googleドライブで使えるテキストエディタは？googleドライブを使って効率的に文書を作成する方法をご紹介
googleドライブを活用することで、業務にさまざまなメリットをもたらせます。この記事では、googleドライブのメリットに加え、googleドライブで利用可能なテキストエディタおよび拡張サービスをご紹介します。
googleドライブを活用するメリット
まずは、googleドライブを活用するメリットについて解説します。googleドライブを利用すれば、一般的に下記のような利点が生じます。
クラウドなのでアクセスしやすい
googleドライブはクラウドで運用管理されているため、インターネットにさえ繋がればどこからでもアクセス可能です。デバイスに関しても目立った制限はないため、自宅やオフィスからはPCで利用し、出先からはスマホやタブレットで利用するといった使い方も可能です。
これらが可能なのは、クラウド型のサービスがサービス提供側のサーバーで運用されているからです。インターネットを通して提供されているサーバーにアクセスし内部のストレージを使うことで、自前の端末にはほぼ負荷をかけることなく利用することができるわけです。
googleアカウントがあれば無料で利用できる
googleドライブはgoogleのアカウントさえ持っていれば、誰でも無料で利用できるのも特徴です。インターネットを活用するにあたり、既にgoogleアカウントを作成している人も多いのではないでしょうか。
その場合は新たにアカウントを作る必要はありません。普段GoogleChromeやGmailといったサービスを利用しているアカウントをそのまま使うことができます。
複数人での共同作業が可能
googleドライブはクラウドで運用されているストレージなので、共有や共同作業も容易に行えます。基本的には、各アプリに実装されている共有のためのボタンを押してユーザーを招待すれば共有や共同作業が可能です。
ファイルを容易にシェアできれば、情報共有がスムーズになります。また、複数人で同じファイルを共同編集することで作業スピードが向上すると共に、確認や承認といったプロセスを同時に行うこともできるでしょう。
多面的に、業務の効率化が期待できます。
専用のアプリが使える
googleドライブには、googleが開発した専用のアプリが使えるのも特徴です。有名なものとしては「googleドキュメント」や「googleスプレッドシート」などが挙げられるでしょう。
前者はMicrosoftWordのような文書作成アプリであり、後者はExcelのような表計算ソフトです。完全な互換性があるわけではありませんが、簡易的な作業であれば十分活用できる程度の機能は搭載されています。
それに加え、アンケートフォームやWebサイトの作成、アプリの処理を自動化したり管理するための専用プログラミングプラットフォームなども備えられています。
セキュリティが強い
googleドライブは無料で活用できますが、google社の手による強固なセキュリティが施されています。一般的に無料のサービスは有料のものと比べるとセキュリティが弱い印象がありますが、各種googleアプリは無料で活用されているケースも多いため、著しく手が抜かれていることはありません。
保存されたファイルは安全なデータセンターで管理され、フィッシングやマルウェアの検出もある程度自動で行ってくれます。とはいえ、セキュリティリスクの大きな要因としてユーザーの過失的な操作が挙げられますので、何をやってもよいというわけではありません。
有料プランを契約すれば拡張的な活用も可能
googleドライブは基本無料で活用できますが、GoogleWorkspaceという有料プランも用意されています。googleドライブが個人のためのストレージサービスであるのに対し、Workspaceは組織全体で活用するグループウェア的なサービスです。
大人数で利用可能なビデオ会議や、より強固なセキュリティなどが特徴として挙げられるでしょう。自社に有料のWorkspaceが必要かどうかは多面的な検証が必要ですが、そこそこ規模が大きく対外的な独自性が必要、かつセキュリティに気を配りたいのであれば検討してもよいかもしれません。
googleドライブで使える便利なテキストエディタ
それでは、次にgoogleドライブで使える便利なテキストエディタ（文書作成のためのアプリ）をいくつかご紹介します。
各種クラウドサービスと連携可能なエディタ
包括的な紹介になってしまい恐縮ですが、一般的なテキストエディタの中にはさまざまなクラウドサービスと連携可能なものがあります。普段活用しているテキストエディタがgoogleドライブに対応していれば、そのまま利用することができます。
PCで使えるものももちろんですが、スマホ用のエディタでもgoogleドライブに対応しているものがあります。どのように使うかは当人次第ですが、スマホから文書を作成する機会が多い人は導入を考えてみてはいかがでしょうか。
googleドライブと同期することで「出先からスマホで簡易的な文書を作成し、帰宅してからPCで編集する」といったことも可能です。スキマ時間を有効に活用することで、業務効率化にも繋がるでしょう。
googleドキュメント
googleドキュメントは、googleドライブで利用可能な文書作成アプリです。googleドライブと同様googleアカウントさえあれば無料で利用できますが、無料とは思えないほど豊富な機能が搭載されています。
同じ文書作成ソフトとしてはMicrosoftWordが有名ですが、ある程度Wordとの互換性も担保されており、幅広い活用が可能です。一般的な文書作成であれば、googleドキュメントでほぼ問題ないでしょう、
作成したドキュメントはクラウドストレージであるgoogleドライブ上に保存されるため、共有や共同作業も可能です。
Type.md
Type.mdは、googleドライブ上でマークダウンを扱えるようにするための拡張サービスです。マークダウンとは記法の一種であり、簡易的な記述で見栄えのよいレイアウトを作成可能なのが特徴です。
マークダウンは閲覧する環境によってレイアウトが崩れにくいという特徴もあるため、主に下記のようなシーンで有効です。
- 複数人が異なる環境下で閲覧する文書の作成
- レイアウトイメージの作成
複数人が異なる環境下でアクセスする、たとえばテレワークのような状況においてメリットが大きいでしょう。また、本稼働させるものではなくたたき台としてのレイアウトイメージを作成するのにも向いています。
場合によっては、レイアウトをそのままコピー＆ペーストすることも可能なため、作業効率の向上も期待できます。
AIを活用した文書作成の効率化
googleドライブを使って文書を作成する際、AIの活用によってさらなる効率化が可能です。
AIは自然言語処理技術を駆使し、文章の生成や校正を自動化することができます。
これにより、簡単なテンプレートから複雑な文章まで、素早く効果的に作成できるようになります。
文章生成におけるAI活用のメリット
具体的な例を挙げてみましょう。
ChatGPTといったツールを活用すれば、チーム内で共有する文書やレポートをAIによって自動生成させることが可能です。
特にルーティンな作業や基本的な情報のまとめにおいて、AIは大いに役立ちます。
AIが提供する文章生成の機能を活用することで、手間をかけずに多様な文章を作成できます。
文章校正と品質向上へのAIの貢献
また、文章の修正や校正にもAIを利用できます。
AIは誤字や文法ミスを検出し、適切な表現を提案することができます。
これによって、文書の品質向上に寄与し、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
AIの支援を受けながら、文章の正確性と読みやすさを向上させましょう。
AIを導入するためには、チーム内での共有と実践が重要です。
ChatGPTなどのツールをチーム全体で使いこなすためのトレーニングやワークショップを実施することで、メンバーがAIを効果的に活用できるようになります。
AIが提供する機能やメリットを周知することで、チーム全体での意識向上を促進します。
AIを活用することで、googleドライブを使った文書作成プロセスが更にスムーズで効率的になります。
効率的な文書作成はチームの生産性向上にも繋がりますので、積極的にAIを取り入れて効果的な文書作成を実現しましょう。
まとめ
googleドライブを活用することで、インターネットにアクセスできればどこからでも必要なデータを取得することができます。また、googleドライブ上に保管されているファイルは複数人での共有や共同作業も容易に行えるため、業務効率の向上も見込めます。
自社に合った使い方を模索し、スムーズな情報共有を目指しましょう。