情報共有を行わないとどうなる？情報共有の意味や役立つツールをご紹介
情報共有を適切に行うことで、業務の遂行におけるさまざまなメリットが生じます。この記事では、情報共有という言葉が持つ意味や情報共有を行わないことによるデメリット、そして情報共有のためのツールをご紹介します。
「情報共有」という言葉が持つ意味
まずは、情報共有という言葉が持つ意味についてご紹介します。
情報を複数人で共有すること
情報共有とは、主に何らかの情報を複数人で共有することを意味する言葉です。シンプルなものだと「誰かに情報を口頭で伝達する」というものから、高度なものだと「共有ツールに情報をアップロードし、誰でも見られる環境を作る」といったものも考えられます。
情報共有を行うことで、個人の知識や経験を他人やチームに浸透させ、全体的なレベルアップを図ることができるでしょう。情報がスムーズに回るチームはそうでないチームに比べ、さまざまな面で競争優位を確立することができます。
テクノロジーの進化により、情報の取り扱いが重要になった
現代は、テクノロジーの進化によりさまざまなことが実現可能となりました。作業の自動化を試み業務効率化を促したり、業務の可視化を行って「今何が起きてるか」を一目で把握することが可能です。
そういったテクノロジーの業務活用になくてはならないものが「情報」です。各システムは顧客や従業員のアクティビティをデータ化し蓄積したり、顧客や従業員の声を情報として集約することができます。
それらの情報をチームで共有することにより、精度の高い業務遂行が可能になるわけです。
情報共有はスピードと正確さが大事
情報共有を行う際は、スピードと正確さを重視しましょう。スピードを重視することでよりリアルタイムな情報を得ることができ、正確さを重視すれば正しいデータに基づいた判断が可能になります。
もしスピードが欠けてしまうと、いくら正しい情報を得ても業務への適用が難しくなってしまうかもしれません。また、スピードには問題なくても正確さに欠けると、誤った根拠から誤った結果を招いてしまう恐れがあります。
スピードと正確さをどちらも兼ね備えることで、意味のある情報共有が可能です。
情報共有を行わないことによるデメリット
では次に、情報共有を行わないことによるデメリットを解説します。情報共有を行わないことで、下記のようなリスクが発生する可能性があります。
業務の知識やノウハウが個人に集約される
情報共有に難が生じると、業務の知識やノウハウが個人に集約されてしまいます。テクノロジーが今ほど進化していなかった従来は、業務の知識やノウハウは社内ではなく、それを遂行する担当者に集約されていたのではないでしょうか。
それはそれでメリットもありますが、問題は「特定の個人が不在の際は業務が回らなくなってしまう」ことです。もし当人が忙しくしている場合は順番を待たなければいけないかもしれませんし、万一退職や休職した際には業務の進行に大きな問題が発生してしまう可能性があります。
今でもそれらのリスクを100％排除できるわけではありませんが、複数人で情報を共有することにより、責任や負担の分散に繋がるでしょう。
業務の柔軟性や再現性が損なわれる
情報共有が正しく行われないと、業務の柔軟性や再現性が損なわれてしまう恐れがあります。情報共有のメリットとして「同じ情報を複数人が所有する」というものが挙げられます。
「同じ情報なのであれば複数人でも一人でも変わらないのでは？」と思う人もいるかもしれません。しかし、業務に関する情報を複数人が持つことにより、一人では浮かばないようなアイデアが生まれたり、特定の人員が不在の際にも業務を回すことが可能になります。
また、業務の知識やデータを誰もが確認できるようにしておけば、同じような業務を行う際に再現性を担保することも可能です。
「組織力」ではなく「個人力」で勝負することになる
情報共有を行わず知識やノウハウを個人に集約する体制だと、組織力ではなく個人力で同業他社と勝負することになります。個人力で勝負するからといって必ずしも敗北が決定するわけではありませんが、その場合は「いかに強い個人を得るか」に勝敗が左右される形になるでしょう。
組織力で勝負する場合も優秀な個人は必要不可欠ですが、あくまでも「組織運用に対する優秀さ」が基準となります。しかし、完全に個人力で勝負する場合は「組織運用とは関係のない個人力」でも問題ありません。
すなわち、会社が強い個人に頭が上がらなくなってしまう可能性があることを意味します。それだと、強い個人のために会社が存在してるようなものになり、事業の再現性や柔軟性、持続性を担保するのは難しくなってしまいます。
情報共有を効率化するためのツール
情報共有は非常に重要なファクターですが、システムやツールを利用することが効率化が可能です。続いて、情報共有を効率化するためのツールをいくつかご紹介します。
Microsoft365
Microsoft365は、WindowsやOfficeといったスタンダードなソフトウェアを手掛けているMicrosoft社が運営しているサービスです。Microsoft365を利用することで、WordやExcelなどのOfficeアプリを始めとしたさまざまなサービスを活用することができます。
各アプリはクラウドで動作するため、作成したファイルを容易に共有可能です。また、複数人で同じファイルに対して共同作業を行えば、確認や承認といったプロセスを省き、リアルタイムな共有ややり取りが可能となります。
Microsoft365にはさまざまなプランが用意されているため、自社に合ったものを選ぶのが活用のポイントです。
Googleドキュメント、スプレッドシート
Googleドキュメント、スプレッドシートを利用することで、効率的な情報共有が可能です。操作感やUIはそれぞれ文書作成のためのWordや表計算のためのExcelと似通っていますが、Googleアプリはアカウントさえ持っていれば無料で使えるのが利点です。
各アプリはクラウドで運用されているため、他のGoogleユーザーとの間で共有や共同作業が可能です。機能やサービスに制限はありますが、小規模な運用であれば無料プランでも十分かもしれません。
Type.md
Type.mdを使うことで、クラウドストレージであるGoogleドライブ上でマークダウンを扱えるようになります。マークダウンとは文書記法の一種であり、簡単な記述で見栄えのよいレイアウトを行えるのが特徴です。
他にも「閲覧環境の制限がなく、レイアウトの安定性が高い」といったメリットもあります。現代ではテレワークなど、多数の人が異なる環境下で文書やレイアウトを確認することも多いため、さまざまな環境での閲覧を想定する必要があります。
マークダウンを使うことで、汎用性の高い文書作成が可能です。誰でも簡単に見栄えのよいレイアウトを作成でき、どこからでも閲覧可能にすることで、情報共有の効率化が見込めるでしょう。
まとめ
情報共有は、主に「複数人で情報を共有すること」を意味する言葉です。自社に合った情報共有法やツールを見極め、効率化に努めましょう。