文書の構造化やレイアウトに気を配れば分かりやすいドキュメント作成に繋がる
分かりやすいドキュメントを作成するには、いくつかのポイントがあります。この記事では、ドキュメント作成のポイントやMarkdownの利点、そしてエディタを活用するメリットについて解説します。
分かりやすいドキュメントを作成するポイント
分かりやすいドキュメントを作成するには、どのような点に気をつければよいのでしょうか。まずは、分かりやすいドキュメント作成のポイントを解説します。
構造化して書く
まず挙げられるのは、構造化して書くという点です。構造化とは「物事の全体を把握し、構成要素と構成要素間の関係を整理すること」と定義されています。
それにより「ダブリの回避」や「優先順位の適切な設定」というメリットが得られます。ドキュメント作成においても、文書の全体図を俯瞰し構成要素をどのように配置するのか、そしてどの構成要素に何を記載するのか、といった点を考える必要があります。
基本的には、優先順位の高いもの（結論）から書いた方が内容が明確になりやすいでしょう。しかし、場合によっては最後に書くことで効果を得られるケースもあります。
ドキュメントの目的を捉え、適切に定義する必要があるわけです。
冗長にならないよう注意する
長々とした文書を書いている方は心地よいかもしれませんが、読む方はそうとは限りません。読み手が文書を読むのは文書を読むこと自体が目的ではなく、そこに書かれている内容を理解したいからです。
であれば、なるべく負担なく内容を理解できる文書を作成することが大事です。そのためには、短すぎず長すぎない記載を心がける必要があるでしょう。
内容に対して文章が短すぎる場合、伝えるべきことが伝わらない恐れがあります。長すぎる場合は読み手の負担になり、こちらも内容が正しく伝わらない可能性が生じます。
レイアウトに気を配る
レイアウトに気を配ることで、見やすく分かりやすいドキュメントを作成可能です。レイアウトは直接的に文書の内容とは関係ありませんが、強調すべきところを太字にするなど、文書の主張をより分かりやすくする効果があります。
特に、構造化して記述したドキュメントに有効でしょう。構造化された文書は構成要素が適切にまとめられていることが想定されるため、構成要素単位でレイアウトを区切れば、見栄えもよく分かりやすい文書になることが期待できます。
ドキュメント作成にはMarkdownがおすすめ
ドキュメントのフォーマットにはさまざまなものがありますが、よく使われるものとしてMarkdownが挙げられます。Markdownには、どのようなメリットがあるのでしょうか。
簡単な記述で見栄えのよいレイアウトを作成できる
Markdownを活用すると、簡単な記述で見栄えのよいレイアウトを作成できます。文書におけるレイアウトの重要さは前述の通りですが、綺麗なレイアウトを作成できても、そこに多大なリソースが割かれてしまうのは本末転倒です。
もちろん、それが有効なケースもあるでしょう。一般公開する文書の場合、レイアウトに徹底的にこだわることで情報の正しい伝達に加え、世界観の演出なども可能です。
しかし、社内文書などはその限りではありません。見栄えにこだわらなさすぎるのは問題ですが、こだわりすぎても業務の進捗を阻害してしまいます。
Markdownのような、簡単に見やすい文書が作れるフォーマットが向いているわけです。
汎用性や互換性が高い
Markdownのメリットとして、汎用性や互換性の高さも挙げられます。Markdownは一般的に活用されているフォーマットなので、Markdownで作成された文書はどのような環境から見てもレイアウトが崩れにくいのが特徴です。
関係者が全員同一環境から閲覧しているのであれば問題は生じないのですが、そうでない場合はレイアウトが崩れてしまう可能性もあります。文書のレイアウトが崩れることで、本来伝えたかったことが伝わらなくなる恐れもあるため、共有するものは可能な限り汎用性を高めたいところです。
また、Markdownは互換性の高いフォーマットなのも特徴です。一旦Markdownで記述し、後から（ツール等を使って）他のファイル形式に変換するといったやり方も考えられます。
さまざまなエディタがある
汎用的なフォーマットであるMarkdownには、既にさまざまなエディタが用意されています。選択肢が豊富にあるため、自分に合ったものを見つけられれば、文書作成を強くサポートしてくれるでしょう。
詳しくは後述しますが、エディタを使うことにより多くのメリットが得られます。もちろん一般的なテキストエディタでも記述は可能ですが、エディタを使うことで手の届かない部分のサポートが得られます。
Markdown作成にエディタを使うメリット
では次に、Markdown作成時にエディタを使うメリットについて解説します。エディタを活用することで、下記のような利点が得られるでしょう。
エディタを使わない場合、プレーンテキストとして表示されてしまう
Markdownはエディタを使わず一般的なテキストエディタでも作成可能ですが、その場合は別途閲覧環境が必要になります。Markdownに限らず多くのフォーマットではタグと呼ばれる文字列を打ち込み、レイアウトを作成するからです。
作成環境と閲覧環境が分離している場合、人によっては混乱を覚えてしまうかもしれません。対して、Markdown用のエディタを使えば作成環境と閲覧環境を統合でき、効率的な文書作成が可能です。
ブラウザ型のエディタであればインストール不要ですぐに使える
一般的なエディタは、通常のソフトウェアと同じくインストールして利用する形になります。一方、ブラウザ型のエディタを選択すればインストール不要で、いつも使っているブラウザ上で作業が可能です。
ブラウザ型のエディタはクラウドで運用されているものも多く、インターネット環境さえあれば端末や環境を選ばず使えるのが特徴です。サービスによっては、自宅から作成した文書を出先からスマホで閲覧したり編集することも可能でしょう。
スキマ時間を有効に活用することで、業務効率化にも繋がります。
Type.mdを使えば、GoogleドライブでMarkdownの記述が可能
Type.mdを活用することで、Googleドライブ上でMarkdownの作成ができるようになります。GoogleドライブはGoogleのアカウントさえ持っていれば誰でも使えるクラウドストレージであり、既に仕事やプライベートで利用している人も多いのではないでしょうか。
Googleドライブはクラウドで運用されているため、Type.mdを利用して作成したMarkdownは共有・共同編集が可能です。情報を瞬時に共有すれば漏れがなくなり意思統一を図りやすくなりますし、共同編集すれば作成スピードを大きく向上させることができます。
まとめ
分かりやすいドキュメント作成には、文書の構造化やレイアウトなどが重要です。Markdownを活用することで、簡単に見栄えのよいドキュメントを作成できます。
Type.mdなどのサービスを使えば、クラウド上でMarkdownを扱えるようになります。自分に合ったサービスやエディタを利用し、ドキュメント作成を効率化しましょう。