導入前に知っておきたい。業務システムのクラウド型とオンプレミス型の違いとその特徴
業務システムを選ぶ際に重要なのは、種類や特徴を正しく理解することです。現代はテクノロジーの進化により非常に多くの業務システムがリリースされていますが、その中から自社に合ったものを見つけるのは簡単ではありません。
この記事では、業務システムの種類として「クラウド型」と「オンプレミス型」の特徴を。加えて、システムを選ぶ際に重要なポイントについて解説します。
両者の違いをしっかりと見極め、自社のニーズに沿ったシステムを導入しましょう。
業務システムの種類
業務システムには、一般的に下記のような種類があります。それぞれ異なる特徴があるため、自社のニーズに合ったものを選択しましょう。
クラウド型
クラウド型と呼ばれるシステムは、通常ソフトウェアやデータをベンダーのサーバー上で管理運用する方式です。業務システムというと自社が管理しているPCやサーバーで運用するというイメージがあるかもしれませんが、クラウド型はそれとは異なり、ベンダーのサーバーに置かれているものをインターネットを介して利用させてもらうという形になります。
現在はシステムの運用にクラウド型が選ばれることも多く、主流の方式と言っても過言ではないでしょう。
オンプレミス型
システムのもう一つの形態として、オンプレミス型と呼ばれるものがあります。クラウド型はベンダーのサーバー上でソフトウェアやデータが管理運用されるのに対し、オンプレミス型はそれらを自社で管理します。
一般的な業務システムというと、こちらの方が馴染みが深いかもしれません。システム運用に必要となる機器を自社で購入し社内に設置し、その中でソフトウェアやデータを管理運用する方式です。
クラウド型のメリット
システムの種類は、大まかに「クラウド型」「オンプレミス型」に分けられるのが分かりました。では、次にそれぞれのメリットについて見ていきましょう。
クラウド型の特徴としては、下記のようなものが挙げられます。
運用コストを抑えられる
クラウド型の最大のメリットは、何といっても運用コストを抑えられるという点です。オンプレミス型の場合、システムを運用するためには専用の機器が必要になるため、導入にはそれらの購入費用がかかるケースが多いです。
それに加え、ソフトウェアの購入費用や機器のメンテナンス代も加わることになるため、運用コストとしてある程度の額を見積もらないといけません。しかし、クラウド型であれば機器購入の必要もなければそれらのメンテナンス費用もかからないため、比較的安価でシステムを導入することが可能です。
運用コストを抑えられれば、その分費用対効果の向上が見込めるでしょう。なお、クラウド型のシステムは、利用量や利用形態に応じて月々一定の額を支払う形が一般的です。
自前でシステムを管理する必要がない
クラウド型のメリットとして、自前でシステムを管理する必要がないという点も挙げられます。自前でシステムを管理することによるメリットも多いですが、下記のような点に気をつかわなければなりません。
- システムトラブルが発生した場合、ある程度自分達で対応する必要がある
- ソフトウェアのアップデートごとに費用がかかるケースがある
- メンテナンスや保守をどうするか
クラウド型のシステムであれば、システムそのものの管理運用はベンダーが行ってくれるため、こういった心配がありません。システムにトラブルが発生した場合は速やかにベンダーがバグフィクスを行ってくれますし、必要に応じてソフトウェアのアップデートも行ってくれます。
また、メンテナンスや保守も専門家であるベンダーが行ってくれますので、自社は本当にシステムを利用するだけ、という環境が構築されます。それが理想的なのは言うまでもないでしょう。
オンプレミス型のメリット
一方、オンプレミス型のメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。現在の主流はクラウド型とはいえ、場合によってはオンプレミス型を選んだ方が利点が多いケースも考えられます。
データやネットワークを自社で管理できる
オンプレミス型のメリットとして挙げられるのは、データやネットワークを自社で管理できるという点です。クラウド型の場合はデータをベンダー側で管理する製品が多いのですが、その場合はデータがサーバーに上がっている状態で管理されることも多いため、若干のセキュリティリスクが存在するとも言えます。
一方、外部と接続することなく自社内で完結するネットワークであれば、外部からの侵入リスクを削減することができるでしょう。世の中に完璧なセキュリティというものは存在しませんが、やり方次第でリスクを低減させることは可能です。
オフライン環境でも利用可能
クラウド型の利点はインターネットにさえ繋がっていればどこからでもアクセス可能な点ですが、逆に言えばオフライン環境下では使用が難しくなります。一方、オンプレミス型システムの場合はオフラインからでも利用することができるため、その点がメリットと言えるでしょう。
しかし、その場合は外部から接続するのは難しいため、主に社内に設置されている端末からアクセスすることになります。それだけにセキュリティリスクは低減されるのですが、利便性は少々低下するかもしれません。
システムを選ぶ際に大事なこと
それでは、最後にシステムを選ぶ際に大事なことについてお話します。システムを選ぶ際には、下記のような点に注意して種類や製品を検討しましょう。
自社のニーズを明確にする
まず一つ目は、自社のニーズを明確にしておくという点です。業務システムは種類も役割も製品も星の数ほど存在しますので、選択の指針がないとどれを選んでよいか分からず途方に暮れてしまう可能性もあるでしょう。
その指針となるのが、「自社は何のためにシステムを導入するのか」という点です。ここを明確にしておけば自ずと選ぶ製品が定まってきますし、導入後の活用もスムーズになります。
信頼できるベンダーを選ぶ
二点目は、信頼できるベンダーを選ぶというものです。クラウド型にせよオンプレミス型にせよ、導入するシステムのベンダーとは長い付き合いになることが予想されますので、なるべく信頼性の高いところを選びましょう。
信頼性が乏しかったり事業継続が危ういベンダーを選んでしまうと、せっかく導入したシステムの活用が難しくなってしまう恐れがあります。それでは本末転倒になってしまうため、システム導入を検討する際は、しっかりと信頼できるベンダーを探すのが重要です。
システムコンサルタントに相談する
システムの選定は専門的な知識が必要となるため、必ずしも自社で全てをまかなう必要はありません。世の中にはシステム導入を専門とするコンサルタントも存在しますので、必要に応じて相談してみましょう。
何事も、自分のみではなく他人の知見を借りた方がことがスムーズに運ぶものです。この場合もベンダーの選定と同じく信頼できるコンサルタントを見つけるのが重要になりますが、もしそのような人材を見つけることができれば百人力と言えるでしょう。
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業務システムは大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つが存在します。両者はそれぞれ異なる特性を持っているため、必要に応じて適切なものを選びましょう。