システム導入とコスト削減の関係性は？システムにより削減されるコストや導入コスト削減について解説
システムを導入することで、さまざまなコスト削減が可能です。この記事では、システム導入により削減されるコストやシステム導入にまつわる費用について解説します。
システム導入により削減されるコスト
システムを導入することで、下記のようなコスト削減が見込めます。
人件費
システム導入により削減できるコストの一つ目は、人件費です。どのような形で人件費を削減できるかにはさまざまなケースが考えられますが、一例としては下記のようなものが挙げられるでしょう。
- 業務自動化による人的業務の削減
- 分析業務やデータ判断による管理コストの削減
- クラウドに移行することでメンテナンスや保守管理費用の削減
今まで人の手で行っていた業務を自動化することにより、人的コスト削減に繋がります。また、データ収集や分析、それを元にしての判断迅速化による管理コスト削減なども見込めるでしょう。
サプライ
業務をシステム化すれば、紙やインクといったサプライ費を抑えることもできます。システムを導入することで資料やデータをデジタル管理することができ、印刷のための紙やインク節約に繋がります。
また、デジタル管理されたドキュメントは保管のためのスペースを要しません。オフィスに資料室などを設ける必要もないため、地代などが安くなる可能性も考えられます。
交通費、接待費
システムを導入することで、従業員の交通費や接待費なども削減可能です。システムを活用して営業スタイルをインサイドセールスに切り替えれば、顧客を訪問する交通費や接待交際費がある程度不要になるでしょう。
また、テレワークシステムを導入して業務をリモート可能にすれば、従業員が出社する際の交通費を抑えることもできます。この場合、交通費だけでなく効率化による人的コストや採用優位性などの効果も見込めます。
スペース代
システム活用により業務をペーパーレス化すれば、書類の保管スペースなどを節約できます。加えて、やり方によっては業務センターの集約化などによるスペース代の低下も見込めるでしょう。
たとえば、下記のようなものが挙げられます。
- 受電業務をリモート化し、従業員の自宅などで対応可能になる
- クラウド型のシステムを導入し、自社でサーバーやストレージを持たない
業務に必要な空間を圧縮できれば、その分テナント代などが安くなります。
システム導入にかかるコスト
それでは次に、システム導入にかかるコストについて解説します。システムを導入する際は、どのようなコストがかかってくるのでしょうか。
システム導入費用
まず一つ目は、システムの導入費用です。どのようなシステムをどのような形態で導入するかにもよりますが、一般的にはまずシステム導入のための初期費用が必要です。
オンプレミス型のシステムを導入する場合、ソフトウェアだけでなく自社で運用するためのハードウェア機器も購入しなければなりません。対して、クラウド型であればソフトウェアのプログラムやデータはベンダー側で運用されているため、自社で特別な機器を用意する必要はないでしょう。
そのため、初期費用に関してはオンプレミスよりクラウドの方が安くなる傾向があります。
ランニングコスト
システムを運用する際には、ランニングコストもかかってきます。自社でサーバーやストレージを管理している場合はメンテンナスや保守、アップデートにかかるコストを支払う必要があるでしょう。
自社でサーバーやストレージを管理しないクラウド型の場合でも、月額利用料を支払わなければなりません。ただクラウド型の場合、メンテナンスや保守、アップデートといった費用はその中に含まれているのが一般的です。
人件費
システム導入・運用コストとして最後に挙げられるのは、人件費です。システム導入プロジェクトの責任者やメンバー、システム開発人員や保守人員などのコストが挙げられます。
人的コストに関してはどこからどこまでを自社でまかない、どこからを外注するのかによって大きく変化するでしょう。全てを自社でまかなうのは現実的でないため、外に投げられるものは投げてしまうのも手です。
低コストで効率的なシステム運用を行うには
それでは、最後に低コストで効率的なシステム運用を行うための方法について解説します。どのようにシステム運用すれば、コストを下げつつ効果を得られるのでしょうか。
無駄を省く
一つ目は、無駄を省くことです。ワークフローの無駄を省くことももちろんですが、古いものや既に使われていないシステムを破棄したり刷新することで、コスト削減に繋がるケースもあるでしょう。
一般的に、システムやテクノロジーは新しい方が低コストかつ高効率です。業務によってはレガシーなシステムでないと対応できないものもあるかもしれませんが、そうでない場合は破棄や刷新を検討することで総合的なコスト節約に繋がることも考えられます。
また、社内を俯瞰することで「使われていないシステム」をあぶり出すことも重要です。「自社には使われていないシステムなど存在しない」と思われるかもしれませんが、過去使われていたものがワークフローや体制の変換によって放置されてしまっているという例もあります。
その場合「何故使われていないのか」を深堀りすることも重要です。単に「使われていないから破棄」というだけでは（それがベストな場合もありますが）問題の解決に繋がらず、現場の生産性が低いまま推移することになりかねません。
使われていない理由を精査することで、新しく導入すべきシステムの目星をつけることができます。もちろん、新しいシステムを導入せず現在のワークフローを継続することが正しい選択肢となるケースも考えられるでしょう。
オンプレミスではなくクラウドを検討する
オンプレミスではなくクラウドを検討することで、システム導入費用を抑えることができます。オンプレミスとクラウドの違いは「サーバーやデータ、ソフトウェアを自社管理するか否か」ですが、自社管理するオンプレミスだとその分費用が高騰します。
クラウド型のシステムであればサーバーやストレージといった機器を導入する必要もありませんし、保守管理もベンダー側で行ってくれます。ユーザーは所定のランニングコストを支払うことで、常に安定した最新のシステムを活用できるわけです。
また、サーバーやネットワークの設定もベンダー側で行ってくれるため、セキュアな利用も可能です。もちろん、利用端末側で注意しなければならない点はありますが、オンプレミスに比べると気を回さなければならない点を大きく減らせるメリットがあります。
ワークフローを適性化する
適切なワークフローを構築することで、システムの効果を最大限発揮させることができるでしょう。一般的に、システムを導入する際は「システムのためのワークフロー」を組むことをおすすめします。
「（既存の）ワークフローのためのシステム」を導入すれば、現場への馴染みは良くなるかもしれません。しかし、ワークフローが変わらないということは生産性もあまり変わらないことを意味するため、システム導入効果が薄まってしまいます。
「システムのためのワークフロー」を構築することで、生産性を大きく向上させられるでしょう。その分現場への負担が生じるため、利点の啓蒙などは事前にしっかり行っておきましょう。
適切なプランを選ぶ
効率的なシステム運用を行うには、適切なプランを選ぶことも重要です。システムによっては単一プランのものもありますが、中には複数のプランが用意されているケースもあるでしょう。
多くの場合、プランの価格が高いほど利用ユーザー数やストレージが増量されます。他にも特定のプランでのみ使える機能が用意されているなど、業務の利便性を向上させる効果も見込めます。
ただ、全ての企業にとって高いプランが望ましいわけではありません。小規模な組織が大規模用のプランを契約しても真価を発揮することはできませんし、逆も然りです。
自社に合ったプランを利用することで、費用対効果を高められます。
場合によっては無料のものを検討する
多くのシステムは有料で利用する形になりますが、中には無料のものも存在します。複数のプランの中に無料プランが用意されているものもあれば、アカウント登録のみで無料で使えるシステムもあるでしょう。
多くの場合、無料プランは機能や規模が制限されています。しかし、自社の利用ニーズがまかなえるのであれば、検討する価値があるのではないでしょうか。
システムを導入する主目的は「自社に生じている課題を解決すること」です。課題の解決に繋がるのであれば、無料のものでも問題はありません。
ただし、ニーズが合わないのに無理に無料に飛びつかないようにしましょう。金銭的コストはかからなくとも、システムの導入には時間や労力がかかります。
自社に合わないものを無理に導入すると、それらが浪費されることになるからです。
システム導入における注意点
では次に、システム導入における注意点を解説します。
コストだけでなく費用対効果を見る
システム導入の際は、コストだけでなく費用対効果を見るようにしましょう。費用対効果を計測すれば、拠出したコストに対して得られた効果を知ることができ、システムの価値が明確になります。
ケースによっては、費用対効果が芳しくないケースも考えられます。その場合は、システムの効果をより高める工夫を行ったり、ワークフローを効率化する必要があります。
もしかしたら、システムを入れ替えるのも視野に入るかもしれません。一度導入したものを入れ替えるのは相応のリソースがかかるため、なるべく間違いのないシステム選びを行いましょう。
自社に合ったものを導入する
自社に合ったシステムを導入することで、生産性を大きく向上させられます。システムを導入する主目的は「自社に発生している課題を解決すること」なので、課題解決に繋がるシステムが自社に合ったシステムです。
では、どのように自社に合ったものを見つければよいのでしょうか。一例としては、下記のようなものが挙げられます。
- 課題を明確にすること
- システムについて学ぶこと
- プロの知見を仰ぐこと
課題を明確にしシステムについて学べば、自ずと導入すべきものが定まります。もし自社のみで判断が難しい場合は、プロに相談するのも手でしょう。
既存システムとの連携性を考える
新しいシステムを導入する際は、既存システムとの連携性が大事です。それぞれを独立的に使ってもよいのですが、連携させた方が一元的に管理でき、利便性の向上やコスト削減に繋がります。
もし連携がうまくいかない場合、逆に業務効率が低下してしまう可能性もあります。データや情報が複数のシステムに分散されることで、正確性や検索に難が生じるかもしれません。
システム選びの際は「既存システムと連携可能かどうか」をしっかりと確認しましょう。連携不可のシステムを候補から外すことで、導入すべきものを絞り込む効果も見込めます。
まとめ
システム導入には所定の費用がかかりますが、成功すれば多くの面でコスト削減が可能です。