ドキュメントを共有すれば多くのメリットがある。そのためのツールをご紹介
ドキュメントを共有すれば、多くの利点が生じます。この記事では、ドキュメントを共有するメリットやそのためのツールなどをご紹介します。
ドキュメントを共有するメリット
ドキュメントを共有するメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。
複数人で同じファイルを閲覧・編集できる
ドキュメントを共有することで、複数人で同じファイルを閲覧・編集することが可能です。情報共有がスムーズになるのはもちろん、同一ファイル内で各メンバーが修正点やコメントなどを記載できるため、コミュニケーションにも役立ちます。
同一ファイル内でやり取りが行われない場合、たとえば修正案をメールで送受信するなどのやり方が考えられるでしょう。それだとファイルがその都度コピーされたり、原則1対1のやり取りになってしまうなど、情報共有管理の面で不備が生じてしまう恐れがあります。
ドキュメントが一元管理されるため、複数のバージョンが存在しない
ドキュメントを共有することでファイルが一元管理され、バージョン管理が容易になります。ドキュメントが適切に共有されていない場合、それぞれのメンバーが同じファイルを異なるバージョンで所有することが考えられるため、どのファイルをベースに据えればよいのかが不明確になってしまいます。
誰かの所有するファイルではある箇所は修正済みだが別の箇所はそうでなく、別の誰かが所有するファイルだと後者は修正されているが前者は修正されていないといった状況にもなりえます。それだと互いに異なる情報を所有することになるため、チーム全体で意思統一を図るのが難しくなってしまうでしょう。
やり取りがスピーディー
ドキュメントを共有することで、情報のやり取りがスピーディーになります。情報を閲覧するには一元管理されているドキュメントを確認すればよいだけなので、齟齬や誤認が発生しづらくなります。
また、ツールによってはドキュメント本文に対する注釈や修正・変更、およびその記載者なども管理されるため、誰がどのような思惑でドキュメントを扱っているかも分かりやすくなるでしょう。従来のようなフェイス・トゥ・フェイスのコミュニケーションだと「言ったことが伝わりづらい」「履歴が記録されない」などの問題がありましたが、ドキュメントベースで情報をやりとりすることで解決できます。
ドキュメント共有には何が必要か
では、ドキュメントを共有するにはどのようなツールが必要なのでしょうか。次に、ドキュメント共有のためのツールやサービスについて解説します。
クラウドサービス
ドキュメントを共有するには、クラウドサービスを活用するのが便利です。クラウドサービスとは「オンライン上でデータやソフトウェアを保管し、ユーザーがネットワークを通じて利用できるサービス」のことです。
クラウドサービスを活用する利点としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。
- インターネットに繋がっていればどこからでも利用できる
- 自分達でソフトウェアやハードウェアを管理する手間を軽減できる
- データを一元管理できる
ユーザーはインターネットに繋がっている端末から、場所を問わずサービスにアクセス可能です。スマホやタブレット、PCなどデバイスを選ばず利用できるものも多いため、適切に活用すれば生産性の向上に寄与します。
ファイル共有ツール
ファイル共有ツールを活用することで、ドキュメントを共有できます。ファイル共有ツールはその名の通りファイル共有の利便性を高めてくれるサービスであり、活用することでスピーディーなファイルのやり取りや情報共有が可能となります。
ファイル共有ツールを活用しない場合、メール等でファイルのやり取りをするようなケースも考えられるでしょう。それも一つの手ですが「相手先を指定しなければならない」「管理・検索の手間がかかる」「バージョン管理が不便」といった問題が発生します。
ファイル共有ツールであれば、共有ストレージにファイルを置くだけで容易に共有が可能です。また、アクセス権を設定することで、特定のメンバーのみ閲覧（編集）可能といったこともできるため、セキュリティ強化にも役立ちます。
共有のためのルールやHow to
ドキュメントを共有する際は、共有のためのルールやHow toを決めておくことも大事です。上述のようなツールやサービスは確かに便利なのですが、各々が好きなように使ってしまうと情報共有に問題が発生する恐れもあります。
事前にルールを定めておくことで、スムーズなドキュメント共有が可能になります。たとえば、下記のようなものが挙げられるでしょう。
- メールでのファイルのやり取りは禁止（原則的に共有ストレージを使う）
- ファイルの命名規則
- 同じファイルがストレージに存在する際の処理方法
どのような運用をするかは、それぞれの企業や部署によって異なります。自分達に合ったルールやHow toを構築しましょう。
ドキュメントを効率的に共有するためのツール
それでは、最後にドキュメントを効率的に共有するためのツールをいくつかご紹介します。
Evernote
Evernoteは無料で活用できる個人向けドキュメント管理ツールですが、ビジネスプランも設けられています。ビジネスプランでは共同スペースで複数人での共同作業を行えたり、チームの作業履歴を保存および確認可能です。
クラウドベースで構築されているため、インターネットに繋がる端末であればどこからでもドキュメントにアクセス可能です。
Microsoft Word
Microsoft Wordは、Microsoftが開発リリースしている文書作成のためのソフトウェアです。Officeアプリケーションに含まれているため、ExcelやPowerpointと合わせて業務活用している人も多いのではないでしょうか。
従来は文書作成に特化していたWordですが、時代の変化に合わせてクラウド共有も可能になっています。SharePointやOneDriveを活用することでファイルベースで共有することもできますし、Web版を利用すれば共有・共同作業も可能です。
Googleドキュメント
Googleドキュメントは、Googleがリリースしている文書作成のためのソフトウェアです。Googleアカウントを持っていれば誰でも使うことができますが、ビジネス用途ではGoogle Workspaceというサービスが用意されています。
Googleドキュメントは原則的にオンラインで利用するため、ドキュメントを複数人で共有するのも容易です。チャットをしながら複数人でドキュメントを共同編集することもできるため、リモートワークなどで多岐に渡る利便性を発揮してくれるでしょう。
Type.md
Type.mdを活用することで、GoogleドライブでMarkdownを利用しドキュメント管理ができるようになります。Markdownとは一種の表示書式のようなものであり、利用すれば見栄えのよいドキュメントを簡単に作成することができます。
Markdownは汎用性も高いため、閲覧するデバイスを選ばないのも特徴です。リモートワークのようにさまざまな端末から閲覧されることが想定されるようなケースに適しているでしょう。
まとめ
ドキュメントを共有することで、さまざまなメリットが生じます。適切な共有を行い、情報をスムーズにやり取りしましょう。