労働生産性を向上させることでさまざまな問題解決に繋がる。その方法やシステムをご紹介
労働生産性を向上させることで、同じ時間とリソースでより多くの成果を得ることができます。この記事では、労働生産性向上が求められる理由や方法、そして労働生産性向上の強い味方となるシステムについて解説します。
なぜ労働生産性を向上させる必要があるのか
なぜ労働生産性を向上させる必要があるのでしょうか。まずは、その理由を紐解いていきましょう。
働き方改革による残業の抑制
まず挙げられるのは、働き方改革などによる残業の抑制です。従来の社会では「残業をするほどやる気が認められる」といった価値観があったかもしれません。
しかし、労働時間＝評価という価値観になると、労働の密度を薄めて長時間働いた方が評価が高くなってしまいます。あるいは、寝食を忘れて働いた方結果、心身の健康を壊してしまうというリスクも考えられるでしょう。
残業が全て悪というわけではありませんが、なるべく時間単位の生産性を上げ、持続性のある事業経営が求められているわけです。
人口減社会への備え
次に挙げられるのは、人口減社会への備えです。2019年における日本の合計特殊出生率は1.36であり、今後大きくは上がらないことが予想されています。
原則的に、出生率が2を超えないと人口は増えません。現在は2未満なので人口は減少傾向にあり、それに伴い労働人口の減少も予測されています。
労働人口が減れば減るほど、同じ時間や人数でより多くの業務をこなすことが求められます。すなわち、労働生産性を向上させる必要があるわけです。
限られた条件下で生産量を担保する必要がある
労働生産性を向上させることで、限られた条件下での生産量が担保されます。テクノロジーの進化や個々人の多様化に伴い、ワークスタイルや労働感が変化してきています。
もしかしたら、今までのようなワークスタイルを継続するのは難しくなるかもしれません。また、さまざまな外部要因により、制限された状況下での生産性を求められるようなケースも考えられます。
そのような難しい条件をクリアするためにも、労働生産性の向上が必須となるわけです。
労働生産性を向上させる方法
では次に、労働生産性を向上させるための方法をいくつか解説します。一筋縄にはいきませんが、粘り強く取り組むことが大事です。
ワークフローの見直し
ワークフローを見直すことで業務の無駄を排除し、労働生産性を高められるでしょう。ワークフローというのは業務に関連するタスクの流れのようなものであり、いくつものワークフローが重なって事業運営がなされています。
規模が大きければ大きいほど、多数のワークフローが存在することになります。各ワークフローやタスクを精査し無駄を排除することで、業務の効率化や労働生産性の向上に繋がるでしょう。
注意点として「必要かどうかを短絡的に判断しない」ことが挙げられます。一見無駄に見えた業務を削ったら全体に悪影響が生じた、ということにならないよう気をつける必要があります。
情報共有の効率化
情報共有を効率化することで、労働生産性の向上に繋がります。今は従来では難しかった多種多様な情報を得ることができるようになったため、それらをどう扱うかで結果に大きな差が生まれます。
情報共有のスピードや正確さが上がれば上がるほど、チームの総合力が高まります。リアルタイムに近い速さで情報を共有できればさまざまな事態に柔軟に対応できたり、常に最新の情報に基づいて業務を進めることができるからです。
それにより、労働生産性の向上も見込めるでしょう。逆に、情報共有が十分に効率化されていない場合は生産性が落ちることになります。
システムの導入・活用
システムを導入し正しく活用すれば、労働生産性の向上が見込めます。現代はテクノロジーの進歩に伴い、多くの業務用システムがリリースされています。
一例としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。
- 顧客管理システム
- 営業支援システム
- マーケティングオートメーション
- グループウェア
業務システムは、それぞれ分野別に作られており、導入すれば各業務を最適化してくれます。顧客管理システムであれば、顧客との関係を適切に管理し売上増を見込むことができます。
また、営業支援システムであれば営業活動を包括的に支援し、成果に繋げることができるでしょう。自社がシステムに何を求めるかで導入するものが決まるため「どういった分野をシステム化したいか」を明確にすることが大事です。
また、同じ種類のものでも製品ごとに機能や使いやすさが異なるため、合わせて精査が必要です。自社での判断が難しい場合はプロに相談する手もありますので、検討するのもよいかもしれません。
システムを導入するメリット
では次に、システムを導入するメリットをご紹介します。
業務効率化に繋がる
システムを導入すれば、業務効率化に繋がります。業務が効率化されるということはすなわち時間あたりの生産量が増加するため、労働生産性の向上にもなるわけです。
システムの導入が業務効率化に繋がる理由としては、下記のようなものが挙げられます。
- 作業の自動化
- 業務の可視化
- コミュニケーションコストの低下
- 情報の集約
従来人の手で行っていた作業を自動化することで、効率化に繋がります。また、業務を可視化すれば「今現在何が起きてるのか」を一目で把握することができ、柔軟な対応が可能になるでしょう。
そして、コミュニケーションコストを下げることにより、気軽なコミュニケーションが発生しやすくなります。有用なアイデアは人と人との関わりから生まれることも少なくないため、組織内のコミュニケーションが活性化するメリットは大きいのではないでしょうか。
そして、システムにより情報が個人ではなく組織に集約されることになります。それにより、従来は個人の勘や経験に頼っていた部分を形式知化して保管することができ、質の平準化に繋がります。
情報共有がスムーズになる
システムを導入すれば、情報共有がスムーズに行なえるようになります。システムの種類にもよりますが、簡単な操作で誰かにメッセージを送ったりファイルをやり取りしたり、システムに情報をアップロードすることが可能です。
アップロードされた情報は誰でも閲覧することができますが、アクセス制限をかけることもできます。適切なアクセス制限を設けることで情報の気密性を保護し、セキュリティの向上にも繋がるでしょう。
「必要な時に必要な情報にアクセスできるようになる」のがシステムのメリットです。
業務のリアルタイム性が向上する
システムを導入することで、業務のリアルタイム性が向上します。システムはデータを一元管理することが多いため、利用者は常に最新かつ正しい情報を得ることができます。
情報が多元的に管理されている場合、どこを見たら正しい情報が得られるのかが不明確になってしまいます。それだと管理する手間もかかるため、情報は一元的に管理するのが原則です。
最新かつ正しい情報に基づいて業務を行えば、適切な結果を得やすいのではないでしょうか。得られた結果をシステムにフィードバックすることで、さらに組織知を高めることもできます。
まとめ
労働生産性の向上は、事業を持続的に営むための重要な課題の一つです。自社に合ったシステムを導入し、労働生産性向上を目指しましょう。