テレワークの勤怠管理を効率的に。システム導入の必要性とポイントとは
テレワークを行うにあたり問題となりやすいのが、どのように勤怠管理を行うかといった点です。出社を前提としないテレワークにおいては「勤務時間」や「勤務スタイル」が曖昧になりやすく、その分勤怠管理も難しくなる恐れがあるでしょう。
この記事では、テレワークにおける勤怠管理の課題点やその解決方法であるシステムの必要性について。また、勤怠管理システムを導入する際のポイントについて解説します。
勤怠管理の問題点やそれを解決するシステムについてしっかりと学び、テレワーク下における勤怠管理体制を構築しましょう。
テレワークにおける勤怠管理の課題点
テレワークにおける勤怠管理の注意点は、以下の通りです。一つずつ見ていきましょう。
勤怠管理が自己申告制になる
テレワーク下では、基本的に勤怠管理が自己申告制になります。出社して仕事をするのとは異なり、テレワーク下では「いつから仕事を始めるか」や「いつ仕事を終えるか」を目視で確認するのは難しいでしょう。
もちろんテレワークのシステムを使えば、ある程度はメンバーの動向を確認することはできます。ただ、「勤務中」や「オンライン」となっていても実際に何をしているのかは見えづらいですし、「オフライン」と表示されていても実は抱え込んでいるタスクを処理しているかもしれません。
作業内容やどのように働いてるかが見えづらい
テレワークにおける問題点の二つ目は、メンバーの作業内容や働いている姿が見えづらい点です。従来のような出社して仕事を行うスタイルの場合は「誰が何をしているか」はある程度目で見て確認することができましたし、分からなければ直接口頭で尋ねることもできたでしょう。
しかし、テレワークにおいては細かいことを逐一尋ねるのは難しく、基本的にメンバーの裁量に委ねる形になります。そのため、細かな連携が取りづらくなり、場合によってはスタンドプレーが目立つ形になってしまうかもしれません。
見えないところで過重労働が発生する可能性
テレワークの問題点として、見えないところで過重労働が発生する可能性があることも挙げられるでしょう。前述の通りテレワーク下では各メンバーが何をしているかが見えづらくなってしまうため、仕事内容や勤怠を把握しづらくなる恐れがあります。
実態が見えづらくなることによる一番の懸念は、「サボりの発生」と考える人も多いかもしれません。それもあるかもしれませんが、より深刻な懸念は「過重労働の制限が難しい」点です。
サボりに関しては成果物の提出によりある程度判断できますが、「抱えているタスクが多すぎる」「難度が高すぎる」などの問題を個人が抱え込んでしまうと、過重労働に繋がってしまう恐れがあります。
テレワークにおいて勤怠管理システムが必要な理由
では、次にテレワークにおいて勤怠管理システムが必要な理由について解説します。テレワークを行う場合、勤怠管理システムはほぼ必須と言っても過言ではないでしょう。
過重労働や適正でない労働配分を防ぐため
一つ目の理由として挙げられるのは、過重労働や適正でない労働配分を防ぐためです。従来のような出社スタイルであればいかにも無理している社員が存在する場合、ある程度は目視で判断することができ、上長からの声がけ等で過重労働を防ぐこともできます。
しかし、テレワークにおいては各メンバーの姿が見えづらくなるため、誰に業務が集中しているのかが分かりにくくなってしまいます。また、メンバー間でも「誰がどれくらい業務を抱えているのか」が共有しづらくなるため、二重の意味で過重労働を防ぎづらくなっていると言えるでしょう。
有給休暇等の管理
二つ目の理由は、有給休暇等の管理です。有給休暇の管理に関しては従来の出社スタイルにおいても重要なことですが、テレワーク下での勤怠管理をシステムで行うことによって、ある程度付随的に管理することが可能となります。
有給の残日数や取得義務などの管理はもちろんですが、「誰がいつ休むか」といった情報をメンバー間で共有することもできるでしょう。テレワークを行うにあたり問題となりやすいのは「情報共有」ですが、システムを活用することにより緩和することが可能です。
勤怠管理業務の明確化および効率化
勤怠管理は事業や業務の根幹となる大事なものです。それだけに、勤怠管理の明確化および効率化は業務における重要なポイントになるでしょう。
システムを活用することにより、勤怠管理業務の明確化や効率化が可能となります。誰かいつどれくらい働いたか、どのような業務をこなしたかなどが見える化されデータとして共有しやすくなります。
それにより、管理業務の効率化にも繋がることが期待できます。勤怠管理業務の効率化が成功すれば、勤怠管理に割く時間やリソースの減少に繋がるため、前述した過重労働を避ける意味合いも生まれるでしょう。
勤怠管理システム導入時のポイント
最後に、勤怠管理システムを導入する際のポイントについて解説します。勤怠管理システムの導入を検討する際は、下記のような点をしっかり抑えましょう。
勤怠管理システムについてしっかりと学ぶ
勤怠管理システムについてしっかりと学ぶことで、導入の際のケアレスミスを防ぐことができるでしょう。勤怠管理システムと一口に言っても製品数は多岐に渡り、それぞれ得意とする分野や搭載機能が大きく異なります。
ベーシックなものであればおおよそどのシステムにも搭載されていますが、自社の特性に合わせてより効率的なシステムを選ぶことが重要です。そのためにはそれぞれの製品の特徴をしっかりと抑え、自社業務との相性を鑑みて最終的に決定する必要があるでしょう。
自社の業務体制に合ったものを選ぶ
勤怠管理システムを導入する際には、自社の業務体制に合ったものを選ぶことも大事です。業務システムには大きく分けて「クラウド」と「オンプレミス」といった種類がありますが、どちらを選ぶかによって必要とな技術や人員、コストなどが大きく変わります。
現在の主流はクラウドタイプのものになるため、多くの場合はそちらを選ぶことになるでしょう。しかし、クラウド型システムのデメリットを看過できない場合、また自社業務との相性が著しく悪い場合はオンプレミスも視野に入ります。
いずれにせよ、大事なのは自社業務との相性であり、システム導入における費用対効果の高さです。さまざまな可能性を検討し、なるべくベターなシステムを選択しましょう。
自社のみでの判断が難しい場合はシステムコンサルティングを活用する
自社のみでシステムにおける判断が難しい場合は、システムコンサルティングを活用するのも手です。システムコンサルタントはいわばシステムのプロとも呼べる存在なので、自社のみでは判断が難しい場合においても有用なアドバイスが期待できるでしょう。
また、実際に導入したケースを元に将来的に発生しやすい問題点などを指摘してくれるケースもあります。それらを参考にシステムを選ぶことにより、自社のみで行うより明確に良いシステムを選ぶことが可能です。
まとめ
テレワーク下における勤怠管理業務は、システムの活用が必須と言っても過言ではありません。自社に合ったシステムを選び、勤怠管理業務の明確化および効率化を目指しましょう。