ITシステムで業務効率化を目指す。導入するメリットや活用の具体的事例を解説
ITシステムとは、一体どのようなものなのでしょうか。現代ではテクノロジーの進化により多くのことが実現可能になりましたが、システムの機能や得られた情報を上手く活用しなければ恩恵を受けるのは難しいかもしれません。
この記事では、ITシステムとは何か、そしてITシステム導入のメリットを具体的事例を加えて解説します。ITシステムについて詳しく学び、導入および運用を成功に導きましょう。
ITシステムとは何か
ITシステムとは、どのようなものなのでしょうか。まずは、ITシステムについて解説します。
ITを駆使し業務を効率化するためのシステム
ITシステムとは、ITテクノロジーをベースに構築されたシステムのことです。業務用のITシステムは、主に業務効率化を目的として開発されています。
現代はさまざまなテクノロジーが大きく進化を遂げたため、従来では難しかったことが次々と実現可能になっています。コンピューターを使い複雑や計算や描画を瞬時に行うこともできますし、インターネットを介して遠くの人と文字やファイルのやり取りをすることもできます。
それらの機能を駆使し、業務を効率化することがITシステムに課された役割です。
さまざまな種類がある
ITシステムにはさまざまな種類があります。業務効率化を目的としている以上、それぞれの業務に対応したITシステムを作る必要があるからです。
一例としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。
- 顧客管理システム
- 営業支援システム
- マーケティングオートメーション
各システムには、それぞれ得意分野があります。顧客管理システムであれば「顧客との関係を適切に管理して売上を伸ばす」ことを得意としています。
自社がITシステムに何を求めているかにより、導入すべきものが変わってくるわけです。
多くの面から導入が推奨されている
現代では、ITシステムの導入が強く推奨されています。主な理由としては「業務効率化のため」ですが、その背景としては下記のようなものが考えられるでしょう。
- 働き方改革などによる残業時間の抑制
- 人手不足への対策
- 柔軟な働き方への対応
残業して業務を遂行するのが当たり前になることで、さまざまな健康被害や社会的デメリットが生じることが明らかになってきています。現代では可能な限り残業を抑制することが求められており、そのためのITシステム活用が推奨されています。
また、人口減社会への対応から一人あたり労働生産性の向上、および幅広い人材確保のためのワークスタイル柔軟化なども挙げられるでしょう。これらを達成するためにも、ITシステムによる業務の効率化が求められています。
加えて、他社がITシステムを活用して業務を最適化している場合、差をつけられるわけにはいきません。自社だけがテクノロジーの恩恵を受けられない場合、長期的にシェアが奪われてしまう恐れもあります。
ITシステムを導入するメリット
では次に、ITシステム導入のメリットを具体的に解説します。
業務効率化が見込める
ITシステムを導入することで、業務の効率化が見込めます。業務が効率化されれば同じ時間内により多くの業務がこなせますし、他の仕事をする余裕が生まれるかもしれません。
また、残業続きで現場が疲弊してるような際の改善策にもなるでしょう。業務を効率化することで、さまざまな面でメリットが生じます。
情報やデータの一元管理が可能
ITシステムを導入することで、情報やデータの一元管理が可能になります。一元管理というのは「（情報やデータが）ひとまとめに管理されている状態」です。
情報やデータが一元管理されていない場合、どこに正しい情報があるのかが不明確になってしまいます。また、個々が元データを複製し個別に編集したバージョン違いのファイルを有していると、組織の情報統制に不備が生じる恐れもあるでしょう。
情報やデータを一元管理することで、誰もが瞬時に正しい情報を取得できるようになります。同時に、バックアップなど管理の手間も軽減きるため、業務効率化にも繋がります。
経営判断のトータルサポートを行える
ITシステムを導入し適切に活用すれば、多くの面で経営判断のサポートを得られます。ITシステムの主な役割は「業務効率化」ですが、他にも「データの収集および分析」といった機能も備わっています。
現代では、テクノロジーの進化に応じて多くのデータを収集できるようになりました。自社サイトのアクセス数やユーザーの滞在時間、よく見られているページ、CV率などを分析することで、より効果の高いWeｂ施策を行うことができるでしょう。
ITシステムを駆使することで、顧客の行動や自社製品の売上を細かに分析することができます。それを元にさまざまな施策や戦略を立案・実行しフィードバックすることで、事業成功の再現性を高められるわけです。
ITシステムを導入して効率化した事例
では、次にITシステムを導入して業務を効率化した具体的事例をいくつかご紹介します。全てがそのまま自社に適用できるわけではありませんが、イメージやヒントを掴む足がかりにはなるかもしれません。
勤怠管理システムを導入し残業の削減：ヤマキ株式会社
ヤマキ株式会社は、主にかつお節や削り節といった自然の味を大事にした食品を扱う食品メーカーです。同社では、従来部門別に勤怠システムを導入し個別に管理を行っていましたが、効率化のために統一化したクラウド型勤怠管理システムを導入しました。
結果、時間外労働や工数の削減に加え、管理者および従業員双方が労働時間や有給取得状況を把握できるようになりました。加えて、勤怠管理業務における属人化の脱却も見込み、全体的な効率化を達成しています。
CRMを導入し工数削減に成功：ウィルワン株式会社
ウィルワン株式会社は、治療家やセラピストなどを対象にした人材紹介業やスクールなどの運営を行っている会社です。同社が行っていた求人サイト事業において、採用側企業の連絡が遅延し成果に結びつかないといった問題が発生していました。
それを解決するためにCRMを導入し、求職者のステータス管理の効率化に着手。結果として求職者のステータス管理の手間を大きく削減でき、採用仲介事業の本質である求職者および採用者のフォローに時間を割けるようになりました。
システムを利用し顧客に合ったアプローチを：株式会社ナノ・ユニバース
株式会社ナノ・ユニバースは、アパレルを中心とした企画製造、小売や卸までを手掛けている企業です。同社では、従来ECサイトと店舗で別々のシステムが運用されており、顧客情報やポイント情報といったデータがそれぞれ別個に管理されていました。
そこで、オムニチャネル施策に舵を切ることを足がかりに、ITシステムを導入し情報やデータの一元化に着手。店舗とECで顧客情報やポイントを統合することで、顧客に対しより効果の高いアプローチを訴求できるようになりました。
まとめ
ITシステムを導入し適切に活用することで、業務効率化をはじめとしたさまざまなメリットが得られます。その前段階としてITシステムとは何かをしっかりと学べば、自社に適したシステムを見つける足がかりにもなるでしょう。
ITシステムの導入および運用をスムーズに行い、業務効率化の達成を目指したいものです。