仕事のミスを防ぐには？ミス防止のための対策を事例を交えてご紹介
仕事にミスはつきものですが、あまりにミスが多いと業務が滞ってしまうことになります。個人的なミスであれば当人が意識的に改善していくほかありませんが、場合によってはワークフローや仕組み上ミスが発生してしまうケースもあるでしょう。
この記事では、仕事でミスが起きてしまう原因や、その対策について事例を交えて解説します。仕事上のミスを削減するためには、一体どのような点を注意すればよいのでしょうか。
仕事でミスが起きてしまう原因とは？
仕事にミスはつきものですが、もちろん発生しないにこしたことはありません。まずは、何故ミスが起きてしまうのかを見ていきましょう。
業務のマニュアルが整備されていない
ミスが発生してしまう背景には、業務マニュアルやナレッジの不備などが挙げられます。業務の覚え方や進め方には個人差がありますが、その際に指針となるマニュアルやチェックリストがあれば、多少内容が不明でも逐一確認しながら進められるでしょう。
しかし、現場が多忙な場合はなかなかマニュアルやチェックリストの整備に時間を割くことができません。このような現場では、各従業員は自分の仕事をこなすだけで手一杯であり、新人の教育が後回しになってしまうケースも多いです。
業務について深く理解しないまま、しかもマニュアルやナレッジもなしで行ってしまうと、当然ながらミスの温床になります。
ワークフローに問題がある
ワークフローに問題がある場合もミスが生じやすくなってしまいます。前述の例では個人による確認不足を挙げましたが、ワークフロー上で確認工程が設けられていない場合も同じような話になります。
この場合、責任は個人ではなくワークフローを構築した責任者に帰属することになるでしょう。一度構築されたワークフローを変更するのは難しいものがありますので、構築する際は慎重になる必要があります。
完璧主義的な価値観
職場の価値観が完璧主義的になりすぎると、ミスが生じやすくなります。この場合はミスそのものが増えるというよりは、「通常なら問題ないレベルでもミスと認識されやすくなる」と言った方がよいでしょう。
業務品質が高いにこしたことはありませんが、クオリティを上げれば上げるほど現場の負担が増え、疲弊に繋がります。完璧主義的な価値観が蔓延している職場では、確かに業務品質は向上するかもしれませんが、従業員のモチベーションの低下や見えないところでの手抜きが行われてしまうかもしれません。
それにより、将来的に大きなミスが生じてしまう可能性もあるのではないでしょうか。業務品質と現場の負荷を天秤にかけ、ちょうど良いバランスをとるのも経営戦略の一環です。
仕事でミスが発生するのを防ぐ方法
では、仕事上でのミス発生をどのように対策したらよいのでしょうか。ミスを防ぐためには、下記のような対策が有効です。
それぞれのタスクについて「何のために行っているのか」を明確にする
各人が、自分の抱えているタスクについて「何のために行っているのか」をしっかりと把握するようにしましょう。通常、仕事にはそれぞれ重要度や緊急度といったものが設定されており、「速さを重視するのか」もしくは「時間がかかってもいいから丁寧正確さが求められるのか」が異なってます。
もちろん、あまりにミスが多いようでは論外ですが、70％くらいの完成度であれば問題ないというケースもあるでしょう。その場合は質よりスピードが求められることになりますので、確認は最低限行うくらいで良いかもしれません。
それぞれのタスクを行う意味について理解を深めることができれば、手を抜けるとこは抜き、丁寧さを求められる仕事にリソースを割けるので、結果ミスを減らすことに繋がるでしょう。
ミスの起こりえない仕組みを構築する
もう一つの対策としては、ミスの起こりえない仕組みを構築するということです。業務のワークフローは現場によって異なりますが、ミスをミスのまま通過させてしまうようではワークフローに問題があると言わざるをえません。
人間が行う以上、ヒューマンエラーは必ずといっていいほど発生します。であれば、ミスが起こることを前提にワークフローや仕組みを構築し、人為的にではなく機械的にミスを削減することが重要です。
たとえば、Webサービスを開発する場合、一般的にユーザーの入力画面には必要な文字列以外は入力できないように設計します。そうすれば意図しない挙動を最低限に抑えることができ、システマチックにミス（バグ）を減らせるというわけです。
システムやツールを活用する
ミスが起こりづらいワークフローや仕組みを構築するためには、システムやツールの活用が効果的です。システムやツールを業務に導入することにより、ワークフローに人間ではなく機械によるチェックが入ることになります。
人間では思わず見落としてしまうようなミスも、機械であれば判別可能です。そのため、設定を細かくしすぎてしまうと、あまりの精度の高さに業務が進捗しづらくなってしまう可能性もあるでしょう。
そうなってしまっては本末転倒なので、今度は逆に機械のチェックを緩めることが大切になります。こちらもバランスが大切になりますので、程よいラインを模索しましょう。
システムの導入によってミスの発生を防いだ事例
それでは、最後にシステムの導入によってミスの発生を防いだ事例をご紹介します。導入の参考になれば幸いです。
RPAを導入して単純ミスを削減した：大手通販会社
通販会社の業務にとって欠かせないコールセンターですが、コールセンターの業務はシステムによって大幅な効率化が可能です。ある大手通販会社はRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション/Robotic Process Automation）というシステムを導入したところ、従来はベテランスタッフ10名で行っていた作業を新人スタッフ1名で行えるようになるなど、圧倒的な効率化を達成しました。
また、正確さと迅速さが求められる高度な作業をRPAに代替させることができ、ミスの削減にも繋がりました。正確さや迅速さという面では、人間よりシステムやツールの方に一日の長があります。
ハンディターミナルを活用してヒューマンエラーを防止：製造工場
製造工場における生産工程では、非常に多くの部品や原材料を取扱います。もし間違えたものを選択してしまった場合、不良品の発生に繋がってしまうでしょう。
そのため、製造工場ではハンディターミナルの活用が進んでいます。一見すると似たような部品でもハンディターミナルを通せば正しく見分けられますので、ミスの削減に繋がります。
また、工程管理や作業工数の管理、トレーサビリティといった面でもハンディターミナルの活用がなされています。ハンディターミナルで読み込まれたデータはシステムに集約されるため、生産管理だけでなくさまざまな分野で活用可能です。
まとめ
仕事でミスが起きてしまう原因としては、個人的なものと仕組み的なものが挙げられます。個人的な要因に関しては、当人のスキルアップや確認の徹底で改善することができ、仕組み的なものであればワークフローの改善やシステムの導入が有効になるでしょう。
専用システムやツールを導入すれば、ミスの削減だけでなく多くの面でメリットがあります。事例でもご紹介した通り、業務効率化によるリソースの削減や、徹底的な品質管理などにも繋がるでしょう。
自社のワークフローを見直し、効果的なミス防止の対策に努めましょう。