議事録を共同編集すれば情報共有の効率化に繋がる。共同編集のメリットややり方を解説
議事録を共同編集すれば、精度の高いドキュメントを短時間で作ることができます。この記事では、議事録を共同編集するメリットや共同編集の流れ、そして共同編集のためのおすすめツールをご紹介します。
共同編集についてしっかりと学び、客観性の高い文書作成を目指しましょう。
議事録を共同編集するメリット
議事録を共同編集することで、下記のようなメリットが生じます。
作業の迅速化
ドキュメントを共同編集すれば、作業の迅速化に繋がります。一人より二人、二人より三人で文書を作成した方が人手がある分作業がスピーディーに進捗します。
それに加え、複数人で作業することにより互いに文書を確認しながら進められるというメリットもあります。通常、文書の作成には作成者以外の人の確認を経て修正点を洗い出し、それに基づいて再度編集するといったプロセスが必要です。
客観性を高めるためには重要ですが、工程が多くなる分進捗が遅くなります。しかし、文書を確認する側と作業する側で共同編集できれば、確認と修正をリアルタイムに行うことが可能です。
スムーズな情報共有
ドキュメントを共同編集すれば、スムーズな情報共有が可能です。共同編集とは「複数人で同じドキュメントを編集すること」なので、少なくとも作業している人間は同じ情報を共有することになるでしょう。
一人で文書を作成すると作成者のみが記載情報に詳しくなり、それ以外の人との間に溝が生まれてしまうケースも考えられます。組織的に仕事をする上で、特定の誰かに情報を集中させるのは好ましくありません。
ドキュメントを共同編集することで、自ずと複数人間で情報が共有されます。また、複数人の目で確認された文書は分かりやすく読みやすいものになっていることが期待できますので、他の人にも情報が行き渡りやすくなります。
情報の一元管理
ドキュメントを共同編集することにより、情報の一元管理に繋がります。従来のように「大元となるドキュメントをそれぞれがダウンロードして保有する」というやり方だと、閲覧者の数だけファイルが存在することになるでしょう。
人によっては、ダウンロードしたファイルに編集を加えて自分用にカスタマイズしているかもしれません。そうなると変更が加えられたファイルが乱立することになり、バージョン管理に支障をきたしてしまいます。
ドキュメントを共同編集すれば元のドキュメントに直接編集を加える形になるため、情報の一元管理が可能です。オリジナルのドキュメントを見れば必要な情報が全て記載されており、仮に誤った編集がなされていても「誰がいつ記載したか」が管理されているため、確認および修正も容易でしょう。
議事録を共同編集するには？
議事録の共同編集は、どのように行えばよいのでしょうか。続いて、議事録を共同編集する方法を解説します。
共同編集用のツールを導入する
議事録を共同編集するには、まず共同編集のためのツールを導入しなければなりません。普段使っている文書作成ツールに機能が搭載されていれば話は早いのですが、そうでない場合は新しいものを導入して活用する必要があるでしょう。
ツールを選ぶ際のポイントは、下記ようなものが挙げられます。
- ニーズに合った機能が搭載されているものを選ぶ
- できればクラウドサービスを選ぶ
- 場合によっては有料プランも検討する
コミュニケーションを重視したいのに、コミュニケーション機能の乏しいツールを導入するのは好ましくありません。また、現在はクラウドサービスが主流になっているため、利便性やセキュリティを考えてもクラウドで運用されているものを選ぶのがよいでしょう。
また、多くのサービスは無料でも利用できますが、容量や機能が足りない場合は有料プランを検討するのも手です。
共有設定を行う
適切なツールを導入したら、次は共有設定を行います。やり方は各ツールによって異なりますが、それほど難しい作業ではないでしょう。
大半は、共有のためのボタンを押して共同編集するユーザーを招待すればOKです。ツールによっては各ユーザーに異なるアクセス権を設定できるため、誤編集を防ぐことも可能です。
注意点としては、なるべくドキュメントを公開状態にしないことです。公開状態にするとURLさえ知っていれば誰でもアクセスできる状態になるため、セキュリティ的に問題が生じる恐れがあります。
仕様や都合上どうしようもない場合は仕方ありませんが、なるべく特定のユーザーのみ閲覧可能な状態にするのが好ましいでしょう。
作業を行う
ドキュメントの共有が完了したら、後は作業を行うだけです。それぞれのユーザーの手であらかじめ決めておいた部分を記述および編集し、項目を埋めていきましょう。
気になった箇所があれば、提案機能やコメント機能を使って他のユーザーとやり取りすることも可能です。共同編集の利点には「複数人で文書を作成することによる客観性の高さ」があるため、それを活かさない手はありません。
各々気になった部分を指摘し修正を加えれば、多くの人にとって読みやすく分かりやすい文書を作成できます。
議事録を共同編集するためのおすすめツール
では、最後に記事録を共同編集するためのおすすめツールをいくつかご紹介します。
Microsoft Word
Microsoft Wordは、Microsoftが開発しリリースしている文書作成ソフトウェアです。ビジネスアプリケーションであるOfficeに含まれているため、仕事で使用している人も多いのではないでしょうか。
Wordを活用すれば、簡単にドキュメントの共同編集が可能です。ただ、古いバージョンを使っているメンバーとは共同編集が不可になってしまうケースもあるため、事前に確認しておいた方がよいかもしれません。
Googleドキュメント
Googleドキュメントは、検索エンジンで有名なGoogleから提供されているドキュメント作成アプリです。Googleアカウントを持っていれば無料で使える上に、有料アプリと比較しても遜色ない活用が可能な優れたツールです。
Googleドキュメントには、標準で共同編集機能が搭載されているのも特徴です。共有ボタンをクリックしユーザーを招待したりURLを共有することで共同編集が可能になり、整合性の高いドキュメントを素早く作成できるでしょう。
共同編集するにあたり「提案」や「コメント」を活用すれば、他のユーザーとコミュニケーションも可能です。より密なコミュニケーションが必要な場合は、標準搭載されているチャット機能を使うこともできます。
Type.md
Type.mdは、Googleドライブでマークダウンを扱えるようにする拡張ツールです。マークダウンとは文書記法の一つであり、簡単な記述で見やすいレイアウトを作成できるのが特徴です。
汎用性の高いマークダウンを活用することで、どのような環境から見てもレイアウトが崩れにくい文書を作成できます。議事録のような大勢が閲覧する文書であれば、マークダウンの汎用性の高さを活かすことができるでしょう。
まとめ
議事録を共同編集することで、整合性の高いドキュメントを素早く作成可能です。自社にあったドキュメント作成ツールを導入し、スムーズな情報共有を目指しましょう。