すぐに実践！いつもの仕事が楽になる業務効率化8つのアイデア
「業務効率化を進めましょう。」
このような話は今も昔も会社で言われていることです。そのため何となく効率化しなくちゃと考えている人もいますが、必要なのは「効率化することで何が良くなるのか」というメリットがわかっているからこそ、最適なアイデアが思いつき現場で実施されることにつながります。
今回は業務効率化を実践した場合のメリット。個人で業務効率化を行うアイデアとグループでこそ取り組むべき業務効率化のアイデアを紹介していきます。
業務効率化のメリットとは
業務効率化を行うと、あなたにも会社にも大きなメリットがあります。
早速、代表的な3つのメリットを見ていきましょう。
作業時間の短縮で他の業務ができる
毎日の仕事で決まった作業をしていることはありませんか？定型作業は一人ひとりの作業時間を少しずつ短くすることで、全体の業務を効率化することができます。
もし10名で仕事をしている場合、一人ひとりが10分ずつ短縮すると、100分短縮することになります。
また、これまでの作業時間よりも短くなったため余裕のある時間には、手をつけようとしながらも手をつけられなかった業務や整理作業などを行うことができます。
この経験は結果的に個人のスキルアップにもつながります。そして他の業務を知ることで視点の広い考え方も手に入ることでしょう。キャリアアップや収入アップにもつなげることができますし、従来の仕事だけでは気づくことのなかった新たな一面から、モチベーションがアップすることも考えられます。
残業代など経費が削減できる
働き方改革にも盛り込まれている「残業」問題。まずは大手企業からの実践ということですが、中小企業の方も十分気になる内容のはずです。
なにも働き方改革ばかりが理由ではありませんが、やはり会社としては残業代を減らすことで経費を少なくしたいもの。
- 純粋な労働における残業代
- 残業している時間に必要な電気代
- パソコンの利用時間
どれも毎日に必要な費用は、本当に微々たるものです。しかし、微々たる費用も半年、1年が経過すると驚くようなお金に化けてきます。
必要な場合は仕方ありませんが、業務効率化の方法として残業を削減することで、経費削減が行われ最終的には会社の利益にも影響を与えてきます。
社員の不満がたまりにくくなる
業務効率化を行う最大のメリットは、長時間労働による社員の不満を少なくできることでしょう。
長時間労働が何ヶ月も続くと、いくら体の強い人でも体調不良を引き起こしかねません。休職や退職という事にもつながりますので、必要な人材が流出することでさらに会社がブラック化することにもなります。
このようなことが起こらないためにも、業務効率化を行うことで社員の不満がたまりにくくなります。プライベートの充実や気分転換を行う余裕のある職場は、優秀な人材の獲得や健康面にもメリットを感じることができます。
そして見えにくいメリットですが、業務効率化が浸透すると仕事でのミスが減る傾向にあります。そうすると個人の負担も減り、適切な仕事量をこなるせるため、仕事でのクオリティも向上することが期待できます。
個人で行う業務効率化アイデア
それでは業務効率化をアイデアとして、個人で出来ることから見ていきましょう。
個人単位で効率化できないと、いくら大きな目標を掲げても効果を感じることができません。まずはあなたの毎日から効率化を目指すのが先決です。
仕事の優先順位を決める
もっとも簡単に業務の効率化を行えるアイデアが、あなたの日頃の仕事に優先順位を付けることです。
優先順位の付け方は人によって違います。それは経験や得意分野、まわりとの関係性によって変化します。しかし、どのような人もなにかしらの優先順位を付けることは可能なはずです。
- 調べることに時間のかかる業務は、午後一番から行う
- 得意な書類整理やパワポ作成は、午前中にやってしまう
- 時間のかからない、急ぎでもないことは隙間時間で対応
一日のスケジュールを書き出し、どのように進めていくのかをパッと見たときわかるようにしておくとベストです。
これは締め切りが明確にわかることで、ダラダラと作業をこなすようなことが減ります。次にする作業がわかっているので、無駄に「何をしようかな？」と考える時間もなくなります。
報連相を徹底する
個人が行う業務効率化のアイデアで取り入れてもらいたいのが、ビジネスの基本である「報連相」です。
報告・連絡・相談を円滑に行うことで、あなたの仕事もスムーズに進みます。思い込みだけで作った資料がダメ出しされて修正に何時間も必要な状況になるよりも、先に5分10分相談しておくことで効率化が実現します。
また、報告や連絡をすることで、急ぎと言われていた作業が後回しでも構わなくなった、ということもあるでしょう。こまめな報連相を行うことで、手戻りや今すぐやらなくて良いことなどがわかりますので、時間的にも心にも余裕をもって楽に仕事ができるようになります。
集中力を保つ工夫
人は同じことを、同じ状況で何時間も集中したまま過ごすことは苦手です。ですから可能な限り作業時間を決め、こまめに休憩を取ることが大切です。
会社によっては、机を固定していないところもありますから、そういった環境があるのなら、集中力がとぎれる前にウロウロと別のデスクや景色が見える場所へ移動するのも有効です。
見える景色や場所が変わるだけでも、切れかけた集中力が元に戻ってきます。
業務をテンプレート化する
非常に基本的な業務効率化のアイデアです。このアイデアは今日から個人で実践でき、最も効率化を実感できる方法だと言えます。
あなたが毎日行っている業務の中には、
- メールの返信
- 報告書の作成
- 他部署への情報共有
こういったことがあるはずです。これらのやりとりの中で、いつも同じようなことを伝えているのに、毎回キーボードで入力しているようなことないでしょうか。また、いつも同じようなことなのに、最初から考えて入力し作成していることはありませんか？
もしこういった経験があるのなら、メールや報告書、情報共有する資料の書式をテンプレート化してしまいましょう。
虫食い状態のメール用テンプレートを作っておき、送信先の名前や件名だけを入力するようにしておくと、いつもの半分の時間で終われます。報告書などもテンプレートを作っておけば、今日の情報だけを入力すれば終わります。
グループで行う業務効率化アイデア
次は社内のグループで行うと効果を実感できる業務効率化のアイデアです。
業務の分担を考える
どうも仕事がスムーズに回らない。そんな経験があるのなら、それぞれの担当部署の特性を見直してみましょう。
人や部署には得意なこと、そうでないことがあります。スキルを最大限発揮するためにも、リーダーは部署それぞれが持つ特性を理解し、適材適所に割り振ることを考えたいところです。
例えば、英語が得意な人が多い部署なら、海外の取引や海外の情報を精査する役割を担ってもらうことができるでしょう。売り方や仕掛け方の得意な人がいる部署なら、セールスやマーケティングを行う部署に役割を変えるというのも方法です。
また、自社には適した人材や部署がないという場合、今の時代は簡単にアウトソーシングを検討することもできます。
権限の範囲を変える
「○○さんが出張しているので決済できません。」
これで決済が3～4日待ちというのでは、業務の効率化はできません。
こんなことにならないためには、誰か個人だけが権限を持つのではなく、何人かに権限範囲を広げることで代役してもらえる環境を作ることが必要です。
事前に社内で適した人がいるかどうかを判断し、できるだけスムーズに仕事がまわるように考えておきましょう。
不思議な話ですが、大きな組織になればなるほど、このような業務効率化を止めるようなことが起こりやすくなります。
業務フローを見える化する
これも良くあることです。「○○さんじゃないとわからない。」
このような個人に頼った業務の流れは、フローを書き出し効率化することが必要です。他の人がフローを見れば、どういう流れで行うのかわかることで、効率化へ一歩進むことができます。
また、業務フローを見える化することで、業務が滞りがちな部分やミスが多い部分もわかってきますので、組織全体としての効率化も行えます。
システムを導入し自動化を検討する
何度もエクセルシートでチェックしている。何度も印刷した紙を見比べて確認している。いつも同じ作業を手で行っている。
2度手間、3度手間な確認業務。いつも同じことを繰り返す業務は、システム導入できる可能性を持っています。システム導入することで、ミスや漏れのチェックを自動化できます。また、同じ作業は自動化することで、決まった時間やボタンひとつで完了できます。
いきなり全社にシステム導入というのは難しいかと思いますので、このように自動化出来そうな小さな部分から導入し、効率化を実感されてはいかがでしょうか。
まとめ
業務効率化のメリットとアイデアについてご紹介していきました。一口に業務効率化といっても、個人ですぐにできることと、グループで決めて行うことがあります。
それぞれが上手く絡み合うことで効率化は最大の効果を発揮します。まずは自分の業務から効率化することを目指しましょう。そして最終的にはグループ単位での効率化へ進み、そこから自動化できるポイントを見つけましょう。
ポイントが見つかればシステム導入を実施することで、人材不足やミスや漏れのリスクを会社全体で回避することができるでしょう。
今回の業務効率化のアイデアを参考にして、あなたの会社や部署でも進めて頂きたいと思います。