エクセルを活用して業務管理の効率化は可能か？メリットとデメリットを解説
エクセルを活用して業務管理を行っている企業も多いのではないでしょうか。しかし、時と場合によってはエクセルでの業務管理に限界を感じてしまうこともあります。
この記事ではエクセルのメリットやデメリット、そしてエクセル管理のその先について解説します。
エクセルを業務管理に活用するメリット・デメリット
まずは、エクセルを業務管理に活用するメリットとデメリットを解説します。
メリット
エクセルを業務管理に活用することで、以下のようなメリットがあるでしょう。
汎用性や自由度が高い
エクセルは大変便利かつ自由度の高いソフトウェアです。使ったことのある方ならお分かりの通り、フォーマット次第でどのような業務にもマッチするため、汎用性の高さに定評があります。
つまるところ、あらゆる業務管理はエクセルさえあればなんとかなると言える面があります。限界はあるにせよ、業務管理にあまりコストをかけられない場合はエクセルが第一候補になるのは間違いないでしょう。
コストが低い
二つ目のメリットとしては、専用のシステムを導入するよりコストを抑えられる点が挙げられます。前述した通りエクセルは非常に汎用性の高いソフトなので、エクセル一つあれば多岐に渡る業務をカバーすることが可能です。
ソフトウェア自体も決して高い価格ではないため、エクセルで業務を回すことができれば他の部分に金銭的リソースを回すことができます。
デメリット
対して、エクセル管理のデメリットとしては下記のようなものが考えられます。
独自のフォーマットを作る必要がある
エクセルで業務管理を行う場合、それぞれに対し独自のフォーマットを作成する必要があります。エクセルは自由度が高い分さまざまな業務に活用することができますが、その分必要に応じて適切にカスタマイズすることを求められることにもなります。
業務に合わせて数式や関数を入れ込んだりデザインを整えるなど、少なくない手間がかかります。デフォルトのままでは業務に活用しづらい点がエクセルのデメリットとして挙げられるでしょう。
管理や共有に手間がかかる
エクセルで業務管理を行う場合フォーマットとデータをファイルベースで管理することになるため、管理や共有に手間がかかります。たとえば、ちょっとした更新を行った場合でも古いファイルとの整合性を確認する必要があったり、誰かと共有する際もファイルを一旦サーバーに置く手間が発生するケースがあります。
一つ一つは細かい手間でも、それが積み重なることで膨大なロスになってしまうのではないでしょうか。
エクセルに限界を感じたらどうすべき？
では、エクセルに限界を感じた時は何をすればよいのでしょうか。次に、エクセルに限界を感じた場合の対処法について解説します。
フォーマットを改善する
エクセル管理に限界を感じた場合、フォーマットを改善することで対処できる可能性があります。エクセルはデータを打ち込めば打ち込むほどファイル自体が重くなり、動作が鈍くなってしまいます。
それを改善するには一つ一つのファイルで扱うデータ量を減らしたり、シートを簡素化するのが適切です。フォーマットをうまく改善することで、エクセルの限界を先延ばしにすることもできるでしょう。
ワークフローを見直す
業務のワークフローを見直すことで、エクセルに限界を感じた際の対処が見込めるかもしれません。ワークフローを見直しエクセルが扱う範囲を狭める、もしくはエクセルを使わず業務を行うといった変更を加えることで、エクセル管理の限界を無視できるケースもあります。
このやり方はかなりの力技になりますので、どのような場合にでも適用できるわけではありません。エクセルを業務に活用しなくなることで生産性が下がってしまう恐れもあるため、柔軟かつ慎重な判断が求められます。
業務システム導入を検討する
最後に挙げられるのは、エクセルの代わりに業務システムを導入し活用するという方法です。一口に業務システムといってもさまざまな種類がありますが、エクセルで何を行っていたかが明確であれば自ずと何を導入すべきかが定まります。
業務システム導入にはコストがかかりますが、その分得られるメリットも多いです。エクセル管理で事足りているのであれば無理に導入する必要はありませんが、限界を感じているような場合は導入を検討してみるのも手でしょう。
業務システム導入のメリット
それでは、最後に業務システムを導入することによるメリットについて解説します。ここで紹介しきれないものも多々ありますが、業務システム活用のメリットは主に下記の三点に集約されます。
使いやすく管理しやすいデザイン
業務システムのメリットとして、使いやすく管理しやすいデザインになっている点が挙げられます。エクセルでも簡易的なデザインは可能なのですが、ベースが表計算ソフトなのでそこまで凝ったものは作れず使いづらいものになってしまうこともあるでしょう。
しかし業務システムは専用の業務を行うために作られているため、一目見て分かりやすいデザイン設計がなされています。初めてシステムに触る人でもとっつきやすく使いやすいUIになっていることが多く、最小限の操作説明である程度使えるようになることも珍しくありません。
搭載機能や性能とはまた別軸ですが、とっつきやすい操作感は現場への浸透を大きくサポートしてくれます。いくら便利なシステムでも使いにくいものを敢えて使おうという人はそう多くありません。
処理系統をいじって壊す可能性が低い
エクセルで業務管理を行う場合、独自フォーマットで作られたシートにデータを入力していく形になります。それぞれのセルには該当する計算式や関数などが割り振られており、それを利用してさまざまな値を入力したデータから導き出すのが通常の処理系統です。
問題はその計算式や関数を駆使してる箇所がユーザーから見えることであり、編集可能なこともあるという点です。編集できるということはユーザーからの誤った操作でセルの設定を削除することもでき、必ず復旧できる保障もありません。
業務システムであれば内部処理はユーザーから見えない場所に隠されていますので、そのようなトラブルは起きづらくなっています。
労働生産性の向上
業務システムを導入する総合的なメリットは、「労働生産性の向上」です。今まで人の手で行っていた作業をシステムを活用して自動化することにより、余った人的リソースを他の業務に割くことができます。
現在はシステムにより自動化できる作業はどんどん自動化し、人間は人にしかできない仕事を行うべきといった考え方が主流になってきています。これまではITを業務に活かせる幅が限定的だったこともあり自動化できるものとできないものがはっきりしていましたが、テクノロジーの進化によりその境目が曖昧になりつつあります。
自動化できる範囲が増えれば増えるほど、人手を煩わせることなく労働生産性の向上に繋がるでしょう。
まとめ
エクセルは自由度の高いソフトウェアなので、幅広い業務活用が可能です。しかし限界もあるため、エクセルの活用に無理が生じた際には業務システム導入の検討をおすすめします。