業務システムは効率化に何故必須？具体例や注目される理由とは

2019年10月28日業務効率化

業務システムを導入すれば、大幅な業務効率化が見込めます。しかし、「業務システムは一体何をしてくれるのか」「どのように業務効率化と繋がるのか」という点に疑問を抱いている担当者も多いかもしれません。

この記事では、業務システムにより効率化される業務一例や、何故今業務システムが注目を浴びているかについて解説します。効率化を達成した事例も合わせてご紹介しますので、それらを参考に自社業務の大幅な効率化を目指しましょう。

1. 業務システムにより効率化される業務一例
2. 業務システムが注目されている理由
3. 業務システムにより業務が効率化された事例
4. まとめ

業務システムにより効率化される業務一例

業務システムを導入すると、一体どのような業務を効率化することが可能なのでしょうか。まずは、業務システムが代替・支援してくれる業務について解説します。

顧客管理

まず1つ目に挙げられるのは、顧客管理業務です。一口に顧客管理と言っても色々な意味がありますが、システムが得意とするのは下記のようなものでしょう。

顧客情報（名称や住所、電話番号など）の管理
顧客の購買履歴管理
顧客からの問い合わせ内容管理

こういった情報を組み合わせることで、どの顧客がどういった時期に何を購入しやすいか、といった情報が得られます。そして、それに沿ってキャンペーンやセミナーの案内を行うことで、さらなる売上増に繋がるでしょう。

なお、顧客管理のためのシステムはCRM（Customer Relationship Management）と呼ばれています。顧客管理をシステム化したい場合は、CRMの導入を検討することになるでしょう。

営業活動

次に挙げられるのは、営業活動全般です。営業支援のためのシステムはSFA（Sales Force Automation）とも呼ばれており、下記のような業務を代替・支援してくれます。

営業日報管理
スケジュールやToDo管理
売上データ管理

これらの情報を組み合わせることで、営業活動を見える化できるのが営業支援システムの強みです。各営業マンが何を行っているのか、どういった顧客からどのくらいの売上を得ているのかなどが一目で分かるようになり、営業活動の改善に役立つでしょう。

商品管理

商品管理もシステムにより代替・支援することが可能です。商品管理システムに搭載されている機能としては、下記のようなものが挙げられます。

商品種別管理
在庫管理
売上データ管理
トレーサビリティ

自社にどれだけの在庫があるのかはもちろんのこと、どういった商品（部品や原材料）がどこからどのように納品されるかまでを管理することができます。また、商品に電子タグを付けることでより一層精緻な在庫管理ができるようになるなど、多くの可能性が考えられます。

問い合わせ対応

顧客からの問い合わせ対応もシステムによる管理・支援が可能でしょう。コールセンターを例に挙げると、下記のようなものが期待できます。

かかってきた電話番号から瞬時に顧客情報を表示
ペーパーレスマニュアルの整備
FAQの整備

オペレーターが手動で検索することなく、自動的に必要な情報を画面に表示させることが可能でしょう。それにより、検索に手間を取られずきめ細やかな対応が可能になり、顧客満足度のアップが期待できます。

また、簡単な処理であれば完全に自動対応を行うことも可能です。簡易的な処理はシステムに任せ、必要な部分にのみ人的対応を行うことで、大幅な業務効率化を図れます。

業務システムが注目されている理由

何故今業務システムが注目されているのでしょうか。続いて、その理由を紐解いていきましょう。

働き方改革により業務効率化が急務

「働き方改革」という言葉を聞く機会も多いのではないでしょうか。「働き方改革」とは、政府主導で従来の働き方を見直し、より一層の業務効率化を果たし生産性を向上させようといった取り組みです。

一例としては、「残業の上限規制」や「有給取得の義務化」などが挙げられます。従来の労働スタイルだと「納期に間に合わない場合は多少無茶な残業をしてつじつまを合わせる」といったことも不可能ではありませんでしたが、今後はそういった働き方は難しくなることが予想されます。

労働時間の制限がある中で生産性を上げるには、大幅な業務効率化が必須です。その一環として、業務システムの活用が注目されているわけです。

種類や製品が数多くリリースされている

現代社会においてネットワークやテクノロジーの進化は目覚ましく、一昔前には考えられないような生活スタイルが可能となりました。その恩恵は当然ビジネス界にも波及しており、非常に多くの業務システムが開発リリースされる運びになっています。

多くの製品があるということは、探せば自社のニーズにマッチしたものもあるということです。ニーズにマッチした業務システムを見つけることができれば百人力も同然と言えるでしょう。

逆に言うと、業務システムを上手く活用しなければ同業他社との競争が不利になってしまう可能性も考えられます。そういった背景もあり、業務システムが多くの注目を集めている次第です。

今話題のAI技術を取り入れているものも

業務システムの中には、今話題のAI技術を取り入れているものもあります。AIをビジネスに活かすことで大きな恩恵を受けられますが、具体的にどのように活かしたらよいのかというのはまだ実験段階と言えるかもしれません。

普段使うシステムの中にAIが組み込まれていれば、利用者はそれほど難しい操作をしなくてもAIの恩恵を受けることができます。現時点で複雑なAIを搭載している業務システムはそれほど多くない印象ですが、自社の求めているものの中にAIを活用したシステムが存在するのであれば、積極的に検討してみてはいかがでしょうか。

AIというビッグワードが業務システムへの注目を集めているという側面もあるようです。