googleドキュメントで共同編集すれば作業効率が向上する。共同編集のメリットやおすすめツールをご紹介

業務効率化

googleドキュメントを共同編集することで、さまざまなメリットが生じます。この記事では、googleドキュメントで共同編集を行うメリットやそのやり方、共同編集のためのおすすめツールなどをご紹介します。

適切な共同編集を行い、作業の効率化を目指しましょう。

googleドキュメントで共同編集を行うメリット

googleドキュメントで共同編集を行うメリット

googleドキュメントで共同編集を行えば、どのようなメリットが発生するのでしょうか。まずは、共同編集のメリットについて解説します。

素早く作業や情報共有ができる

googleドキュメントを使って共同編集を行えば、素早い作業や情報共有が可能です。共同編集を行わない場合、まず著者がドキュメントを作成し、それを各メンバーに共有する形になるでしょう。

そして閲覧者から上がってきた訂正要項を元にして文書を修正し、再度各メンバーに確認を求める、といった具合です。その工程を皆が納得できるまで繰り返す必要があるため、何度も修正し送付し確認するといった手間をかける必要があります。

共同編集を行えば、複数人が同時に同じドキュメントを編集できるため、作業の効率化が見込めます。編集しながら確認したりコンセンサスを得られるので、何度も文書を往復させる必要がありません。

インストールが必要ない

googleドキュメントは、インストール不要で使えるアプリです。クラウドで動作しているため、インターネットに繋がる端末であればどこからでもアクセスでき、作業を行えます。

インストールが不要なアプリのメリットとして、下記ような点が挙げられます。

  • 内部ストレージの節約
  • コスト削減
  • 場所や端末を選ばず作業可能

アプリを自身の端末にイントールするわけではないため、容量の削減に繋がります。また、googleドキュメントのような無料で利用できるものであれば、有料アプリに比べてコスト削減も見込めるでしょう。

加えて、googleドキュメントを含むクラウドサービスであれば、インターネットにさえ繋がれば場所や端末を選びません。データ自体もクラウドに保存されているため「特定のPCでないと作業不可」といった事態も避けられます。

チャットなどで同時にコミュニケーションを行える

googleドキュメントの共同編集では、チャットなどでコミュニケーションを行いながらの作業も可能です。ドキュメントを共同編集するメリットの一つに「確認の手間が省ける」が挙げられますが、チャットなどを活用すればさらなる効果が見込めるでしょう。

ドキュメント上でコミュニケーションすることも可能ですが、文章やコメントがドキュメント内に散らばることになります。しっかり整理できればよいのですが、管理が行き届かなくなり状況が不明確になってしまうようなケースも考えられるのではないでしょうか。

そのような事態を避けるためにも、細かなコミュニケーションは他の手段を使った方が好ましいかもしれません。なお、googleドキュメントではデフォルトでチャット機能が搭載されているため、異なるツールを使わずともチャットコミュニケーションが可能です。

googleドキュメントで共同編集するには?

googleドキュメントで共同編集を行うには、どのようにすればよいのでしょうか。続いて、googleドキュメントでの共同編集のやり方について解説します。

画面右上の「共有」ボタンをクリックする

googleドキュメントで共同編集を行うのは、それほど難しくありません。簡単な操作で便利な機能を活用できるのもgoogleドキュメントの特徴です。

まずは、画面右上にある「共有」ボタンをクリックしましょう

ユーザーを招待、もしくは共有する

続いて、共有を行うユーザーを招待します。共有したいユーザーのGmailアドレスを打ち込んでも構いませんし「リンクをコピー」から表示されるURLを相手に教える形でも大丈夫です。

googleドキュメントを共同編集する際には、各ユーザーに権限を与えられます。それぞれ

  • 閲覧のみ
  • 閲覧+コメント
  • 編集可

となっています。権限を適切に付与することにより誤った操作や編集を防ぎ、ドキュメントを保護することが可能です。

作業を行う

メンバーが揃ったら、実際に作業を行います。どのように作業を進めるかはケースバイケースですが、誰かに何かを伝えたい時は文書を直接記載するのではなく「提案モード」を活用することをおすすめします。

提案モードを使えば、編集部分がドキュメントに直接反映されず「提案」という形で保留されます。提案に対し「承諾」が行われてはじめて文章がドキュメントに反映されるため、複数人での共同編集に適した機能です。

また、「コメント機能」を活用することで細かな指示や補足を付け足すことができます。こちらは元の文書には反映されませんので、連絡事項などを記載するのに便利です。

googleドキュメントで共同編集を行う際のお役立ちツール

googleドキュメントで共同編集を行う際のお役立ちツール

最後に、googleドキュメントで共同編集を行う際に役立つツールをいくつかご紹介します。自分に合った環境を整えることで、作業効率の向上が見込めるでしょう。

各種アドオン

googleドキュメントにはアドオンと呼ばれる拡張機能が用意されており、必要に応じてインストールすることができます。たとえば、下記のようなものが挙げられるでしょう。

  • ドキュメントに記載された文章を翻訳するアドオン
  • フォントを拡張するアドオン
  • 数式などを挿入できるアドオン

必要に応じ適切なものを導入すれば、さらなる業務効率化に繋がります。逆に、不要なものを入れすぎてしまうと操作性が落ちてしまうこともあるため注意が必要です。

Google Workspace

Google Workspaceの有料プランを申し込むことで、googleドキュメントを含むGoogleアプリを拡張的に利用することが可能です。

たとえば、下記のような恩恵があります。

  • メールアドレスのカスタマイズ
  • 大人数参加可能なビデオ会議と録画
  • 各ユーザーに大容量ストレージ
  • セキュリティ管理

googleドキュメント単体が使いやすくなるというよりは、Googleアプリ全体が包括的に高機能化されるというイメージです。googleドキュメントは無料でも利用可能ですが、より便利でセキュアに利用したい場合はGoogle Workspaceを検討してみてはいかがでしょうか。

Type.md

Type.mdを使うと、Googleドライブでマークダウンを利用したドキュメントを管理可能になります。マークダウンは一つの表示形式(ルール)のことであり、利用すれば簡単に見栄えのいいドキュメントを作成できるのが特徴です。

マークダウンは汎用性も高いため、多様なデバイスからの閲覧にも適しています。リモートワークなど、さまざまな端末からのアクセスが想定されるような状況では特に有効です。

まとめ

googleドキュメントで共同編集をすれば「提案→承認」プロセスをリアルタイムで行え時短に繋がります。他にも、「複数人の人手による作業の高速化」や「客観性の高い文書作成」といったメリットも期待できます。

適切な情報共有および共同編集を試み、ドキュメント作成を効率化しましょう。