合はベンダー側のサーバーでソフトウェアやデータが管理されます。どちらも一長一短がありますが、現代では下記のような点からクラウド型システムが主流になっています。
- コストが安く導入しやすい
- 利便性が高い
- セキュリティがしっかりしている
自社で必要な機器を購入するオンプレミスと比べ、クラウドは導入コストが安価がすみます。また、インターネットに繋がればどこからでも利用可能なため、利便性の高さにも定評があるでしょう。
そして、データがベンダーの管理下に置かれているため、セキュリティが比較的強固というメリットもあります。自社で全てを管理するオンプレミスの場合、セキュリティ設定も自社で行う必要があるからです。
セキュリティと利便性
次に挙げられるのは、セキュリティと利便性の関係です。業務をオンライン化する以上セキュリティリスクは避けられませんが、リスクを気にしてセキュリティを強固にすればするほど利便性は下がる傾向にあります。
極端な例を挙げると、システムにアクセスする全てのユーザーを問答無用でブロックすればセキュリティが大幅に強固になります。もちろん、そのままだと誰もシステムにアクセスできないため、業務遂行が困難になるでしょう。
システムを業務活用する場合、セキュリティと利便性のバランスを上手くとることが大事です。オンラインだけではなくオフラインのリスクも存在するため、どちらにも気を配りましょう。
システム毎の連携性
どのようなシステムを導入するにせよ、システム毎の連携性は高めておくのが得策です。複数のシステムを独立的に利用するやり方もありますが、多くの場合は連携させた方がメリットが大きいでしょう。
もし初めてシステムを導入するような場合は、最初から統合的な基幹システムを選択するのも手です。多方面に渡る多くの機能が一つのシステムに統合されているため、最初から連携性が高まった状態で活用することができます。
もちろんシステムによっても仕様は異なるため、導入前にしっかりと確認しておきましょう。
まとめ
人手不足や残業抑制など、現代では中小企業にデジタル化が求められています。ITやシステムへの理解を深め、デジタル化のメリットを最大化しましょう。