社内wikiを無料で作成したい。社内wikiのメリットや作成の流れ、おすすめツールを解説
社内wikiを作成すれば情報を社内のストレージに蓄積させることができ、中長期的にさまざまなメリットが生じます。この記事では、社内wikiを作成するメリットや作り方、そして社内wiki作成のための無料ツールをご紹介します。
分かりやすく見やすい社内wikiを作成し、情報共有の効率化を目指しましょう。
社内wikiを作成するメリット
まずは、社内wikiを作成するメリットについて解説します。
情報共有がスムーズになる
社内wikiを作成することで、情報共有がスムーズになることが期待できます。情報の伝達手段にはさまざまなものがありますが「口頭による伝達」が多くを占めているところもあるのではないでしょうか。
口頭伝達にももちろんメリットはありますが「当人同士が同じ場所にいなければならない」「記録が残らない」といった不備もあります。しかし、事前に社内wikiを作成しておけば、そのあたりをカバーできるでしょう。
各人が必要に応じてwikiを参照することで、さまざまな情報を自発的に取得することができます。
ナレッジやノウハウが社内に蓄積される
社内wiki作成のメリットとして、ナレッジやノウハウが個人でなく社内に蓄積される点も挙げられます。情報伝達をアナログな手法に頼ってると、仕事のノウハウやナレッジは社内でなく個人に蓄積されていくのではないでしょうか。
それが続くと「担当者が不在だと業務が回らない」「引き継ぎが大変」といった問題が生じてしまいます。一方、ナレッジやノウハウを個人でなく社内wikiに蓄積していれば情報共有がスムーズになり、業務に対する柔軟性が向上します。
加えて、時間が経てば経つほど社内に情報が蓄積されることになり、個人でなくチームとしての事業運営が可能となります。
教育コストの低下
社内wikiを作成することにより、教育コストの低下も期待できます。社内wikiに情報が蓄積されていればいるほど「分からないことがあれば社内wikiを見ればいい」という常識が根付き、社員が自発的に業務に関わるナレッジやハウトゥーを会得することが期待できます。
社員教育を100％社内wikiに依存するのは難しいですが、ある程度の代替にはなるでしょう。「分からないことがあればまず社内wikiを参照し、その後誰かに聞く」というルールを設ければ、質問による業務中断を減らす効果も見込めます。
ただ、コミュニケーションの機会を失うことにも繋がるため、バランスに注意しましょう。
社内wikiはどのように作ればいい？
では、次に社内wikiの作り方について解説します。社内wikiは、どのように作成するのが好ましいのでしょうか。
必要な情報をまとめる
まず最初に、社内wikiに掲載する情報をまとめます。ただし、情報を乱雑にまとめればよいというものではありません。事前にある程度カテゴライズしておくことで、社内wikiの効率的な作成に寄与します。
事前に適切なカテゴライズを行えば、そのまま社内wikiに反映できます。社内wikiの重要なポイントは「分かりやすさ」や「読みやすさ」になるため、「どのようにカテゴライズすれば求めてる情報に行き着きやすいか」といった視点が大事です。
作ったはいいものの、読みづらく分かりづらいwikiでは利用を促せません。それでは作成した労力が無駄になってしまうことも考えられますので、ユーザーの立場に立って「見やすく分かりやすい」wikiを作成するのが大切です。
ニーズからツールを選ぶ
社内wikiを作成する際は、ITツールやサービスを使うのが効果的です。もちろんなんでもいいというわけでなく「社内wikiに対する自社のニーズからツールを選ぶ」ことが大事です。
自社のニーズとは、たとえば下記のようなものです。
- 検索性を高め、求める情報に早く行き着くようにしたい
- 膨大な情報を一元管理し、バックアップを自動でとれるようにしたい
- 記載されている情報を柔軟に管理編集したい
自社における社内wikiの位置づけにより、ニーズも決まります。「どのような目的で社内wikiを作成するのか」を明確にしておきましょう。
情報をツールに蓄積させる
情報がまとまり使うツールも決まったら、いよいよwikiの作成です。この段階では、用意された情報をひたすらツールに流し込む形になります。
場合によっては、作業量が膨大になるかもしれません。処理する情報があまりに多すぎる場合は、短期ではなく長期でwikiを作成するのも手になります。
また、社内wikiは一度作成したらそれで終わりというわけではありません。環境や手法が変化するにつれ情報もアップデートしなければならないため、常にwikiの管理編集が求められることになるでしょう。
長期的な管理運用に混乱をきたさないよう、下記のような事項を決めるのも有効です。
- 責任者を誰にするか
- 編集や管理の権限を誰に与えるのか
- 社外からも閲覧可能にするか否か
責任や管理の所在を明らかにすることで、情報の乱れを防ぐことができます。また、wikiへのアクセスを社内からのみに制限することでセキュリティを高められますが、反面利便性は低下します。
バランスのよい運用を模索しましょう。
社内wikiを効率的に作成・活用するためのポイント
次に、社内wikiを効率的に作成・活用するためのポイントをご紹介します。
情報を取捨選択する
社内wikiに載せるべきもの、載せないものをしっかり分けることにより、作成および活用を効率化できます。デジタルメディアは無限に情報を記載できるため、人によっては「漏れのないよう全ての情報を」という心境になることもあるでしょう。
しかし、あらゆる情報を掲載することによるデメリットも存在します。一例として「作成および運用に多大な手間がかかる」「必要な情報を見つけづらくなる」などが挙げられるのではないでしょうか。
必要な情報を必要なだけ記載することで、使いやすいwikiを作成できます。社内wikiは作って終わりというものではなく、活用されることで意味が生じます。
運用中も頻繁に更新することが想定されるため、早い内に情報の取捨選択ラインを定めておきましょう。
見やすいレイアウトを意識する
見やすいレイアウトを意識することで、効率的なwikiの活用に繋がります。有益な情報が記載されていたとしても、何のレイアウトも施さず文字が羅列している状態では、なかなか活用に結びつきません。
どのようなレイアウトが適切かは会社や組織によって異なりますが、最低限項目が分かりやすくなるよう心がけましょう。見出し部分を強調することで、項目の始まりと終わりが明確になります。
また、階層構造を常に表示し、どのページからでも階層を辿れるようにすれば利便性が向上します。レイアウトは大変奥が深く、ちょっとした工夫で使いやすくなったり逆も然りなので、できる限り適切に行うことが大事です。
可能であれば、レイアウトの設定と本分は分離して設計することをおすすめします。既存ツールであればそうなっているものもあるかと思いますが、wikiをゼロから自作する場合は注意しましょう。
自社に合ったツールを活用する
社内wikiをどのようなツールで作成・活用するかにより、使いやすさは異なります。なるべく自社に合ったツールを見つけ導入することで、社内wikiの効率的な運用に繋がるでしょう。
どのようなツールが好ましいかはケースバイケースですが、一般的には下記のようなポイントを確認したいところです。
- クラウドで使えるかどうか
- アクセス制限は可能かどうか
- セキュリティは問題ないか
クラウド運用されているツールを使うことで、インターネットに繋がれば環境を選ばず利用が可能です。社内ではPCで、出先からはスマホでアクセスすることにより、スキマ時間を有効に活用できるでしょう。
アクセス制限機能が搭載されていれば、情報レベルによりアクセスするメンバーを制限することができます。絶対に必要というわけではありませんが、閲覧を制限したい場合は検討してもよいかもしれません。
社内wikiには業務にまつわるさまざまな情報が記載されているため、セキュリティにも気を配りたいところです。
改善を繰り返す
社内wikiは作成して終わりというものではなく、運用中は何度も更新を重ねることになるでしょう。業務内容は日々細かく変化するため、それに沿って情報をアップデートする必要があります。
また、wikiの使い勝手が悪い場合は改善が求められるかもしれません。何をどのように変えるかは状況次第ですが、変えた結果何がどうなったかはしっかりデータ化しておきましょう。
何度も改善を繰り返すことにより、使いやすい社内wikiに近づきます。定期的にアンケートを取り、改善箇所を絞り込むのも一つの手です。
無料で社内wikiを作りたい！おすすめツールをご紹介
では、最後に無料で社内wikiを作るためのツールをいくつかご紹介します。
Dropbox paper
Dropbox paperは、クラウドストレージであるDropboxのドキュメント作成サービスです。Dropbox paperを活用することで複数人でのドキュメント管理が可能になるため、情報を適切にまとめることができるでしょう。
Dropboxと同じく、無料で活用できるのが嬉しいところです。
Googleドキュメント
Googleドキュメントは、検索エンジンで有名なGoogleがリリースしているドキュメント作成アプリです。無料にも関わらずWeb上で多機能かつ本格的な文書を作成できるため、既に利用している人も多いのではないでしょうか。
Googleドキュメントには共同編集機能が搭載されているため、社内wikiを効率的に作成可能です。複数人が同時に同じドキュメントにアクセスし、リアルタイムで提案→承諾のプロセスを経ることができるため、何度も文書を回して確認する手間をカットできます。
Type.md
Type.mdを導入すると、Googleドライブ内でマークダウンを扱えるようになります。マークダウンとは文書記法の一つであり、簡単な記述で見栄えのいいレイアウトを作成可能なのが特徴です。
社内wikiの作成にマークダウンを活用するメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。
- 汎用性が高く、レイアウトが崩れにくい
- 要点を見やすく整理できる
- 管理や編集が容易
合わせて、Googleドライブはクラウドストレージになるため、インターネット環境があればアクセス可能です。社内wikiにはさまざまな環境からのアクセスが想定されるため、汎用性の高さが重点となるでしょう。
まとめ
社内wikiを作成することで、情報共有の効率化やナレッジの蓄積が見込めます。無料で使えるツールも数多く存在するので、コストをかけずに作成することも可能です。
自社のニーズに合ったwikiを作成し、情報の一元管理を目指しましょう。