仕事効率をアップする習慣と仕事ができる人できない人の特徴とは？
仕事の悩みは誰にでもあると思います。特に仕事の効率をもっと良くできないかと悩んでいるチームリーダーの方も多いと思います。
- 本当なら今日やるはずの仕事が終わっていない
- やろうと気合いを入れたけれど続かない
- あれこれやっているけれど効率が悪い
でも、同期やまわりを見回すと、平然とやっている人もいる。このような経験や悩みをお持ちの方へ、仕事効率をアップする習慣と、誰もが気になる仕事ができる人、そうでない人の特徴を紹介していきます。
仕事が思うように進まない人の特徴
毎日がんばっているのに仕事が思うように進まない。そんな人には次のような特徴があります。あなたも仕事が進まないなと感じているのなら、次の特徴が自分に当てはまっていないかチェックしてみてください。
仕事以外に気を取られてる
がんばっているつもりでも、実は仕事以外のことに気を取られている人がいます。
(1)スマートフォン
スマートフォンのチェックをついついやってしまうこと。新しいメッセージや誰かの書き込みがないか、気になって仕方がないという方もいらっしゃるでしょう。
大変残念なことですが、いくらがんばっているつもりでも、このようなチェックを何度も繰り返すと、どんな人でも集中することはできません。チラチラとスマートフォンの画面を目で追っているということは、自分の目の前にある仕事よりも、もっと楽しげなことに意識が集まっているということです。
会社へ入る直前にはスマートフォンをカバンの奥へ。仕事中も身につけずに、サッと手を伸ばせば届くところへ置かないことが大切です。
(2)同時進行で仕事を進める
複数の仕事を同時にこなしている人を見かけると、自分もやろうと思うものです。しかし実際には複数の仕事を同時にこなすことはできません。
反対にそれぞれの仕事へ集中できない状態になり、時間だけが過ぎてしまい結局はどれもが中途半端という結果になりがちです。
(3)打ち合わせや会議で話を聞いていない
打ち合わせに参加していても、話を聞いていない人がいます。こういう人は、その場に集中することが出来ていないため、聞き漏らしや目的を理解しないまま仕事を進め、最後に手戻りが起こるという流れに陥りやすいです。
集中すれば仕事ができると思っている
自分で集中力を上げれば仕事ができると思うのは間違いです。いくらがんばって集中力を高めようとしても、3倍4倍にできる人は一部の人。
そもそも集中力を自分でコントロールすること事態、簡単なことではありません。
ですから、自分の力で集中すれば仕事ができると考えるよりも、自分にとって集中力の高まる時間や方法を知っておくことが大切です。
仕事が思うように進まない人に限って、眠気を誘う時間帯に集中しようとする傾向があります。
また、集中するために必要な準備を怠っている人もいます。集中して仕事を進めるためには、必ず前準備が必要です。
サッと取り出せるところに資料を用意する。ネットで必要な情報を探しておいて準備する。下準備が整っているからこそ、集中して仕事に打ち込めます。間違っても仕事をしながら資料や情報をあちこち探しているようでは、メインの仕事に集中し進めることはできません。
仕事で手一杯なのでスキルアップできない
仕事が手一杯な人に多いのですが、普段の仕事をこなすだけで疲れてしまい、効率的に進める方法や新しいスキルを身につけることに時間を使えないことがあります。
スキルアップできないと、今の仕事を効率よく片づけることも難しいでしょうし、3年後、5年後のポジションもどうなっているのかわかりません。
多忙な中でも休日などを活用して、自分を成長させる時間を確保することは必要です。ちょっとした時間の使い方の違いで、自分を成長させることができます。近い将来のこと、AIやIoTが職場へ導入されてきたときでも安心して働けるよう、手一杯な仕事に圧倒されることなく自己研磨を続けましょう。
仕事ができる人の特徴
続いて仕事ができる人の特徴を見ていきます。仕事のできる人が必ず忙しそうにしている訳ではありません。時間の使い方が上手なので、まわりから見ているだけですと、常に余裕を持って動いている印象が強いです。
集中する時間を決めている
仕事ができる人の特徴。それは自分が集中できる方法を知っていることでしょう。特に自分が集中できる時間帯や環境を知っているため、自ら集中できる状態を作り出すことで仕事への集中力を高めています。
例えば、スマートフォンや電話への応答は午前中の決まった時間は受けない。メールもチェックする時間帯を決めておき、それ以外の時間は見ない。当然ですが集中する時間帯には、SNSなどはシャットアウト。おもしろそうなスマホアプリなども遠ざける傾向にあります。いつも電話やメール、SNSをチェックし、すぐに返信することに慣れている方からすると勇気のいることかもしれません。
しかし、前もって「午前中は返信などはしないので」と伝えておけば特に問題になることはありません。また、午後まで待てないような用件が頻繁に起こるはずもありませんので、思っているよりもハードルは低いはずです。
何もしない時間を持っている
どのようなことにもメリハリが大切です。これは仕事でも同じです。仕事で集中しているのなら、仕事が終わった後は何もしないリラックスの時間を持ちましょう。帰宅の電車でスマホゲームをして頭を使うよりも、景色を見て楽しむくらいの休憩が必要です。
他には、
- 少し散歩する
- 好きな音楽を楽しむ
- マインドフルネスで今を感じる
集中して使った頭や体を完全にリラックスさせることで、明日の集中力をフルに発揮することができるのです。
仕事の環境を選んでいる
仕事ができる人は、環境を選んでいます。仕事に集中するためには、静かな場所を選んでいることでしょう。ザワザワとした環境や、電話の話し声が飛び交っている環境で、じっくりと集中して仕事を進めることはできません。
自分が仕事モードへ入れる環境とはどのような状態なのかを知っておくことで、簡単に仕事を進めることができます。
仕事を効率化する習慣3つ
それでは仕事効率を向上させるために必要な習慣についてお伝えしていきます。
この3つの習慣を意識して続けることで、仕事に振り回されるのではなく、自分自身でコントロールすることができるようになります。
1週間のタスクを洗い出す
週のはじめには、1週間のタスクを洗い出すようにしましょう。まだ未確定のタスクもあると思いますが、そういうタスクも予定として洗い出します。1週間のタスクが洗い出せると、それぞれのタスクを完了させるために必要な時間や準備がわかってきます。そうすると、いつまでに準備を整え、いつから作業に掛かれば良いのかが明確になります。
この時点で、作業するたびに「どうやって進めよう」と考えることがなくなります。また、まわりから「いつごろできそう？」と聞かれても、明確に答えることができます。目の前に来た仕事をこなすだけではなく、1週間の中での時間配分を考える習慣を身につけましょう。
マルチタスクをしない
マルチタスクをしないと決めましょう。出来る気がするものですが、実際には少しずつ細切れの時間を、それぞれのタスクに使っているだけなので仕事効率は決して高くありません。それよりも、1週間のタスクを洗い出すことで分かっている「今日やること」に集中しましょう。
集中することで仕事効率もアップし、仕事内容の品質も高くなります。些細なミスも減りますから、手戻りなども減りスムーズに仕事が進むはずです。
やらないことリストをつくる
「やることリスト」をつくる人は多いです。しかし「やらないことリスト」をつくる人は多くありません。でも、やらないことリストは大変重要です。というのも、自分にとって「やらないこと」を決めると、贅肉が取れた体のようにスッキリとした感覚が出てきます。
- 9時から11時までは電話に出ない
- 今日中の突然のタスクは受けない
- 仕事時間中はSNSを見ない
どんどんと「やらないこと」をリスト化しましょう。集中し力を発揮することを助けてくれます。
まとめ
仕事ができる人というのは、仕事効率をアップする習慣を身につけている人です。派手なパフォーマンスなどはないので、まわりは気が付きにくいものですが、コツコツと習慣化を実行し、自分の力が最大限発揮できる環境や状況を作り出しています。
今回の内容を参考にして、あなたもまずは「やらないことリスト」を作り、集中する状況を見つけてください。