時間外労働の上限規制で企業に求められる対応とIT導入など対策を紹介
2019年4月に働き方改革関連法が施行されましたが、経営者や人事・労務関係者が最も注目せざるを得ない項目は「時間外労働の上限規制」ではないでしょうか。特に、これまで36協定や特別条項付き36協定を締結してきた会社は、今回の法改正のポイントを見落とさないように注意する必要があります。
労働時間に関する法律を遵守するためには、そもそも勤怠管理がしっかりしていなければなりません。今回の法改正で、新たに企業側に求められる対応についてまとめていきます。
改正により時間外労働の上限が規制される
時間外労働の上限は、これまでも設けられてはいました。しかし、罰則による強制力がありませんでした。また「特別条項」を締結すれば、実際には、時間外労働を従業員に上限無くおこなわせることが可能でした。今回の改正により、企業は新たな方法での労働時間管理が必要となるので、労務・人事担当者や経営者は注意が必要です。またそもそも勤怠管理の整備が不十分であった企業は、労働時間管理の体制をきちんと整えることが急務となります。
「法定労働時間」自体は変わらず
労働基準法で定められた労働時間の限度は「１日８時間及び１週40時間」です。これを「法定労働時間」といいます。また、休日は原則として「毎週少なくとも１回与える」とされています。これを「法定休日」といいます。
従業員にこれを超えて労働させる場合には、36協定の締結・届出が必要になります。36協定を締結せずに残業をさせた場合は、労働基準法第32条違反となり、６か月以下の懲役又は30万円以下の罰金が科される恐れがあります。
特別条項に対する規制と罰則
これまで、36協定にも上限は定められていましたが、臨時的に特別の事情が予想される場合「特別条項付きの36協定」を締結すれば、上限無く残業をさせることが可能でした。今回の改正により「特別条項付きの36協定」に規制が設けられました。
- 時間外労働が年720時間以内
- 時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
- 時間外労働と休日労働の合計について、「２か月平均」「３か月平均」「４か月平均」「５か月平均」「６か月平均」が全て１月当たり80時間以内
- 時間外労働が月45時間を超えることができるのは、年６か月が限度
上記に違反した場合、６か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される恐れがあります。
中小企業への適応について
時間外労働の上限規制は、大企業に対しては2019年４月１日から施行されました。中小企業への適用には１年の猶予期間が設けられ、2020年４月１日からとなります。
中小企業の範囲ですが、「資本金の額または出資の総額」と「常時使用する労働者数」のいずれかが以下の基準を満たしていれば、中小企業と判断されます。
| 業種 | 資本金の額または出資の総額 常時使用する労働者数 |
| 小売業 | 5,000万円以下 または 50人以下 |
| サービス業 | 5,000万円以下 または 100人以下 |
| 卸売業 | １億円以下 または 100人以下 |
| その他（製造業、建設業、運輸業、その他） | ３億円以下 または 300人以下 |
企業が気を付けるべき点とは
今回の法改正は、長年問題視されながらもなかなか解決をみなかった「長時間労働」の問題に、法のメスを入れたものです。これまで特別条項付きの36協定は、上限無く従業員に残業を課すことができる「抜け道」となっていました。
人事・労務担当者や経営者は、図らずとも法律違反を犯さないように、改正点についてよく把握しなければいけません。繰り返しますが、従業員の勤怠管理についても今まで以上に徹底する必要があります。
労働時間の適正な把握
管理監督者やみなし労働時間制が適用される労働者は、労働時間の把握の対象外となっていますが、今回の労働安全衛生法の改正で、それらの方の労働時間についても把握しなければならなくなりました。長時間労働者を対象とする、医師による面接指導の履行確保を図るためです。
労働時間把握は、原則的にはタイムカードやPC等の使用時間の記録などの客観的方法や、使用者による現認でおこないます。やむを得ない場合には（適切な措置を講じた上で）自己申告にすることも可能です。
「法定」と「所定」の違い
「所定」と「法定」の混同が認識の混乱を招く恐れがあります。
「法定労働時間」とは労働基準法で定められた１日８時間・１週40時間の労働時間のことをいいます。「所定労働時間」とは会社で定めた労働時間のことです。ですので、法律上「時間外労働」とは、１日８時間・１週40時間を超える時間外労働を指します。
休日労働についても同様です。休日労働とは、法律上「法定休日」に労働した時間を指し、法定休日とは毎週少なくとも１回です。会社で定める「所定」休日に労働した場合、必ずしも休日労働とななりません。
36協定で定める時間外労働及び休日労働についての留意点
今回の法改正は、時間外労働と休日労働を適正なものとするため「36協定で定める時間外労働及び休日労働」について留意すべき指針を設けています。
36協定の締結自体も「時間外労働・休日労働は必要最小限にとどめられるべき」と労使が十分意識した上で、なされるべきとしています。また指針第3条では、経営者はたとえ36協定の範囲内であっても労働者に対する安全配慮義務を負い、労働時間が長くなるほど過労死との関連性が強まることに留意すべきとしています。
企業の対応例
これまで長時間労働をしてきたからこそ、業務をこなせてきた会社もあるでしょう。しかし、そのような会社も、今後は時間外労働の上限規制を遵守しなければいけません。働き方改革関連法の施行は、長年実行したくてもできなかった「業務の見える化」や「仕事配分の見直し」をおこなう良いきっかけになるはずです。
以下では、残業削減を人事考課の項目に加えたりシステムを導入したりして、適切な勤怠管理と残業削減に成功した事例を紹介します。
残業の事前申請制度と実施の管理：株式会社ミートサプライ草加工場
食料品製造業を営む株式会社ミートサプライは、残業をおこなう場合「自己申告表」により管理職に事前申請をおこないます。管理職はこの申請を、生産量、売り上げ、コストの観点から適正であるか確認します。時間外労働が多い部門に対しては、社長や管理部門から是正勧告があるなど、トップダウンで残業削減に取り組んでいます。
なお、管理職の人事考課の項目には、部下の時間外労働についても含まれます。時間外労働の多さは、管理職の評価のみならず、報奨にも影響する仕組みを敷いています。
自動打刻導入と働き方の多様化対応：株式会社大伸社
印刷業はじめ5つの事業を展開する株式会社大伸社は、API連携で多種のソフトが連携可能な点などから、システムのクラウド化に着手し成功しました。解決すべきひとつめの課題は勤務時間の集計作業の煩雑さでした。二交代勤務、時短・スライド勤務など雇用形態が複数あり管理が煩雑化していたのです。また、PCによる打刻は、Windowsだけでなくデザイン担当者のMacにも対応可能なことが条件でした。これら二つの課題をクリアし、システム導入は同社に柔軟な働き方の改革をもたらしました。
アルバイトの月平均残業時間を約80％削減：株式会社魚金
人気居酒屋チェーンの「魚金」は残業時間の削減に取り組んできたものの、勤怠管理が常に課題でした。スタッフの打刻忘れ・間違いの修正に泊まり込みで対応が必要なほどでしたが、ついに勤怠管理システムを導入、クラウド上での勤怠管理を開始しました。PC、ICカード打刻で忘れや間違いが激減し、勤務実態の「見える化」は効率的な業務運営を促進し、システム導入後2年で、アルバイトの月残業時間は約80％削減しました。
まとめ
働き方改革は、人手不足の問題の解決策として「柔軟で多様な働き方」導入も推奨しています。しかし、それは同時に勤怠管理が複雑になることを意味することが分かりました。今後は時間外労働の上限を上回った場合、罰則が科せられる可能性もあるため、適正な勤怠管理は人事・労務担当者の取り組むべき最重要項目になりました。
労働基準法違反を自動で知らせてくれる勤怠管理システムを導入するのも手です。導入助成金もありますので、検討してみるのも良いでしょう。