エクセル管理における問題点と解決法。システム導入のメリットも解説
業務のエクセル管理を行っている企業も多いのではないでしょうか。エクセルは汎用性が高く便利なソフトですが、業務のエクセル管理によって逆に問題が生じるケースもあります。
この記事では、エクセル管理における問題点や解決方法、エクセルの代わりとなる業務システムのメリットについてご紹介します。
エクセル管理における問題点
業務をエクセル管理する場合、下記のような問題が生じることがあります。
フォーマット管理における問題点
エクセルを業務活用する場合、必要なセルに数式や関数を入れ込んだフォーマットを作ることになります。それによりエクセルをさまざまな業務に汎用的に活用することが可能になるのですが、作成したフォーマットを管理しなければならないという問題点があります。
フォーマットの作成者が社内にいる間はよいのですが、いなくなった時に誰がフォーマットの管理やアップデートを行うのか。そして、フォーマットの使い方や疑問点が作成者に集中してしまうという業務量の不均衡も発生しうるでしょう。
リアルタイム性に欠ける
エクセルはデータをファイルベースで管理するため、リアルタイム性に欠けるという問題があります。ある程度静的にデータ管理を行うのであればよいのですが、基本的に管理業務はデータの活用が動的になりやすく、リアルタイム性が求められることが多いでしょう。
データのリアルタイム性が確保できないと、古いデータを参考にし誤った結果が出力されてしまう恐れがあります。
また、ファイル管理が適切に行われていない場合、新しいデータを入力した上から誰かが古いデータを上書きしてしまう恐れもあり、ファイルの同一性が保たれにくいという問題点も考えられます。
データをファイルベースで管理する必要がある
エクセルでデータを管理する場合、基本的にファイルベースで行われることになります。ファイルベースでデータを管理することによる問題は前述の通りですが、まとめると
- データの同一性の確保が難しい
- リアルタイム性に欠ける
などが挙げられます。他にも、適宜手動でバックアップを取る必要があったり、共有にいささか難が生じるなどのデメリットもあるでしょう。
もちろん工夫次第で克服することも可能ですが、工夫しなければならないという時点で工数増加は避けられません。
エクセルの課題を解決するにはどうする？
では、それらエクセルが抱える問題点を解決するには、どのようにすればよいのでしょうか。続いて、エクセルの課題解決について解説します。
フォーマットのマニュアルを用意する
作成したフォーマットのマニュアルを用意することで、作成者不在の際でもフォーマットを適切に管理運用することができます。分からないことがあればマニュアルを見て解決することもできますし、マニュアルからフォーマットの構造を知れば必要に応じてアップデートを行うこともできるでしょう。
フォーマットの作成はマニュアルまでを整備して始めて「完成」と言えます。「それだと担当者の負担が増えてしまうことにならないか？」という疑問を持つ人もいるかもしれません。
しかし、不明点が生じた都度作成者の手を煩わせるよりは、一度精度の高いマニュアルを用意する方が長期的な負担が軽減されることも多いものです。また、マニュアル作成メンバーに実際に使う人を加えることで、フォーマットの理解を深めることも可能です。
ファイル更新のルールを定める
エクセルの弱点の一つに「リアルタイム性が乏しい」というものがあります。エクセルはファイルベースでデータを管理するソフトウェアなため、サーバーに上がっているものが必ずしも最新のものとは限りません。
そういった情報共有の齟齬を防ぐためには、ファイル更新のルールを定めるのが効果的でしょう。たとえば、下記のようなものが挙げられます。
- ファイル更新の時間を定める
- サーバーに上がっているものを常に最新の状態にする
現場によって事情が異なるため、ルールは柔軟に定める必要があります。大事なのは、「メンバーが最新のデータを閲覧できること」になるため、そこに向かって規則を定めていきましょう。
業務システムを導入する
業務システムを導入すれば、エクセル管理の弱みを補うことができます。業務システムはそれぞれの業務分野に特化しておりエクセルほどの汎用性はありませんが、その分エクセルを超える業務効率化が可能です。
業務システムを導入する際には、まず「どの分野をシステム化したいか」を明確にしましょう。業務システムが補える分野はそれぞれ定まっているため、異なる機能を持つシステムを導入しても問題の解決には繋がりません。
たとえば、下記のようなものが挙げられます。
- 顧客管理のためのCRM
- 営業支援のためのSFA
- マーケティング自動化のためのMA
自社のニーズを明確にし、正しいシステムを選びましょう。
業務システムを導入するメリット
それでは、最後に業務システムを導入するメリットをいくつかご紹介します。
データの一元管理が可能
業務システムを導入すれば、データの一元管理が可能になります。エクセルで全てのデータを管理している場合、業務に関するさまざまなデータが別ファイルで管理されることも多いのではないでしょうか。
場合によっては、用途の異なる別のファイルに同じ値が用いられるかもしれません。そうなると「Aというファイルは最新の値になっているがBというファイルは古い値のままである」といった状況も生じ、データの同一性が保持しづらくなります。
データの一元管理を行えば、参照元を統一することができるため、一箇所を変更すれば全ての値が正しいものに変更されます。更新の手間が減るのはもちろん、正しいデータを参照し正しい結果を導きやすくもなるでしょう。
専門分野に特化した性能
業務システムはエクセルほどの汎用性はありませんが、その分専門分野に特化しています。たとえば、顧客管理のためのCRMであれば顧客データや売上データの管理はもちろん、ターゲット別に異なるプロモーションやアプローチを行ったり、データを元にした詳細かつ多角的な分析などの機能が備わっています。（製品によって異なる）
エクセルでそこまでをカバーするのは、かなり難しいと言わざるを得ません。組織の規模が小さい間は汎用性の高いエクセルであらゆる業務をカバーした方が効率が上がるかもしれませんが、一定以上の規模を持つ場合は専門分野に特化した業務システムの活用を考えたいところです。
見やすいデザイン、使いやすい操作
業務システムは一般的に見やすいデザイン、使いやすい操作を実現するために設計されています。エクセルでフォーマットを作る際、デザインや操作性に限界を感じることも多いのではないでしょうか。
エクセルのフォーマットはエクセルの機能やデザインを逸脱することはできません。しかし、業務システムはゼロベースでの設計開発が可能なため、見やすさや使いやすさをとことん追求できます。
そのため、業務システムの多くは初めて触った人でも直感的な操作を可能にしています。それにより教育コストがかからず、現場に馴染みやすいというメリットがあります。
まとめ
エクセルは便利なソフトですが、管理業務に対する限界が生じることもあります。問題点を感じた際には、業務システム導入などの対処が必要です。