エクセルで進捗管理を行えば業務効率化に繋がる？メリットや一歩進んだ工夫をご紹介
エクセルで進捗管理を行えば、業務効率化に繋がります。この記事ではエクセルを進捗管理に活用することによるメリットやポイント、さらなる効率化のための工夫などをご紹介します。
エクセルを進捗管理に活用するメリット
エクセルを進捗管理に活用することで、どのようなメリットが発生するのでしょうか。まずは、エクセルの利点について解説します。
見やすく分かりやすい
エクセルを活用することにより、見やすく分かりやすい進捗管理を行うことができます。紙ベースで進捗管理を行っている現場は大分減ったのではないかと思いますが、エクセル以外の簡易的なツールで進捗管理を行っているところも多いかもしれません。
使い勝手がよければそれでも問題はないのですが、エクセルを使えば一目で分かりやすい進捗管理シートを作成することができます。文字ベースだとどうしても読み込まないと進捗がイメージできませんが、グラフィカルに表示することで頭に入りやすく管理しやすいのが利点です。
ファイル（情報）の共有が容易
エクセルで進捗管理を行うことで、情報の共有が容易になります。エクセルで作成したブックは通常のファイルと同じように扱うことができるため、複製や受け渡しを容易に行うことができるでしょう。
手動でファイルを受け渡してもよいのですが、社内のサーバーにファイルをアップすれば必要な人がいつでも閲覧することができるようになります。求められる都度コピーして受け渡すのはそれなりに手間がかかるため、ファイルそのものを共有ストレージに保存することをおすすめします。
汎用性が高い
エクセルのメリットとして、汎用性が高いという点が挙げられます。エクセル自体は表計算ソフトと謳われていますが、機能が豊富で使いやすいため、あらゆる業務への適用が可能です。
進捗管理はもちろん、営業管理や勤怠管理、在庫管理にデータ分析など幅広い活用が期待できるでしょう。もちろん、進捗管理のみに的を絞っても柔軟な使い方が期待できます。
エクセル一つあれば管理業務はほぼ任せられるといっても過言ではありません。
エクセルで進捗管理を行うポイント
エクセルは多くのメリットを持つ優れたソフトですが、進捗管理を行う場合は下記のようなポイントに注意する必要があります。
個人の進捗を管理するのか、それともチームを管理するのか
個人の進捗を管理するのか、それともチームの進捗を管理するのかでやるべきことが異なります。個人の進捗を管理するだけであればファイルを誰かと共有することもないため、エクセルを使って行う必要すらないかもしれません。
しかし、チームの管理となると話は別です。管理者がチーム全体の進捗を確認しなければならないことに加え、チームメンバーも各々のタスクや進捗を確認したいケースも生じるでしょう。
チームにおける進捗管理では、いかに容易に情報を共有しお互いの状況を把握できるかが鍵です。また、適切な情報共有ができればチームワークの向上も期待できます。
タスクをしっかりと洗い出す
エクセルで進捗管理を行うにあたり、まずはタスクをしっかりと洗い出しておきましょう。事業やプロジェクト内にはさまざまなタスクが存在し、それらが繋がって一つのワークフローを形成しています。
タスクは緊急度が高いもの低いもの、重要度が高いもの低いものといった感じで振り分けが可能です。基本的に緊急度の高いものを優先して処理することになりますが、そればかりに注力していると本当にやらなければならないことが疎かになってしまう恐れもあるでしょう。
タスクを洗い出し個別に管理することで、ワークフロー全体の管理がしやすくなります。併せて、事業やプロジェクト全体の方向を見定めたり、メンバーの得意不得意を見極めて適材適所な配置を行うのにも役立ちます。
レイアウトデザインは見やすく分かりやすく
エクセルでの進捗管理に限りませんが、レイアウトやデザインは可能な限り見やすく分かりやすく設計しましょう。利便性は高くとも見づらく分かりにくいシートを作ってしまうと業務効率が下がってしまったり、最悪使われなくなってしまう恐れもあります。
どのようなデザインやレイアウトが「分かりやすい」に該当するかはケースバイケースですが、基本的には文字情報よりグラフや図をメインに据えるのをおすすめします。個人が自分のためだけに進捗管理を行う場合は文字のみでも構いませんが、チーム全体の進捗管理を行う場合は共有する情報が多くなるため、絵図を用いて閲覧者の負担を減らす工夫が必要です。
具体例としては、ガントチャートなどが挙げられます。ガントチャートを使えば各人が何をいつまでに行う予定なのかなどがグラフィカルに表示されるため、納期や業務内容を共有しやすくなります。
進捗管理をさらに効率化するには？
最後に、進捗管理をさらに効率化するための方法について解説します。一歩進んだ進捗管理を行い、業務効率を向上させましょう。
共有方法を工夫する
進捗管理ファイルの共有方法を工夫することで、進捗管理の効率化に繋がります。どのような共有がベストかは企業や部署によって異なりますが、皆の目に入れるのが目的であれば「印刷して目立つところに張り出す」、頻繁に変更が入るためリアルタイム性を重視するのであれば「ファイルをサーバーに保存」などが考えられます。
また、ファイルで共有する場合は毎日定時に更新・閲覧するルールを設けることで、認識の齟齬を防ぐこともできるでしょう。エクセルで進捗管理を行うデメリットの一つに「リアルタイム性の低さ」が挙げられますが、時間を決めることである程度緩和することが可能です。
エクセルについて学ぶ
エクセルについて深く学ぶことで、さらなる効率化が可能です。エクセルは汎用性や自由度が非常に高く、搭載機能も豊富なソフトウェアです。
それ故にさまざまな現場で使用されているのですが、全ての機能を網羅しようとすると相当な労力がかかってしまうでしょう。本業そっちのけでエクセルの勉強ばかりするわけにはいきませんが、おおよその機能やできることを学んでおくのは大事です。
大まかなイメージがあれば、現場レベルでの利用に落とし込みやすくなります。
システムを導入する
エクセルは大変使い勝手のよいソフトですが、利用の限界を感じることもあるかもしれません。その際におすすめしたいのが、業務システムの導入です。
業務システムはエクセルほどの汎用性はありませんが、特化した分野に関してはエクセルを凌ぐ効果を発揮してくれます。業務システムの一例としては、営業支援のためのSFA（Sales Force Automation）や顧客管理のためのCRM（Customer Relationship Management）などが挙げられます。
進捗管理専門のシステムもなくはないのですが、SFAなど他のシステムに搭載されている機能を使うケースも多いです。また、進捗管理機能自体はそれほど複雑ではないため、それらのシステムに加え簡易的な進捗管理ツールを導入するという手も考えられます。
もちろん、問題がないのであればエクセルをそのまま利用しても構いません。システムによってはエクセルとの連携が可能なものもあるため、そういうものを選べば効率化に繋がるでしょう。
まとめ
エクセルで進捗管理を行うメリットは大変多いのですが、限界を感じることもあるでしょう。エクセルの進捗管理に限界を感じた場合は、業務システムの導入をおすすめします。