エクセルでできることや簡単な操作方法、応用などを初心者向けに解説

2021年3月29日業務効率化

エクセルは非常に便利なソフトですが、初心者からすると「エクセルって何？」「エクセルを使えば何ができるの？」という疑問が沸くかもしれません。この記事では、エクセルできることや基本操作、そして応用を初心者向けに解説します。

1. エクセルってどんなソフト？何ができる？
2. エクセル初心者におすすめしたい基本操作
3. エクセルはこんなこともできる。応用編
4. まとめ

エクセルってどんなソフト？何ができる？

エクセルとは一体どんなソフトなのでしょうか。まずは、業務で多用されるエクセルについて初心者向けに解説します。

Microsoftからリリースされている表計算ソフト

エクセルは、Windowsを手掛けているMicrosoftからリリースされている表計算ソフトです。正式名称はMicrosoft Excelであり、業務で非常によく使われるOfficeアプリケーションの一つです。

Officeアプリケーションには他にも、文書作成のためのWordや、プレゼン資料作成のためのPowerPointなどがあります。どれも有名なので、使ったことのある人も多いのではないでしょうか。

エクセルは、Officeアプリケーションの表計算ソフトという位置づけになります。

管理・分析業務に幅広く利用できる

エクセルはいわゆる表計算ソフトと呼ばれるアプリケーションですが、その用途は多岐に渡ります。特に、管理・分析業務において活用されることが多く、小規模なチームであればエクセル一つであらゆる管理業務をこなすことも可能でしょう。

エクセルはデータを扱うことにも長けているため、分析業務でも頻繁に活用されています。セルと呼ばれるマス目にデータを打ち込めば、それらを集計したりまとめて編集したり、特定要素を抽出することも可能です。

操作はさほど難しくないが、とにかく機能が多い

エクセルの操作自体は初心者でもそれほど難しくありませんが、とにかく機能が多いのが特徴です。エクセルの全ての機能を覚えるには膨大な時間がかかるため、最初は業務に関連するものを習得するのが望ましいでしょう。

慣れてきたらさまざまな機能を覚え、業務に活用することをおすすめします。機能を一つ覚えることで、今まで手動で行っていたものを自動化できるケースもあるため、業務効率化に繋げやすくなります。

エクセル初心者におすすめしたい基本操作

それでは、次にエクセル初心者のための基本操作を解説します。これらを覚えることで、エクセルを業務活用に近づけられるでしょう。

セル間の四則演算

エクセルでは、異なるセル同士で四則演算を行うことが可能です。足し算引き算掛け算割り算を必要に応じて使うことができるため、やり方によってはかなり複雑な計算を行うこともできます。

具体的な方法は、結果を出力するセルを選択し、データではなく数式を入力するだけです。A3というセルとB3というセルの和を求めたい場合は、「=A3+B3」という数式を出力セルに入力する形になります。（=を最初に入力することで値でなく数式と判断されます）

実際には「A3」や「B3」といったセルの番地を入力する必要はなく、セルをクリックしたら自動で入力されます。なお、数式は原則的に半角で入力しなければ反映されない点に注意しましょう。

データの合計値や平均値を求める

エクセルでは、データの合計値や平均値を求めることも可能です。結果を出力するセルに合計値や平均値を求める数式を入力してもよいのですが、後述する関数を使うと簡単に結果を求めることができます。

データ分析を行ったり業務管理をする際には、合計値や平均値の算出が必須です。エクセルを使えば、日単位の売上を合計して単月の売上を出すこともできますし、月単位での平均値を計算することも容易に可能です。

これらを全てアナログで計算していては、集計作業のみで日が暮れてしまうでしょう。従来は人の手で行わなければならなかった作業をソフトに代替させることで、大幅な業務効率化に繋がります。

罫線や色付け

エクセルは表計算ソフトなので「（さまざまな）計算」が主な機能ですが、計算部分を実装するだけでは使いにくいフォーマットが出来上がってしまいます。誰もが見やすく使いやすいレイアウトを作るためにも、罫線や色付けにチャレンジしてみましょう。

罫線を使うことで特定の部分を区切ることができ、色付けを行えば特定のセルを目立たせることも可能です。これらを駆使すれば最終的な結果が出力されるセルを目立たせたり、入力すべき項目を分かりやすく誘導することもできます。

罫線を引くには、対象のセルを選択して（複数でも可）、罫線ボタンをクリックすればOKです。罫線の太さや「選択されたセルに対してどの部分に罫線を引くか」を選ぶことも可能です。

エクセルの色付けには、「セルの塗りつぶし」と「文字色変更」の二種類があります。「セルの塗りつぶし」はセルの背景色が変わり、「文字色変更」は入力されているデータ値のフォントの色が変わります。いずれも、色を決めボタンを押すだけでOKです。

エクセルはこんなこともできる。応用編

では、最後にエクセルの応用編をご紹介します。エクセルには多種多様な機能が搭載されていますが、応用的な機能を使いこなせればさらなる業務効率化が見込めるでしょう。

同じ属性のデータを抽出するオートフィルタ

オートフィルタを活用すれば、作成した表の中から同じ属性のデータを抽出することができます。たとえば、「日付」「（売れた）商品名」「価格」「販売数」のような日単位の売上集計表があるとしましょう。

オートフィルタを使えば、「決まった日付のデータ」や「商品名」でデータを抽出することが可能です。例としては、「2/19販売分」や「Aという商品名」などが挙げられます。

また、後述する関数を組み合わせることで「2/19に販売したものの総売上額」や「特定の商品の総売上額」を算出することもできます。データ分析を行うにあたり、なくてはならない機能と言えるでしょう。

さまざまな処理が可能な関数

エクセルの目玉機能の一つと言っても過言ではないのが「関数」です。関数とは「特定の処理をまとめたもの」であり、関数を活用すれば簡単入力で複雑な処理を行うことが可能です。

一例を挙げると、合計値を求める「SUM」や平均値を求める「AVERAGE」、集計値を求める「SUBTOTAL」などがあります。合計値を求める場合、本来であれば「A1+A2+A3・・・+A6」のように全てのセルを入力しなければなりませんが、関数を使えば「SUM（A1:A6）」のような簡易的な表記で事足ります。

エクセルを使うのであれば、基本的な関数はマスターしておきたいところです。