業務システムの運用で生産性を可視化。そこで得られるメリットとは？
生産性を向上させることは、会社の主目的です。しかし、どのように生産性を向上すればよいか悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。
この記事では、生産性の可視化について解説します。生産性を可視化することで、さまざまな面で利点を得られるでしょう。
生産性を可視化するとどうなる？
生産性を可視化すると、一体どのような変化が起こるのでしょうか。まずは、その辺りについて見ていきましょう。
業務の効率化に繋がる
生産性を可視化すれば、多くの面で業務の効率化に繋がります。生産性を可視化するというのは、すなわちどの業務がどのような成果を上げているかを明確にするということになります。
仕事というのは基本的に結果が重要になるため、なるべくであれば結果に繋がらない業務やタスクは省いた方が好ましいでしょう。生産性を可視化すれば、どの業務の効率がよく、またどの業務の効率が悪いかが判明しますので、効率のよい業務にリソースを集約させることが可能となります。
そうすることで、全体的な業務の効率化に繋がるというわけです。
働き方改革をサポートできる
生産性を可視化すれば、働き方改革をサポートすることができます。前述の通り、生産性を可視化することで各業務の効率を測れることになり、高い効率をほこる業務にリソースを集約すれば、大幅な業務効率化が見込めます。
業務が効率化されればされるほど、従業員にかかる負担を軽減できるでしょう。働き方改革関連法の目玉としては「残業時間の抑制」が挙げられますが、一人あたりの仕事量を削減できれば、自ずと残業時間も減ることになります。
会社によっては働き方改革による影響は非常に大きくなりますので、早いうちに対処することが求められるでしょう。
適正な業務評価ができる
生産性を可視化すれば、適正な業務評価にも繋がります。生産性を可視化するということは、すなわち業務の成果を客観的根拠に基づき判断できるようになりますので、公平な評価軸を構築することが可能になります。
公平な評価軸がない場合、業務に対する評価は経営者や管理者の主観に頼ることになるでしょう。場合によってはそれでも適切な評価が下されるでしょうが、人間の主観というのは時に正確性を欠くこともありますので、あまり頼りすぎるのは考えものです。
客観的根拠のある業務評価を行えば評価が適正化するだけでなく、不公平感を排除することにも繋がります。何をどうすれば評価に繋がるかが明確になりますので、評価される側のモチベーションアップも見込めるでしょう。
生産性を可視化するためのポイント
では、次に生産性を可視化するためのポイントについて解説します。生産性を可視化するには、一体どのような点を注視すればよいのでしょうか。
業務にまつわるデータを取得する
生産性を可視化するためには、まず業務にまつわるデータを取得するところから始めます。業務にまつわるデータとは、たとえば「かかった時間」や「得られた成果量」などが挙げられるでしょう。
生産性を可視化するというのは、すなわち業務から得られたリターンを可視化するという形になりますが、一足飛びに生産性を可視化することはできません。まずは基礎となる数字をしっかりと計測し、それに基づいて可視化することになります。
適正な業務量を算出し、各人に割り当てる
業務にまつわるデータを取得したら、次に適正な業務量を算出し、各人に割り当てます。生産性を算出するためにはデータの測定も重要ですが、各従業員にある程度ベストな状態で仕事をしてもらう必要があるでしょう。
当たり前の話ですが、人間が一日に集中できる時間は決まっているため、長時間労働になればなるほど成果量は下がっていきます。特定の人間に業務が集中して労働量が多くなれば、その分当人の生産性は下がることになりますので、それでは正確な測定が難しくなってしまう恐れがあります。
同時に、適正な業務の割り振りは働き方改革にも繋がります。生産性を可視化するのは生産性の向上のためであることが多いため、本来の目的を見失わないように気をつけましょう。
自社システムを導入する
最後に挙げられるのは、自社システムの導入です。現在はインターネットやテクノロジーの発展により、多種多様な業務システムが開発リリースされています。
システムを上手く活用できれば、生産性の可視化を大いにサポートしてくれるでしょう。それだけでなく、どのような業務にリソースを割くべきか、またどのようにすればより一層生産性が向上するか、などのヒントも得られるかもしれません。
自社システムを導入するメリット
では、最後に自社システムを導入するメリットについて見ていきましょう。システムと一口に言ってもその種類はさまざまであり、通常は既に開発されているパッケージのものを導入することが多いです。
しかし、自社独自のシステムを導入することによるメリットも見逃すことはできません。もちろん、自社が置かれている状況によってどのような形態のシステムを導入すべきかは異なってきますので、自社システムの特徴をしっかりと掴んでおくことが重要です。
自社システムには、一般的に下記のようなメリットがあります。
自社の業務形態にカスタマイズできる
自社システムを構築する場合、自社でシステムの設計を行うことになりますので、業務に合わせたオリジナルのカスタマイズが可能です。それはすなわち、自社の業務に完全にフィットしたシステムを開発できるということになります。
業務システムを導入する際は既存パッケージを活用することも多いのですが、それでは細かいところに手が届かない可能性もあるでしょう。せっかくシステムを導入するのであれば十全なものを導入した方が業務効率化が見込めますので、場合によっては、自社オリジナルのものを検討するのがよいかもしれません。
https://urchin.company/workflow/将来的な拡張性が見込める
自社システムを選択すれば、将来的な拡張性も見込めます。システムというのは基本的に長年使うことが想定されますので、開発段階で拡張性を持たせるケースも多いものです。
しかし、既存パッケージのものは汎用性を高める必要がありますので、自社に沿った拡張性が施されているとは限りません。対して、自社システムであれば設計段階で自社の将来に沿った拡張性を組み入れることができるため、長期間の運用が見込めます。
もちろん絶対というわけではありませんが、「どのような拡張性が設けられているか」があらかじめ分かっていれば将来的な不安や心配を減少させられるのではないでしょうか。
自分達でシステムを企画すれば現場に馴染みやすい
最後に挙げられるのは、自分達で企画したシステムは自ずと現場に馴染みやすいという点です。既存のパッケージ製品であれば最初から最後までマニュアルに沿って操作や運用方法を覚えなければなりませんが、自社で企画したものであればその心配はいりません。
もちろん、マニュアルを整備することは重要ですが、最初から自社の業務に沿って設計されてますので、余程のことがない限りは直感的に操作できるでしょう。加えて、マニュアルの作成や研修などを通じ、より一層システムへの理解を深めることが可能です。
まとめ
生産性の可視化に成功すれば、どのような業務がどの程度の成果を上げているかが一目瞭然になります。適切な可視化を行い、生産性の向上を目指しましょう。