システム化計画の進め方は?システム化の具体的プロセスや注意点などを解説

システム開発

テレワークや働き方改革に対応すべく、業務のシステム化を考えている企業も多いのではないでしょうか。この記事では、システム化計画の進め方やポイント、注意点について解説します。

システム化計画をどのように進めれば、成功に繋がるのでしょうか。

システム化計画の具体的な進め方

システム化計画の具体的な進め方

システム化の進め方は、下記のようなプロセスを経るのが一般的です。一つずつ見ていきましょう。

課題の洗い出し

システム化計画の進め方として、まずは自社が抱えている課題を洗い出します。業務をシステム化する一番の目的は「自社の課題を解決するため」となるため、大元となる課題が正しく抽出されないと、計画を正しく練ることができません。

企業が抱える課題の例としては、下記のようなものが挙げられます。

  • 営業における評価が結果に偏っており、プロセスを評価する仕組みがない
  • 顧客との関係が一時的になりやすく、リピートが得られない
  • 売上に直接的に繋がらないバックオフィス業務に忙殺されているため、効率化したい

こういった課題をITを使って解決するのが、「システム化」や「デジタル化」と呼ばれる手法です。

問題解決に繋がるシステムの選定

課題の洗い出しが完了したら、次は問題解決に繋がるシステムの選定に入ります。業務システムはそれぞれの分野に特化したものが多いため、見当違いなものを導入しても直接的な課題の解決には繋がりません。

たとえば、社内のコミュニケーションを活性化させたいのに顧客管理システムであるCRMを導入しても効果は薄いでしょう。その場合は、チャットツールやグループウェアを選ぶのが問題解決に近い選択となります。

課題を正しく解決してくれるシステムを選ぶには、システムに対する知識が必要です。全てを学ぶ必要はありませんが、基礎的な部分はある程度網羅しておきましょう。

導入・運用

システムの選定が終わったら、導入および運用フェーズです。システムには大きく分けて「既存パッケージを活用するもの」と「ゼロから開発するもの」があります。

既存パッケージを活用するタイプのものであれば導入運用の予測がつきやすいのですが、ゼロベースで開発する場合はそうもいきません。完全に自社オリジナルのシステムになるため、スムーズな導入および運用には開発会社との綿密な擦り合せが何より重要です。

システム化を行う際の注意点

それでは、次にシステム化を行う際の注意点について解説します。

俯瞰的な視点を持つ

業務のシステム化を行う際は、俯瞰的な視点を大事にしましょう。一部だけを見て業務のシステム化を行ってしまうと、該当業務は効率化されたものの、全体的なワークフローとしての生産性は落ちてしまうこともありえます。

業務やタスクはそれ単体で意味があるわけではなく、全体の中で役割を果たすからこそ意義が生じます。俯瞰的な視点をもち、それぞれの業務が果たすべき役割や意味をしっかりと把握することで、適切なシステム化に近づけるでしょう。

課題や問題点を明確にする

業務をシステム化する際になくてはならないのが「システムやツールの導入」ですが、システムやツールを導入する大きな理由は「課題や問題を解決するため」です。すなわち、自社の抱えている課題や問題が明確になっていないと、どのようなシステムを導入すればよいのか分からくなってしまいます。

詳しくは前述の通りですが、課題や問題点が正しく抽出されてないと、システムを導入しても正しく成果を発揮できません。システム化を検討する際の最初のプロセスは「自社が抱えている課題や問題の明確化」であることをしっかりと覚えておきましょう。

「本当にシステム化が必要なのか」を問う

場合によっては、システム化以外の選択肢も検討する必要があります。業務をシステム化したりデジタル化すればさまざまな恩恵があり、多くの場合は業務効率化に繋がります。

しかし、100%そうであるわけではありません。システムの導入に成功したにも関わらず、「以前の方が生産性が高かった」というケースも(稀かもしれませんが)考えられます。

そのような事態を避けるためにも、「本当にシステム化が必要かどうか」を問いましょう。「周りがやっているから闇雲にシステム化」という選択肢が必ずしも正しいとは限りません。

失敗しやすいポイント

失敗しやすいポイント

それでは、最後に業務をシステム化する際に失敗しやすいポイントをご紹介します。下記のような点に注意を払い、システム化のベストな進め方を模索しましょう。

システム導入がソリューションに繋がらない

選定を誤ったり導入や運用がスムーズにいかないと、システムの導入がソリューションに繋がりません。システムを導入する大きな理由は「自社の課題を解決するため」なので、ソリューションに繋がらないシステムをいくら導入してもコストが無駄になってしまうだけです。

システムがソリューションに繋がらない理由としては、やはり「事前の課題の洗い出しが甘かった」が挙げられるでしょう。課題や問題が見えないと、どのようなシステムを導入するべきかが不明確になってしまいます。結果、導入してもソリューションに繋がらない恐れがあります。

費用対効果の悪いシステム導入

システムの導入および運用は、費用対効果を考えて行いましょう。一般的に業務システムの導入には大きなコストがかかるため、費用をペイできなければ負債を抱えてしまう可能性があります。

費用対効果が悪くなるケースとして、下記のようなパターンが考えられます。

  • システム導入により生産性が改善されない
  • 成果の定量的な測定が行われていない
  • コストがかかりすぎている

システムを導入しても生産性が上がらない場合は、「選択ミス」「ワークフローと噛み合っていない」などの問題が考えられます。システムは活用されているものの成果の測定が正しく行われていない場合、そもそも費用対効果が高いのか低いのかも分からないままでしょう。

そして、費用対効果は「かかったコストに対する成果」になるため、成果が上がっていてもコストがかさんでしまっている場合は低く抑えられがちです。システムは導入して終わりではなく成果を出してはじめて意味を持ちますので、定量的に効果を測定し、費用対効果が上がる活用を目指しましょう。

「どのようにシステム化を進めればいいのか分からない」そういう時はプロに相談を

業務のシステム化計画に関してさまざまな視点からご紹介しましたが、ある程度知識を得たとしても、「自社のみでは判断できない」というケースもあるかとは思います。そのような場合は、プロのコンサルタントに相談することを検討してみてはいかがでしょうか。

相性の良いものを選べる自信があるのであれば自社の知見のみでシステム化を行ってもよいのですが、そうでない場合は第三者の知見を取り入れることをおすすめします。プロに相談することで、自社が必要とするシステムを選定できるだけでなく、運用およびメンテナンスや保守といった目の届きづらい部分に対するアドバイスも得られるでしょう。

まとめ

業務をシステム化することで、大幅な生産性向上が期待できます。システムの効果を最大限発揮するためにも、事前に課題を洗い出し、それを解決できるシステムを選ぶといった正しい進め方で行いましょう。