社内wikiを無料で作成したい。社内wikiのメリットや作成の流れ、おすすめツールを解説

業務効率化

社内wikiを作成すれば情報を社内のストレージに蓄積させることができ、中長期的にさまざまなメリットが生じます。この記事では、社内wikiを作成するメリットや作り方、そして社内wiki作成のための無料ツールをご紹介します。

分かりやすく見やすい社内wikiを作成し、情報共有の効率化を目指しましょう。

社内wikiを作成するメリット

社内wikiを作成するメリット

まずは、社内wikiを作成するメリットについて解説します。

情報共有がスムーズになる

社内wikiを作成することで、情報共有がスムーズになることが期待できます。情報の伝達手段にはさまざまなものがありますが「口頭による伝達」が多くを占めているところもあるのではないでしょうか。

口頭伝達にももちろんメリットはありますが「当人同士が同じ場所にいなければならない」「記録が残らない」といった不備もあります。しかし、事前に社内wikiを作成しておけば、そのあたりをカバーできるでしょう。

各人が必要に応じてwikiを参照することで、さまざまな情報を自発的に取得することができます。

ナレッジやノウハウが社内に蓄積される

社内wiki作成のメリットとして、ナレッジやノウハウが個人でなく社内に蓄積される点も挙げられます。情報伝達をアナログな手法に頼ってると、仕事のノウハウやナレッジは社内でなく個人に蓄積されていくのではないでしょうか。

それが続くと「担当者が不在だと業務が回らない」「引き継ぎが大変」といった問題が生じてしまいます。一方、ナレッジやノウハウを個人でなく社内wikiに蓄積していれば情報共有がスムーズになり、業務に対する柔軟性が向上します。

加えて、時間が経てば経つほど社内に情報が蓄積されることになり、個人でなくチームとしての事業運営が可能となります。

教育コストの低下

社内wikiを作成することにより、教育コストの低下も期待できます。社内wikiに情報が蓄積されていればいるほど「分からないことがあれば社内wikiを見ればいい」という常識が根付き、社員が自発的に業務に関わるナレッジやハウトゥーを会得することが期待できます。

社員教育を100%社内wikiに依存するのは難しいですが、ある程度の代替にはなるでしょう。「分からないことがあればまず社内wikiを参照し、その後誰かに聞く」というルールを設ければ、質問による業務中断を減らす効果も見込めます。

ただ、コミュニケーションの機会を失うことにも繋がるため、バランスに注意しましょう。

社内wikiはどのように作ればいい?

では、次に社内wikiの作り方について解説します。社内wikiは、どのように作成するのが好ましいのでしょうか。

必要な情報をまとめる

まず最初に、社内wikiに掲載する情報をまとめます。ただし、情報を乱雑にまとめればよいというものではありません。事前にある程度カテゴライズしておくことで、社内wikiの効率的な作成に寄与します。

事前に適切なカテゴライズを行えば、そのまま社内wikiに反映できます。社内wikiの重要なポイントは「分かりやすさ」や「読みやすさ」になるため、「どのようにカテゴライズすれば求めてる情報に行き着きやすいか」といった視点が大事です。

作ったはいいものの、読みづらく分かりづらいwikiでは利用を促せません。それでは作成した労力が無駄になってしまうことも考えられますので、ユーザーの立場に立って「見やすく分かりやすい」wikiを作成するのが大切です。

ニーズからツールを選ぶ

社内wikiを作成する際は、ITツールやサービスを使うのが効果的です。もちろんなんでもいいというわけでなく「社内wikiに対する自社のニーズからツールを選ぶ」ことが大事です。

自社のニーズとは、たとえば下記のようなものです。

  • 検索性を高め、求める情報に早く行き着くようにしたい
  • 膨大な情報を一元管理し、バックアップを自動でとれるようにしたい
  • 記載されている情報を柔軟に管理編集したい

自社における社内wikiの位置づけにより、ニーズも決まります。「どのような目的で社内wikiを作成するのか」を明確にしておきましょう。

情報をツールに蓄積させる

情報がまとまり使うツールも決まったら、いよいよwikiの作成です。この段階では、用意された情報をひたすらツールに流し込む形になります。

場合によっては、作業量が膨大になるかもしれません。処理する情報があまりに多すぎる場合は、短期ではなく長期でwikiを作成するのも手になります。

また、社内wikiは一度作成したらそれで終わりというわけではありません。環境や手法が変化するにつれ情報もアップデートしなければならないため、常にwikiの管理編集が求められることになるでしょう。

長期的な管理運用に混乱をきたさないよう、下記のような事項を決めるのも有効です。

  • 責任者を誰にするか
  • 編集や管理の権限を誰に与えるのか
  • 社外からも閲覧可能にするか否か

責任や管理の所在を明らかにすることで、情報の乱れを防ぐことができます。また、wikiへのアクセスを社内からのみに制限することでセキュリティを高められますが、反面利便性は低下します。

バランスのよい運用を模索しましょう。

無料で社内wikiを作りたい!おすすめツールをご紹介

無料で社内wikiを作りたい!おすすめツールをご紹介

では、最後に無料で社内wikiを作るためのツールをいくつかご紹介します。

Dropbox paper

Dropbox paperは、クラウドストレージであるDropboxのドキュメント作成サービスです。Dropbox paperを活用することで複数人でのドキュメント管理が可能になるため、情報を適切にまとめることができるでしょう。

Dropboxと同じく、無料で活用できるのが嬉しいところです。

Googleドキュメント

Googleドキュメントは、検索エンジンで有名なGoogleがリリースしているドキュメント作成アプリです。無料にも関わらずWeb上で多機能かつ本格的な文書を作成できるため、既に利用している人も多いのではないでしょうか。

Googleドキュメントには共同編集機能が搭載されているため、社内wikiを効率的に作成可能です。複数人が同時に同じドキュメントにアクセスし、リアルタイムで提案→承諾のプロセスを経ることができるため、何度も文書を回して確認する手間をカットできます。

Type.md

Type.mdを導入すると、Googleドライブ内でマークダウンを扱えるようになります。マークダウンとは文書記法の一つであり、簡単な記述で見栄えのいいレイアウトを作成可能なのが特徴です。

社内wikiの作成にマークダウンを活用するメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。

  • 汎用性が高く、レイアウトが崩れにくい
  • 要点を見やすく整理できる
  • 管理や編集が容易

合わせて、Googleドライブはクラウドストレージになるため、インターネット環境があればアクセス可能です。社内wikiにはさまざまな環境からのアクセスが想定されるため、汎用性の高さが重点となるでしょう。

まとめ

社内wikiを作成することで、情報共有の効率化やナレッジの蓄積が見込めます。無料で使えるツールも数多く存在するので、コストをかけずに作成することも可能です。

自社のニーズに合ったwikiを作成し、情報の一元管理を目指しましょう。