業務システムを正しく活用するために。システムの種類や役割、選び方を知ろう
業務システムには非常に多くの種類が存在します。そのため、「何を選んだらいいのか分からない」「選定の基準は何？」といった点に悩んでいる担当者も多いのではないでしょうか。
この記事では、業務システムの種類や選び方について事例を交えて解説します。
業務システムにはさまざまな種類がある
業務システムには非常に多くの種類があります。まずは、業務システムの一例をご紹介します。
業務システムの一例
業務システムには下記のようなものが存在します。基本的に業務を管理・支援するものが多いですが、「何を」管理・支援するかによって種類が異なります。
顧客管理システム
1つ目の例として、顧客管理システムが挙げられます。顧客管理システムは別名CRM（Customer Relationship Management）とも呼ばれており、業務システムの中でも比較的ポピュラーなものと言えるでしょう。
搭載されている機能は製品によって異なりますが、その名の通り顧客を管理するシステムになるため、それに応じたものがメインです。例えば、顧客の会社名や所在地、電話番号、担当者名といったベーシックな情報はもちろんのこと、「いつ何をどれだけ購入したか」などの情報も入力することができます。
さらに、見込み客に対するフォローメール送信やセミナーの案内なども可能です。顧客との関係をしっかりと管理および改善し、最終的な売上に繋げやすくするのがCRMの目的と言えるでしょう。
営業支援システム
次に挙げられるのは営業支援システムです。営業支援システムはSFA（Sales Force Automation）とも呼ばれ、営業活動を支援するための機能が豊富に搭載されています。
一例としては、顧客情報やスケジュールの管理、ToDoや請求書の発行機能などが挙げられるでしょう。SFAを導入することで営業活動の能率が上がるのはもちろん、各営業マンの行動や成果の見える化にも繋がります。
上述したCRMと似た機能も搭載されていますが、CRMが顧客との関係を重視するのに対し、SFAはあくまで営業支援を目的としたシステムである点が異なります。
文書管理システム
次にご紹介したいのが文書管理システムです。文書管理システムはその名の通り文書を管理するシステムであり、主に情報共有や業務のペーパーレス化を目的として使用されます。
文書管理システムを導入すれば、従来のように紙の書類を管理・保管する必要がなくなります。紙の書類は保管に場所を取るだけでなく、必要な情報を探すにも手間や時間がかかるでしょう。
それらを全てデジタルで共有することにより、大幅な業務効率化に繋げるのが狙いです。ミーティングの際などにいちいち資料を印刷する手間が省け、紙やインクといった資源の節約にも繋がるでしょう。
適切な業務システムの選び方
上述したように、業務システムには非常に多くの種類が存在します。では、その中からどのように自社に合ったものを選べばよいのでしょうか。
続いて、適切な業務システムの選び方について解説します。業務システムの選定を誤ってしまうと業務効率化どころか、逆に業務の妨げになってしまう可能性もありますので、下記のような点に注意し、正しいものを選びましょう。
どのような業務をシステム化したいかを明確にする
業務システムは、さまざまな業務を代替・支援することで業務効率化を図るのが目的です。そのため、導入前に自社のどのような業務をシステム化し効率を図るのかを明確にしておきましょう。
一例としては、下記のようなものが挙げられます。
- 顧客との関係を見直し売上増に繋げたい → CRM
- 営業活動を可視化し、効率を上げたい → SFA
- 自社のさまざまなデータを経営に活かしたい → データの一元管理・分析システム
当然ながら、目的と異なるシステムを選ぶのは効率化失敗に繋がってしまいます。システム導入のためにシステムを選ぶのではなく、業務ありきでシステムを選んだ方が上手くいくでしょう。
そのためには、自社にどのような業務があり、それがどのようなフローを形成しているかを棚卸ししなければならないケースもあります。これらの作業は口で言うほど簡単ではありませんが、一般的に業務効率化プロジェクトは長期的に取り組むものなので、漏れなく丁寧に行うのをおすすめします。
機能が過不足なく揃っているものを選ぶ
システムの種類を決めたら、次は製品選びです。同じ種類のものでも各ベンダーによってさまざまな製品が開発リリースされているため、そこからさらに自社に合ったものを選ぶ必要があります。
具体的には、機能面を重視して選定するとよいでしょう。求めている機能が搭載されていないのは本末転倒ですが、あまりに機能が多すぎるものも避けた方がよいかもしれません。
多岐に渡る機能が搭載されている製品は大変便利なのですが、使いこなすのが難しいという難点があります。システムは現場で使われて初めて意味をなすため、なるべく万人にとって使いやすいものを選ぶのが無難です。
将来的な拡張性も考慮する
最後にお伝えしたいのは、将来的な拡張性も視野に入れるという点です。システムの導入には当然ながら費用がかかりますが、その費用に対してどの程度の効果を得られたかが重要です。
費用対効果の悪いシステムを導入してしますと経営を圧迫してしまう可能性も考えられるでしょう。それでは何のためにシステムを導入したかが不明確になってしまうため、なるべく長期的に使え、かつ効果の見込めるものを選ぶのが大事です。
例えば、システムにはオンプレミスとクラウドという種類がありますが、クラウドの方が拡張性が高いケースが多いです。オンプレミスの場合は自社に専用の機器を設置するため、システムの刷新には機器の入れ替えが必要なケースもありますが、クラウドであれば、システムに必要な機器はベンダーの管理下にあるからです。
業務システム活用事例
では、最後に業務システムの活用事例をいくつかご紹介します。
RPAを活用し、案件管理情報を自動入力：大手リース
ある大手リースの会社では、RPAを活用し案件管理情報の自動入力に着手しました。元々入力が10ステップ以上もあり、入力時期も月末に集中していたために社員に相応の負担がかかっていたのですが、RPAを活用することで入力の8割を自動化することに成功しました。
チャットツールを導入し業務効率化：イオンドットコム株式会社
イオンドットコム株式会社は、イオングループ内のEコーマスフルフィルメントや通販を手掛けている会社です。同社ではコミュニケーションツールとしてさまざまな手法が使われていたため、そこにコミュニケーションロスが生じていました。
そこでコミュニケーションツールの一本化を図り情報を集約したところ、フラットなコミュニケーションに繋がりました。
プロジェクト管理ツールを導入し、業務を適正配分：株式会社リクルートライフスタイル
株式会社リクルートライフスタイルは、ホットペッパーやじゃらんなどのサービス・メディアを運営する会社です。同社では、タスク管理をメール中心に行っていたのですが、それだと検索やチェックに限界がありました。
そこでプロジェクト管理ツールを導入したところ、2000人のタスクを一元管理することが可能になり、業務効率化に繋がりました。
まとめ
業務システムには非常に多くの種類があります。その中から自社に合ったものを見つけるのは大変かもしれませんが、然るべき点に注意を払い、可能な限りベストな判断を行いましょう。