テレワークの業務効率アップに欠かせないペーパーレス化を成功に導くポイントとは？
世の中の流れから、業務にテレワークを取り入れた企業も多いのではないかと思います。一口にテレワークといってもさまざまなやり方がありますが、テレワークを行うにあたって重要な考え方が「業務のペーパーレス化」です。
しかし、「なぜペーパーレス化が必要なのか」「ペーパーレス化を成功させるには？」といった点に疑問を抱いている担当者も多いかもしれません。この記事では、ペーパーレス化のメリットやポイントについて事例をまじえながら解説します。
自社にとってベストなペーパーレス化を行い、テレワークによる業務効率アップを目指しましょう。
事業をペーパーレス化するメリット
事業をペーパーレス化すると、一体どのようなメリットがあるのでしょうか。まずはペーパーレス化のメリットについて解説します。
紙やインクといったコストを削減することができる
ペーパーレス化を行うと、従来使用していた紙やインクが必要なくなるため、コスト削減に繋がります。コストを削減することにより利益体質が向上し、堅牢な事業基盤を築く足がかりにもなるでしょう。
しかし、従来の印刷物を使わずにどのように仕事を進めるのでしょうか。その辺りはケースバイケースな側面もありますが、一般的にはスマホやタブレットに必要なドキュメントをダウンロードし活用する形になります。
情報の共有が容易になる
スマホやタブレットを活用してさまざまなドキュメントを活用することにより、情報共有がスムーズかつ容易になるでしょう。印刷物を使う場合は一度人数分をプリントアウトしてから渡す必要がありましたが、デジタルデータであれば好きなだけ複製し共有することが可能です。
また、デジタルデータのメリットとして「リアルタイム性が高い」という点も挙げられます。紙の資料であればプリントアウトした後は基本的に変更できませんが、デジタルデータであれば変更点をリアルタイムに同期させることもできるでしょう。
処理や手続きのスピード感が向上する
事業のペーパーレス化を行うことで余計な手順を省くことができ、処理や手続きのスピードが向上します。先程述べたリアルタイム性もさることながら、問い合わせなどを各人の端末に送り必要事項を回答し送信してもらえば、必要なデータが瞬時に集まります。
これをアナログな方法で行おうとすると、まず紙の資料と解答用紙を人数分用意し、書き終わった用紙を回収して手処理で集計しなければなりません。このような方式だけでなく、たとえば旅費交通費の精算や稟議の決裁といった処理においてもスピード感の向上が期待できます。
ペーパーレス化のデメリット
導入すればビジネスのスピードアップが見込めるペーパーレス化ですが、もちろんデメリットも存在します。たとえば、下記のようなものが挙げられるでしょう。
- データの消去・改竄が用意
- 情報漏えいのリスク
どのような施策においても、メリットおよびデメリットが存在します。両者を正しく理解し、間違いのない運用を行いましょう。
ペーパーレス化を成功に導くポイント
それでは、次にペーパーレス化を成功に導くポイントについて見ていきましょう。
自社にとって有益な「ペーパーレス化」を定める
大切なのは、一般論的なペーパーレス化ではなく、自社にとって有益な「ペーパーレス化」です。ペーパーレスという言葉を一般論として定義するのは容易ですが、その取り組みが必ずしも自社に益を産んでくれるとは限りません。
なぜペーパーレス化に取り組むのかというと、取り入れることで自社に益をもたらしてくれるからです。どのような益をもたらしてくれるかは企業によって異なりますし、それによりどのようなメリットが生じるかも各々差があるでしょう。
自社の特性をしっかりと把握し、自社にとって有益な「ペーパーレス化」を目指すことが大事です。
ペーパーレス化のためのシステムについて学ぶ
ペーパーレス化を行うにはシステムを活用することになるため、それらについて学ぶのも重要なことです。業務システムはペーパーレス化に伴うもの以外にも星の数ほど存在するため、どれを選ぶかが大切になります。
各製品ごとにさまざまな特徴があるので、しっかり学んでおかないと導入後に「こんなはずじゃなかった」という話にもなりかねません。「情報共有に重きを置きたかったのに単一的な機能しかなかった」「デジタルでの決済処理ができなかった」ということのないよう、導入する予定のシステムと自社の相性とをしっかりと確認しておきましょう。
事前に運用シミュレーションを行い、課題を把握する
ペーパーレス化を行うにあたり、事前に運用シミュレーションを行うこともおすすめです。業務システムが入ることにより大なり小なりワークフローが変更されることになるため、いきなり導入したら現場の混乱を招いてしまう恐れがあります。
事前にある程度の範囲と期間を区切ってシミュレーションを行うことで、本稼働時の混乱を防ぐとともに、導入後の課題を洗い出すこともできます。システムというのは導入したら終わりというものではなく、導入後に適切に運用稼働させ、業務効率化を達成しなければ意味がありません。
その際に多種多様な課題が発生するのは仕方のないことですが、事前に把握することにより対策を講じた上での本稼働に入ることができるでしょう。
ペーパーレス化促進のためのおすすめツール
では次に、ペーパーレス化促進のためのおすすめツールについて解説します。
Dropbox
Dropboxは、無料で使えるクラウドストレージサービスです。クラウドストレージとは、クラウド（オンライン）上で運用管理されているストレージのことであり、活用することで下記のようなメリットが生じます。
- 自前のストレージを圧迫することがない
- インターネットに繋がっていればどこからでもアクセス可能
- セキュリティが強い
クラウドストレージを活用することで、自前のオフラインストレージを圧迫することなくファイルを保存することができます。また、インターネットに繋がっていればどこからでもアクセス可能なため、特に異なるデバイス間での活用にメリットがあるでしょう。
Dropboxの利用者は、DropboxPaperというドキュメント作成サービスも利用することができます。こちらもクラウド上で運用されているため、共有や共同作業に優れているのが特徴です。
Microsoft365
Microsoft365は、WindowsやOfficeで有名なMicrosoft社がリリースしているクラウドプラットフォームサービスです。Microsoft365にはさまざまなプランがありますが、契約することでWordやExcelといった馴染みのあるアプリケーションをオンライン上で利用することができます。
プランによってはオフライン用のアプリも利用可能なため、オフラインでも作業したい場合はそちらを選ぶのがよいでしょう。また、チームコミュニケーションのためのTeamsやクラウドストレージであるOneDrive、組織のハブサイトを構築するSharePointなどのサービスも利用可能です。
従来はWordやExcelといった単体アプリケーションをオフラインで利用するのが主体でしたが、Microsoft365によってより包括的かつ利便性の高い活用が可能になりました。
Googleサービス
検索エンジンで有名なGoogleですが、アカウントを持っていればさまざまなサービスを無料で利用することができます。無料メールサービスであるGmailやスケジュール管理のためのGoogleカレンダーなどが挙げられますが、他にも文書作成のためのGoogleドキュメント、スプレッドシート作成のためのGoogleスプレッドシートなどが挙げられます。
これらは全てクラウド上で運用されているため、作成したファイルは割り当てられたクラウドストレージ（Googleドライブ）に保存されます。容量の上限はありますが、オフラインストレージの容量を圧迫せず、共有や共同作業を容易に行えるという利点があります。
加えて、機能面などは有料で利用できるアプリと比較しても遜色はありません。他アプリと100％の互換性があるわけではないため、場合によっては有料のものを使った方がいいケースもありますが、簡易的な利用でればGoogleの各種アプリでほぼ問題ないでしょう。
Type.md
Type.mdは、Googleドライブ上でマークダウンを扱えるようにするための拡張サービスです。マークダウンを利用することで簡単に見栄えのよいレイアウトが作成可能になり、情報共有やデザインの下地作成といった作業の効率化が見込めます。
また、マークダウンは異なるデバイス間でもレイアウトが崩れにくいため、さまざまな環境からの閲覧に適しています。クラウドに置かれたファイルは複数の人がそれぞれ異なった環境から閲覧することが想定されるため、比較的相性のよい記法と言えるでしょう。
ペーパーレス化により生産性が向上した事例
それでは、最後にペーパーレス化により生産性が向上した事例をいくつかご紹介します。具体的なイメージとして、頭の片隅に置いておいてはいかがでしょうか。
電子化により不要な紙を排除：株式会社野村総合研究所
株式会社野村総合研究所は、日本で最大のシンクタンク、およびコンサルティングファームです。同社では、オフィス内に紙が溢れ業務効率を阻害するようなスタイルが日常的になってしまっていました。
そこでペーパーレス化に取り組む形になったのですが、同取り組みの特徴として挙げられるのは、生産性向上のためのノンペーパー化です。単に業務から紙を減らすペーパーレスではなく、紙にとらわれないワークスタイルの構築による結果としての生産性向上を目指しました。
結果として、紙に関連するコストの削減や綺麗で働きやすいオフィスの構築といった成果を上げることができました。
紙の使用量が削減され会議準備にかかる時間が短縮：長野県長野市
長野県長野市では、主に会議のための資料に膨大な紙を使用しており、それらに費やされるコストが問題となっていました。そこで、手間およびコスト削減を目的としたペーパーレス化をICTを活用して行う取り組みに着手しました。
結果として、会議における紙の使用量および準備にかかる時間が削減され、当初目指していた目的を達成することができました。同時に、資料のデジタル化により論点が明確になったり、情報漏えいのリスクを下げることにも繋がりました。
ペーパーレスとタブレットで利便性アップ：ある中小企業
ある中小企業では、情報共有を円滑にするためにペーパーレス化に取り組みました。具体的には、営業担当者やマネージャー、役員にタブレットを持たせ、さまざまな面での情報共有および意思決定がスムーズになるよう図りました。
結果として業務の利便性や効率性が高まり、ペーパーレス化を定着させることに成功しました。
まとめ
事業をペーパーレス化することで利便性の向上や情報共有のしやすさ、コスト削減といったメリットがあります。特に、テレワークを行う場合はペーパーレス化は必須といっても過言ではありません。
自社にとってベストなペーパーレス化を行い、テレワーク業務の効率アップを目指しましょう。