社内wikiのメリットと作り方。wikiを作って情報共有を効率化しよう
社内wikiを作成することで、情報共有の効率化や業務ノウハウの見える化といったメリットがあります。この記事では、社内wikiのメリットや作り方、社内wikiを作成する際のおすすめツールをご紹介します。
社内wikiを作成するメリット
社内wikiを作成することで、下記のようなメリットが得られます。
社内の情報共有がスムーズになる
社内wikiを作成すれば、社内の情報共有効率化が可能です。どのような情報共有を行っているかはそれぞれの企業や部署によりますが、口頭や紙ベースでの情報共有を行っている場合は特に効果が見込めます。
口頭による情報共有は「気軽なコミュニケーションが発生する」などのメリットもありますが、質問される側の時間が奪われたり記録に残らないといったデメリットがあるでしょう。また、紙ベースのマニュアルを使用している場合は「どこに何が書いてあるか分かりづらい」「保管のための場所が必要」といった難点があります。
社内wikiであれば、情報を求める人が必要に応じて閲覧するだけで事足ります。また、記載されている情報は常に最新のものに更新されるため「情報が古くて誤りだった」という事態を防ぐ効果も見込めます。
「困った時はwikiを見ればいい」という価値観が根付く
社内wikiを適切に整備しておくことで「困った時はwikiを見れば解決する」といった価値観が根付きます。wikiを参照することで最新かつ正しい業務知識が得られるため、業務に対する理解が浅い人も少ない負担で業務に携わることができるでしょう。
通常、新しい人員に業務理解を深めてもらうには、研修をしたりOJTを行う必要があります。社内wikiを整備した後もそれらが不要になるわけではありませんが、簡単なことであればwikiを見てもらえば事足りるのではないでしょうか。
すなわち、教育コストの低下にも繋がります。
情報や知見、ノウハウが社内に集約される
社内wikiを作成することで、業務に関する情報や知見・ノウハウが個人ではなく社内に集約されます。従来のように業務知識が個人に集約されている場合、特定の担当者がいないと仕事が回らないといった事態が発生してしまいます。
そのような状況は個人のスキルやキャリアを向上させるには適していますが、組織としてビジネスを行うには不安定かもしれません。社内wikiを整備して情報や知見・ノウハウを社内に集約すれば、特定の担当者が不在でも業務を滞りなく進められるようになるでしょう。
社内wikiの具体的な作り方
では次に、社内wikiの作り方について解説します。会社や部署によってやり方はさまざまですが、一般的には下記のような流れです。
必要な情報をまとめる
まずは、社内wikiに掲載する情報を整理します。業務に関するものであれば片っ端から記載するやり方もありますが、誰かが閲覧することを想定すると、見やすく分かりやすいものにする必要があるでしょう。
どのような情報を記載するかをしっかりと精査することが大事です。また、どの情報をどのカテゴリに入れるかも重要な要素なので、合わせて整理しましょう。
情報をwiki（ツール）に流し込む
wikiに記載する情報が決まったら、それらをツールに流し込みます。wikiを作成するためのツールにはさまざまなものがありますが、なるべく自社に合ったものを使うことをおすすめします。
自社に合ったものは、たとえば下記のように選びます。
- さまざまな環境からの閲覧が想定されるため、マルチデバイス対応のものを選ぶ
- 複数人で管理する予定なので、共同編集が可能なものを選ぶ
- 情報管理の手間を削減し効率化したいので、一元管理＆自動バックアップできるものを選ぶ
どのようなニーズがあるかは、自社がwikiに何を求めるかによって決まります。「何のためにwikiを作るのか」「どのような作り方を選ぶのか」を今一度しっかりと考えることも大事でしょう。
適切に管理運用する
wikiの作成が完了したら、適切な管理運用を行いつつ稼働させます。wikiを適切に管理するためのポイントとしては、下記のようなものが挙げられます。
- 編集権限を誰に与えるか
- 新しい情報はどのように書き加えるか
wikiの編集権限を広範に与えれば利便性や情報の密度は向上しますが、反面情報の統制が取りづらくなる恐れがあります。権限を与える対象を絞れば絞るほど情報の管理はしやすくなりますが、担当者の負荷が増えたり情報の正確性や量に問題を抱える可能性もあるでしょう。
自社における社内wikiの位置づけなども鑑み、適切に定めることが大事です。
社内wiki作成のためのおすすめツール
それでは、最後に社内wiki作成のためのおすすめツールをいくつかご紹介します。
Evernote
Evernoteはクラウドで運用されているノートアプリです。気になった文章や画像をマルチデバイスからノートに記録・保存し、情報を自分用にカスタマイズしたりスクラップすることができます。
基本無料で利用可能ですが、有料プランを契約することで利便性の高い活用が可能です。たとえばアクセス可能なデバイス数が無制限になったり、Googleドライブとの連携が可能になるなどが挙げられます。
Evernoteを活用することで、社内wikiに記載するための情報を適切に管理することができるでしょう。作成したノートは他者との共有も可能なので、複数人で同じ作業を行う際にも適しています。
Googleドキュメント
Googleドキュメントは、検索エンジンで有名なGoogle社がリリースしているドキュメント作成アプリです。こちらもクラウド上で管理運用されているため、インターネットが繋がる状況であればどこからでもアクセスし作業することができます。
Googleアカウントを持っていれば無料で利用でき、有料アプリに劣らない豊富な機能が搭載されているのが特徴です。文書作成アプリケーションとしてはMicrosoftのWordなどが有名ですが、Wordとの互換性が（完全ではありませんが）備わっているのも嬉しいポイントです。
Type.md
Type.mdは、Googleドキュメントなどで作成したファイルが保管されるGoogleドライブ上でマークダウンを利用できるようになる拡張サービスです。マークダウンはドキュメントにおける記法の一種で、手軽な記述でさまざまなレイアウトを表現できるのが特徴です。
マークダウンで書かれた文書は汎用性が高く、閲覧デバイスを限定しないといったメリットもあります。そのため、さまざまな人が異なる環境から閲覧することが想定されるような場合に効果を発揮します。
社内wikiは作成段階から公開段階まで、さまざまな人と文章や情報を共有する機会が多いのではないでしょうか。それだけに、マークダウンのような汎用性の高い記述法でレイアウトを作成するのが適しています。
まとめ
社内wikiを作成することで、社内の情報共有がスムーズになるなどのメリットがあります。自社に合った作り方と運用を模索し、社内wikiの作成を成功に導きましょう。