システム化計画の進め方は？システム化の具体的プロセスや注意点などを解説
テレワークや働き方改革に対応すべく、業務のシステム化を考えている企業も多いのではないでしょうか。この記事では、システム化計画の進め方やポイント、注意点について解説します。
システム化計画をどのように進めれば、成功に繋がるのでしょうか。
システム化計画の具体的な進め方
システム化の進め方は、下記のようなプロセスを経るのが一般的です。一つずつ見ていきましょう。
課題の洗い出し
システム化計画の進め方として、まずは自社が抱えている課題を洗い出します。業務をシステム化する一番の目的は「自社の課題を解決するため」となるため、大元となる課題が正しく抽出されないと、計画を正しく練ることができません。
企業が抱える課題の例としては、下記のようなものが挙げられます。
- 営業における評価が結果に偏っており、プロセスを評価する仕組みがない
- 顧客との関係が一時的になりやすく、リピートが得られない
- 売上に直接的に繋がらないバックオフィス業務に忙殺されているため、効率化したい
こういった課題をITを使って解決するのが、「システム化」や「デジタル化」と呼ばれる手法です。
問題解決に繋がるシステムの選定
課題の洗い出しが完了したら、次は問題解決に繋がるシステムの選定に入ります。業務システムはそれぞれの分野に特化したものが多いため、見当違いなものを導入しても直接的な課題の解決には繋がりません。
たとえば、社内のコミュニケーションを活性化させたいのに顧客管理システムであるCRMを導入しても効果は薄いでしょう。その場合は、チャットツールやグループウェアを選ぶのが問題解決に近い選択となります。
課題を正しく解決してくれるシステムを選ぶには、システムに対する知識が必要です。全てを学ぶ必要はありませんが、基礎的な部分はある程度網羅しておきましょう。
導入・運用
システムの選定が終わったら、導入および運用フェーズです。システムには大きく分けて「既存パッケージを活用するもの」と「ゼロから開発するもの」があります。
既存パッケージを活用するタイプのものであれば導入運用の予測がつきやすいのですが、ゼロベースで開発する場合はそうもいきません。完全に自社オリジナルのシステムになるため、スムーズな導入および運用には開発会社との綿密な擦り合せが何より重要です。
業務をシステム化するメリット
業務をシステム化すると、下記のようなメリットが生じます。
さまざまな面で効率化が可能
業務をシステム化すれば、多くの面で効率化が可能です。どのように効率化するかはシステムの種類や用途にもよりますが、例として
- 今まで人の手でやっていた業務をシステムにより自動化する
- システムに集約されたデータを元に定量的な指標を設ける
などが挙げられるでしょう。
業務に柔軟性や平準性をもたせられる
システムを導入することで、業務に柔軟性や平準性をもたせることも可能です。従来は業務にまつわる情報やノウハウが担当者個人に集約されていることも多く、当人がいないと仕事が回らないといったこともあったのではないでしょうか。
業務に関連するノウハウや知見をシステムに集約することで、そこを見れば誰でもある程度の業務をこなせるようになります。100％というわけにはいきませんが、担当者が不在の際にも普段と変わらない顧客対応を行えたり、業務を滞りなく進められるようになるでしょう。
また、業務に柔軟性や平準性をもたせることにより、従業員一人あたりの生産量をより正確に見積もることも可能となります。
セキュリティの強化につながる
システムを導入することで、情報やデータのセキュリティを強化することもできます。昨今、ワークスタイルが多様になるにつれセキュリティの重要性が強く示唆されているのではないでしょうか。
セキュリティが甘いと、第三者が自社のデータを盗み見たりシステムをコントロールすることが可能になってしまいます。セキュリティを強固にするシステムを導入し適切に設定および運用することで、社内のセキュリティリスクを下げることが可能です。
ただし、システムの種類や運用方法によっては逆にセキュリティリスクが増す可能性もあります。システム導入の際には利便性や効率性といった指標の他に、社内セキュリティがどのように変化するかも確認しておきましょう。
システム化を行う際の注意点
それでは、次にシステム化を行う際の注意点について解説します。
俯瞰的な視点を持つ
業務のシステム化を行う際は、俯瞰的な視点を大事にしましょう。一部だけを見て業務のシステム化を行ってしまうと、該当業務は効率化されたものの、全体的なワークフローとしての生産性は落ちてしまうこともありえます。
業務やタスクはそれ単体で意味があるわけではなく、全体の中で役割を果たすからこそ意義が生じます。俯瞰的な視点をもち、それぞれの業務が果たすべき役割や意味をしっかりと把握することで、適切なシステム化に近づけるでしょう。
具体的で実行可能な計画を立てる
業務をスムーズにシステム化するためには、具体的で実行可能な計画を立てることも大事です。具体的で実行可能な計画を立てるために必要なポイントは、主に下記のようなものになるでしょう。
- 期間やスケジュールは適切か
- ベンダーの信頼性は高いか
- システムが現場にスムーズに馴染むための事前準備は行っているか
納入のための期間やスケジュールが過密だと、思わぬところでミスが生じる可能性があります。新しいシステムの導入は現場の混乱や既存システムとの相性問題が発生しやすいため、なるべく余裕を持って行いたいところです。
また、システムをリリースしているベンダーの信頼性が低いと、納期通りにシステムが納品されない可能性もあるでしょう。加えて、システムが運用された後に現場にスムーズに馴染むための事前準備も大事です。
システムについて学ぶ
システムについてしっかりと学ぶことで、導入の際に起きやすい事故やミスを防げるかもしれません。ITテクノロジーは日進月歩かつ日々膨大な量が蓄積されているため、全てを網羅するのは困難でしょう。
では、何を学べばよいのでしょうか。一例として挙げられるのは「システムの基礎的な概念」や「自社が導入しようとしているシステムの仕様や知識」です。
システムの基礎的な概念を学ぶことで、システムが業務にどのように関連してくるかを掴むことができます。また、導入を予定しているシステムの仕様や知識を学ぶことで、より具体的な運用イメージを描くことも可能です。
他に、セキュリティにまつわる基礎知識や事例なども学んで損はないでしょう。
課題や問題点を明確にする
業務をシステム化する際になくてはならないのが「システムやツールの導入」ですが、システムやツールを導入する大きな理由は「課題や問題を解決するため」です。すなわち、自社の抱えている課題や問題が明確になっていないと、どのようなシステムを導入すればよいのか分からくなってしまいます。
詳しくは前述の通りですが、課題や問題点が正しく抽出されてないと、システムを導入しても正しく成果を発揮できません。システム化を検討する際の最初のプロセスは「自社が抱えている課題や問題の明確化」であることをしっかりと覚えておきましょう。
「本当にシステム化が必要なのか」を問う
場合によっては、システム化以外の選択肢も検討する必要があります。業務をシステム化したりデジタル化すればさまざまな恩恵があり、多くの場合は業務効率化に繋がります。
しかし、100％そうであるわけではありません。システムの導入に成功したにも関わらず、「以前の方が生産性が高かった」というケースも（稀かもしれませんが）考えられます。
そのような事態を避けるためにも、「本当にシステム化が必要かどうか」を問いましょう。「周りがやっているから闇雲にシステム化」という選択肢が必ずしも正しいとは限りません。
AIを活用した効果的なシステム化のアプローチ
システム化計画において、AIの活用は新たな次元の効果をもたらすことがあります。
AI技術を取り入れることで、よりスマートで効率的なシステム化を実現するアプローチが可能です。
ここでは、ChatGPTを活用した具体的なアプローチを通じて、AIを導入したシステム化の方法を考えてみましょう。
自動化と効率化の実現
システム化においてAIの真価が発揮される一つは、業務プロセスの自動化です。
ChatGPTを利用して、ルーチン業務やデータ入力の自動化を実現できます。
例えば、問い合わせメールへの返信をAIに任せることで、カスタマーサポートの効率化を図ることができます。
データ駆動型の意思決定
AIはデータを解析し、傾向やパターンを抽出する力を持っています。
システム化においては、ChatGPTを活用して顧客の行動履歴や嗜好を分析し、戦略的な意思決定の基盤を築くことができます。
これにより、市場動向や需要予測の精度向上が見込まれます。
パーソナライズされた体験提供
ChatGPTを使用したAIは、顧客の個別ニーズに合わせてサービスや情報を提供することが可能です。
顧客への個別対応が求められる場面で、AIを活用してパーソナライズされた体験を提供することで、顧客満足度を向上させることができます。
リアルタイム対応と改善
ChatGPTはリアルタイムでの対話にも適したAIです。
システム化を進める際に、顧客からの問い合わせやフィードバックにAIが即座に対応する仕組みを構築することで、効率的なカスタマーサポートを提供し、改善策を素早く反映させることができます。
費用対効果の最大化
AIの導入にはコストがかかることもありますが、その費用対効果を最大化する方法も存在します。
ChatGPTのようなクラウドベースのAIを利用することで、導入コストを抑えつつ、多くの業務領域で効果を上げることができます。
チーム内での共有と活用
AIの知識を最大限に引き出すためには、チーム内での共有と活用が欠かせません。
ChatGPTのようなAIを活用する際には、チームメンバーにAIの活用方法や応用例を共有し、実践的な取り組みを行うことで、即座に成果を得ることができます。
システム化計画においてAIを活用することで、業務効率の向上や顧客満足度の向上など、多くのメリットを享受できます。
ChatGPTを通じて実践的なアプローチを検討し、ビジネスプロセスの最適化を図ってみてはいかがでしょうか。
失敗しやすいポイント
それでは、最後に業務をシステム化する際に失敗しやすいポイントをご紹介します。下記のような点に注意を払い、システム化のベストな進め方を模索しましょう。
システム導入がソリューションに繋がらない
選定を誤ったり導入や運用がスムーズにいかないと、システムの導入がソリューションに繋がりません。システムを導入する大きな理由は「自社の課題を解決するため」なので、ソリューションに繋がらないシステムをいくら導入してもコストが無駄になってしまうだけです。
システムがソリューションに繋がらない理由としては、やはり「事前の課題の洗い出しが甘かった」が挙げられるでしょう。課題や問題が見えないと、どのようなシステムを導入するべきかが不明確になってしまいます。結果、導入してもソリューションに繋がらない恐れがあります。
費用対効果の悪いシステム導入
システムの導入および運用は、費用対効果を考えて行いましょう。一般的に業務システムの導入には大きなコストがかかるため、費用をペイできなければ負債を抱えてしまう可能性があります。
費用対効果が悪くなるケースとして、下記のようなパターンが考えられます。
- システム導入により生産性が改善されない
- 成果の定量的な測定が行われていない
- コストがかかりすぎている
システムを導入しても生産性が上がらない場合は、「選択ミス」「ワークフローと噛み合っていない」などの問題が考えられます。システムは活用されているものの成果の測定が正しく行われていない場合、そもそも費用対効果が高いのか低いのかも分からないままでしょう。
そして、費用対効果は「かかったコストに対する成果」になるため、成果が上がっていてもコストがかさんでしまっている場合は低く抑えられがちです。システムは導入して終わりではなく成果を出してはじめて意味を持ちますので、定量的に効果を測定し、費用対効果が上がる活用を目指しましょう。
「どのようにシステム化を進めればいいのか分からない」そういう時はプロに相談を
業務のシステム化計画に関してさまざまな視点からご紹介しましたが、ある程度知識を得たとしても、「自社のみでは判断できない」というケースもあるかとは思います。そのような場合は、プロのコンサルタントに相談することを検討してみてはいかがでしょうか。
相性の良いものを選べる自信があるのであれば自社の知見のみでシステム化を行ってもよいのですが、そうでない場合は第三者の知見を取り入れることをおすすめします。プロに相談することで、自社が必要とするシステムを選定できるだけでなく、運用およびメンテナンスや保守といった目の届きづらい部分に対するアドバイスも得られるでしょう。
まとめ
業務をシステム化することで、大幅な生産性向上が期待できます。システムの効果を最大限発揮するためにも、事前に課題を洗い出し、それを解決できるシステムを選ぶといった正しい進め方で行いましょう。