生産管理の考え方って？業務効率化に繋げるための捉え方や手法
生産管理を効率化できれば、生産性の向上に繋がります。しかし、生産管理をどのように捉えるかは各企業によって異なる部分もあるため、一概には難しいでしょう。
この記事では、生産管理の考え方について解説します。合わせて生産管理を効率化するための方法やこれからの生産管理についてもご紹介します。
生産管理について正しく学び、業務効率化に努めましょう。
生産管理における考え方
生産管理を行うにあたり、どのような考え方で臨めばよいのでしょうか。まずは、生産管理における基本的な考え方について解説します。
ムリ・ムダをなくす
業務効率化のためには、仕事の「ムリ」「ムダ」をなくすことが重要です。効率化の基礎中の基礎といえるかもしれませんが、実際にムリやムダを完全に排除するのは難しいものです。
何故かというと、何がムダで何がムリであるかというのは時代や状況と共に変わっていくからです。以前はムダではなかった業務が現代ではムダに該当してしまうこともあり、その逆も然りでしょう。
現代では、テクノロジーの発展により、多くの業務を省略できるようになりました。そのような観点も合わせ、自社のどのような業務が「ムリ」「ムダ」に当たるのかをつぶさに見極めましょう。
特定の社員に業務を集中させない
業務というのは仕事ができる人間に集中しがちです。確かに一部の有能な人材に多くの仕事を集めた方が効率的であり、かつアウトプットも高いものが得られるかもしれません。
しかし、特定の社員に業務を集中させてしまうと、仕事の属人化が進んでしまいます。ある社員がいないと回らないようなワークフローが生じてしまった場合、自社にとって不利益なのは言うまでもありません。
彼らが体調を崩してしまった場合、また退社してしまった場合、業務の滞りが生じてしまいます。業務はなるべく平準化し、どの社員が対応しても一定のアウトプットが見込めるようにしておきましょう。
常に改善を
生産管理の効率化は、一度行ったら終わりというものではありません。効率化のための取り組みを行った後も業務は行われますし、時代や状況も刻一刻と変化していきます。
大切なのは、「常に改善を行うこと」です。そのためには業務を観察して、「どこかにムダは生じてないか」「生産性を向上するためにはどうすればよいか」に目を光らせておくことが大事です。
変化や改善と無縁になった組織には淀みが発生します。それは生産性の低下や従業員のモチベーション低下という形で現れ、最終的には売上の減少という結果を招いてしまうでしょう。
生産管理を効率的に行うには？
では、生産管理を効率的に行うためにはどのようにすればよいのでしょうか。ここでは、生産管理を効率的に行うための手法をいくつかご紹介します。
業務を標準化する
上述した通り、業務は属人化するほど生産管理の効率化からは遠のいてしまいます。それにより生産性自体が低下するとは限りませんが、属人性の高い業務が多い企業は少々バランスを欠いているといえるでしょう。
それを防ぐためにも、業務は可能な限り標準化しておきましょう。誰が行っても一定の成果を得られるのであれば生産予測も立てやすく、管理も容易になります。
そのために大事なのは、「形式的にマニュアル化する」「情報共有を活発化する」ことです。業務の手順を文章化しておけば、経験の浅い社員も対応しやすくなります。そして、情報共有が活発になればなるほどナレッジが増え、業務の共有化に繋がるでしょう。
スモールスタートを心がける
生産管理を行う際は、最初から大きな成果を目指すのではなく、スモールスタートを心がけることが大切です。何事にもいえることですが、最初から大きな成果を上げるのは難しいものです。
にも関わらず大きな目標を掲げてしまった場合、目標到達率の低さから生産管理の効率化に対するモチベーションが低下する恐れがあります。担当者のモチベーション低下は効率化とは真逆のベクトルになりますので、なるべく避けるべき事態でしょう。
スモールスタートを心がけ、小さな成功を繰り返した方が取り組みが長続きします。そして、長期的に取り組めば取り組むほど大きな成果が見込めるのではないでしょうか。
PDCAサイクルを継続的に回す
生産管理を効率化するためには、PDCAサイクルを回し続けることが重要です。PDCAサイクルとは。Plan・Do・Check・Actionの頭文字をとった言葉であり、平たくいえば「仮説を立てて実行し、その結果を元に改善する」ことです。
「PDCAサイクルを回す」というのは、その一連の流れを繰り返すことです。一般的にPDCAサイクルを回せば回すほど業務フローは洗練されていき、ムリやムダが省かれる結果になるでしょう。
ムリやムダが省かれるということは、すなわち業務効率化が達成されているということになります。
システムやツールを活用する
システムやツールを活用することで、業務上さまざまなメリットがあります。詳しくは後述しますが、日進月歩の激しいITテクノロジーを業務に取り入れることで、今までは不可能だったことを可能にしてくれるでしょう。
システムやツールを活用するメリット
システムやツールを活用するメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。
定量的な管理が可能になる
システムやツールを活用することで、業務に関する評価や管理を定量的に行えるようになります。定量的というのは「数値といった客観的な指標に換算すること」という意味であり、「業務を定量的に評価する」というのは「誰でも分かりやすく納得しやすい数字を根拠として評価する」といった具合です。
定量的な評価や管理が行われることによるメリットとしては、下記のようなものが挙げられるでしょう。
- 評価に根拠が生じ、チームのモチベーションが上がる
- プロジェクトやタスクの進行状況が一目で分かるようになる
定量的な評価が行われることにより「何をすれば評価が上がるか」も分かりやすくなるため、モチベーションの向上が期待できます。また、プロジェクトやタスクの進行状況も数字で表されるため「いつまでに何をどのくらいやればよいのか」が明確化されるでしょう。
情報が一元管理される
システムやツールを用いることで、情報の一元管理が可能です。一元管理というのは「複数のデータや情報を一箇所にまとめて管理する」という意味です。
情報を一元管理することにより、下記のようなメリットが期待できます。
- バージョン違いによる内容の誤認を防げる
- 常に最新のデータを取得できる
- 管理の手間を最小限に抑えられる
情報が一元管理されていない場合、複数のファイルが散らばりバージョン管理も疎かになります。そのため、どのバージョンが正しいのかが分からなくなり、場合によっては誤った情報を元に施策が進められてしまう恐れもあるでしょう。
情報を一元管理することで、閲覧者は常に最新の正しい情報を得ることができます。また、一元管理された情報は一箇所にまとめられているため、管理運用の手間も最小限ですみます。
データやファイルの共有・共同編集が可能
クラウド型のシステムやツールを活用することで、データやファイルの共有・共同編集を容易に行えます。共有・共同編集が可能になることで、下記のようなメリットが生じるでしょう。
- 情報やデータの受け渡しがスムーズになる
- 作成承認プロセスを簡略化できる
データやファイルを容易に共有できるようになれば、情報共有のスピードと精度が向上します。また、同じファイルを複数人で編集できれば作業速度が速くなるのに加え、コンセンサスを得るプロセスも簡略化できるでしょう。
これからの生産管理
最後に、これからの生産管理について重要な手法や考え方をご紹介します。
柔軟性をもって取り組もう
生産管理を行う際は、柔軟性をもって取り組むことが大切です。今現在「生産管理」という言葉は「材料の調達から販売まで、生産にまつわる幅広いプロセスを管理すること」と定義されています。
しかし、その定義は時代と共に変わるかもしれません。また、担当する業務も状況に応じて増減し、その中で何をすればよいか分からなくなってしまうシーンもあるかもしれません。
ですが、生産管理を行う目的は「生産性を向上させる」というシンプルなものです。時代や状況が変化しても、生産性向上の施策を考え、広い視野を持って取り組むのが重要ではないでしょうか。
必要に応じて専用システムの導入を
生産管理を効率化するためには、専用システムの導入が欠かせません。現代はテクノロジーやネットワークの進化により、さまざまな業務をシステム化することが可能となりました。
生産管理システムを導入するメリットは下記の通りです。
- 各プロセスの管理を自動化でき、業務効率化に繋がる
- 情報共有が容易になり、ナレッジが豊富に蓄積される
システムを適切に活用し、生産性の向上に繋げましょう。
https://urchin.company/about/コストと成果のバランスを見よう
とはいえ、生産管理システムを導入すれば全てが丸く収まるわけではありません。システムの導入にはコストがかかるため、導入によるリターンがそれを上回る必要があります。
そのためには、自社がどのような機能を欲しているのかを明確化し、それに沿ったシステムを導入することが大切です。生産管理システムには非常に多くの種類があり、それぞれ特徴も異なるため、しっかりと見極めましょう。
もしニーズから外れたシステムを導入してしまった場合、「費用をかけて導入したけど、結局使われなくなってしまった」ということも考えられます。
クラウドを活用しよう
クラウド型のシステムやツールを活用することで、生産管理の効率化に繋がります。クラウドというのは「オンライン上で運用されているソフトウェアサービスをユーザーがインターネットを通して利用する」形です。
クラウド型のシステムやツールを導入すれば、インターネットに繋がる環境であればどこからでもシステムにアクセスして作業を行うことができます。クラウド型の便利なツールとしては、たとえば下記のようなものが挙げられます。
- Dropbox
- Googleサービス
- Type.md
Dropboxはクラウド運用されているストレージサービスであり、無料で一定容量のクラウドストレージを活用することができます。また、Googleアカウントを所持していれば各種Googleアプリを利用でき、さまざまな面で業務効率化に寄与するでしょう。
Type.mdはそのGoogleドライブ上でマークダウンが利用できるようになるサービスです。マークダウンを使えば簡単な記述で見栄えのよいレイアウトを作成できるため、特にドキュメント作成において効果を発揮します。
まとめ
生産管理の考え方としては、「業務の標準化」「現実的な目標設定」などが求められます。また、効率化に取り組む際にはしっかりとPDCAサイクルを回し、ワークフローの改善に努めましょう。
そして、生産管理システムの導入も欠かせません。適切なシステムやツールを導入すれば、大きな恩恵を受けることができます。
生産管理という概念を多角的かつ柔軟に捉え、業務効率化を目指しましょう。