Markdownを使えば、議事録のわかりやすい書き方に繋がる
わかりやすい議事録を作成できれば、会議に出席していないメンバーにも情報を共有することができます。この記事では、わかりやすい議事録の書き方やMarkdownのメリット、そしてエディタの利点をご紹介します。
わかりやすい議事録を書くためのポイント
まずは、わかりやすい議事録の書き方について解説します。
会議の目的を理解する
まず最初に、議事録が作成される会議の目的を理解することが大事です。原則的に会議は何らかの目的のために行われるため、そこを抑えておかないと文書の軸がブレてしまう恐れがあります。
目的＝ゴールと言い換えてもよいかもしれません。一例としては「新しい販路の開拓方法」や「売上げアップのための販売施策」などが挙げられます。
ゴールを理解していれば、話がどのように繋がって帰結するかをある程度掴むことができます。文書にも一貫性が生じ、流れがわかりやすく結論も明確になるでしょう。
要点を端的にまとめる
要点を端的にまとめることで、見やすくわかりやすい書き方になります。多くの場合、読み手は文書を読むこと自体が目的ではなく、結論やそれまでの流れを理解することを望んでいます。
文書が長すぎても短すぎても、本質的な目的を達成するのは難しいでしょう。冗長でいつまでも結論に達しない文書は無駄に時間を取られますし、短すぎると伝えるべきことが十分伝わらない恐れがあります。
要点を端的にまとめつつ、必要十分な記載を心がけましょう。
レイアウトを整える
レイアウトを整えることで、わかりやすい文書の書き方に繋がります。人間は文字だけでなくデザインなどの視覚的要素からも多くの情報を取得するため、レイアウトを整えることで読み手の理解をサポートできるでしょう。
もちろん、グラフィカルにしすぎる必要はありません。議事録は広告のように必ずしも人目を惹く必要はないため、派手さや見栄えのよさより、わかりやすさを重視しましょう。
会社によってフォーマットが決まっている場合は、それに沿うのがベターです。既に決まったフォーマットが運用されている場合、既に目が慣れている人も多いのではないでしょうか。
あるフォーマットに目が慣れていれば、どこに何が書いてあるかを瞬時に把握できます。そこから逸れた文書を作成してしまうと、逆に情報共有に支障をきたしてしまうかもしれません。
議事録をMarkdownで書くメリット
続いて、議事録をMarkdownで書くメリットについて解説します。文書作成のフォーマットにはさまざまなものがありますが、Markdownはどのような点が優れているのでしょうか。
簡単な記述で見栄えの良い記事が書ける
Markdownの特徴として、簡単な記述で見栄えの良い記事が書ける点が挙げられます。見栄えのよいレイアウトを作成できるソフトやフォーマットは多数ありますが、記述法や操作が難しい場合は学習コストが上がってしまいます。
学習コストが上がれば上がるほどドキュメント作成のハードルが上がり、業務の属人化を促進してしまうでしょう。一方、簡単な記述で文書作成が可能であれば属人性は上がらず、誰でもドキュメントの作成や編集が可能となります。
フォーマットを作っておけば効率化を図れる
Markdownを使いあらかじめフォーマットを作ることで、議事録作成を効率化できます。フォーマットを作っておけば、あとは必要な箇所に必要な文書を記載するだけなので、ゼロから作成するのに比べると大きく手間を省けるでしょう。
とはいえ、Markdownにも簡易的なタグ記述が必要なため、タグ部分を誤って編集してしまう可能性もあります。それを避けるには、タグ部分をロックできるエディタを使ったり、一般記述からMarkdownを自動生成するプログラムを作成するなどの方法が考えられます。
あまり一般的ではありませんが、頻繁に同じフォーマットを使う場合は一考の余地があるかもしれません。
共同編集が可能
Markdownを活用して議事録を作成すれば、ドキュメントの共有や共同編集が容易になります。文書を共有すれば会議に参加してない人にも情報が行き渡りますし、複数人で議事録を共同作成すれば認識の齟齬も少なくなるでしょう。
一般的には、ドキュメントを作成したら誰かに確認してもらい、その後公開という流れになります。ドキュメントを共同編集することで、作成者が書いたものをリアルタイムで責任者が確認できるため、文書作成の流れがスピーディーになります。
修正依頼→修正もその場で瞬時に行えるため、熱量を落とさず作業が可能です。
Markdownを書くならエディタを使おう
通常のテキスト形式でもMarkdownの作成は可能ですが、エディタを使うことでさまざまなメリットがあります。続いて、エディタ活用の利点について解説します。
エディタを使えばドキュメント作成が効率化される
エディタを使うことで、ドキュメントの作成を大幅に効率化できます。文書作成用のエディタには記述をサポートしてくれる機能が豊富に備わっているため、タグの打ち込みなどがスピーディーになります。
加えて、Markdownフォーマットで記述したレイアウトの即時確認も可能です。MarkdownやHTML、CSSなどのフォーマットはタグを記述した後、閲覧用のソフトで開きレイアウトを確認することも多いでしょう。
慣れれば問題はないのですが、文書作成に慣れてない場合は作成用ソフトと閲覧用ソフトが分離していることに戸惑いを覚えるかもしれません。エディタであれば両方をワンストップに行えるため、作業をシンプルな形にまとめられます。
クラウドサービスを使えば共有・共同編集が可能
クラウドで運営されているエディタを活用すれば、誰かと文書を共有したり共同編集することが可能です。文書は人に読まれること前提で作成するものなので、共有が容易であればあるほど本来の目的に沿いやすくなります。
また、前述の通りドキュメントを共同編集することで、スピーディーな作成が可能になります。加えて、作成段階で複数人の目が入れば、文書から主観性を排除することもできるでしょう。
もちろん、主観的なものが必ずしも悪いわけではありません。ただ、議事録であれば見やすさや分かりやすさを重視することをおすすめします。
Type.mdを使えば、GoogleドライブでMarkdownの記述が可能
Type.mdを利用すれば、今までお話したさまざまなメリットを得ることができます。Type.mdはGoogleドライブでMarkdownが使えるようになるサービスなので、多くの人が既に利用しているクラウド環境でそのままMarkdownの作成や共有が可能になるわけです。
無制限のワークスペースを無料で利用できるため、Markdownを頻繁に活用する場合は導入を検討してみてはいかがでしょうか。もちろん、議事録の作成にもおすすめです。
まとめ
わかりやすい議事録を書くことができれば、会議に参加していないメンバーにも情報を共有することができます。わかりやすい議事録の書き方を習得し、文書作成や情報共有に役立てましょう。