googleサービスを使って社内wikiを作成すれば効率的な情報共有が可能
社内wikiを作成すれば、情報共有の面で多くのメリットがあります。この記事では、社内wikiのメリットや作成の流れ、そしておすすめのgoogle＋αのサービスをご紹介します。
社内wikiを作成するメリット
社内wikiを作成することで、下記のようなメリットがあります。
情報共有がスムーズになる
社内wikiを作成すれば、情報共有がスムーズになります。社内wikiの内容が充実していればしているほど、分からないことがあればそこを見れば事足りるからです。
社内wikiがマニュアルの役割を果たすと言い換えてもよいでしょう。それだけでなく、項目に対して誰がどのようなコメントをしているかを確認すれば、業務に対する理解をより深めることも可能です。
従来は「分からないことがあれば誰かに聞く」というやり方が一般的でした。そこからコミュニケーションが生まれるなどのメリットもありますが、質問される側の時間を奪ってしまうというデメリットも発生します。
社内wikiを情報共有のメインツールにする場合、一度編集しておけばあとは各人が必要に応じて閲覧するだけです。
情報が社内に集約される
社内wikiを作成することで、情報が社内に集約されることになります。従来は業務に関する知見やノウハウは社内ではなく、業務担当者に集約される形が一般的でした。
情報を集約させる場所がなければ、知見やノウハウは自ずと業務に携わる個人に蓄積されることになります。それ故に業務経験年数が長ければ長いほど「担当業務に長けている人材である」という見方がされていたのではないでしょうか。
業務の知見やノウハウが個人に集約されることによるメリットもありますが、同時に「担当者不在の際は業務が滞ってしまう」などのデメリットも存在します。一方、情報が社内に蓄積されれば特定の個人がいなくても業務を回すことができるようになり、業務品質の平準化が見込めます。
保管のためのスペースが不要
紙のマニュアルを業務活用している企業も多いのではないでしょうか。紙のマニュアルを活用することで「教育コスト低下」などのメリットもありますが、いかんせん保管のためのスペースが必要となり、量が多くなればなるほどスペースを圧迫してしまいます。
一方、社内wikiであれば情報は全てデジタルで管理されるため、スペースを要しません。ストレージ容量が許す限り情報を詰め込むことができ、拡張も省スペースで可能です。
社内wiki作成の流れ
では、次に社内wiki作成の流れについて解説します。社内wikiを作る際は、一般的に下記のような流れで行います。
記載する情報をまとめる
まずは、社内wikiに記載する情報をまとめましょう。どのような情報をどのようなカテゴリ・レイアウトでまとめるかを決め、それぞれ該当の場所に振り分けます。
ここで大事なのは「ユーザビリティ」です。社内wikiを作ったはいいものの、情報のまとまりや分かりやすさに難があるとあまり参照されなくなってしまうかもしれません。
それだと何のために社内wikiを作成したのかが分からなくなってしまいます。あくまで社内向けのツールではありますが、一般ユーザーに公開するような感覚でユーザビリティの高いものを作ることをおすすめします。
プラットフォームに流し込む
記載すべき情報がまとまったら、利用するプラットフォームに流し込みます。どのようなプラットフォームやツールを利用するかで若干操作は変わりますが、原則的に前段でまとめた情報をそのまま記載すればOKです。
もちろん、より良い記載やレイアウトを思いついたら修正するのもよいでしょう。大事なのは「見やすく使いやすい社内wikiを作成する」ことなので、それに沿っていれば柔軟に変更する必要があります。
情報の記載は単純作業になるため、ツールや機能を活用して効率化することをおすすめします。
適切に管理運用する
社内wikiの作成が完了したら、公開した後に適切な管理運用を行いましょう。社内wikiは一度作ったらそれで終わりというものではなく、状況や環境の変化に合わせて最新の情報に更新するのが一般的です。
いつまでも作った当時の情報を載せていると社会wikiに対する評価が落ちてしまい、活用されなくなってしまう恐れがあります。せっかく作ったのにそうなってしまっては本末転倒なので、情報の更新は頻繁かつスピーディーに行いましょう。
また「誰がどのように編集するか」という点を決めるのも重要です。全ての社員が自由に編集できる形にすれば情報更新の頻度は高まりますが、まとまりがなく分かりづらい記事になってしまうかもしれません。
一方、特定の人間のみに編集権限を与えれば情報の一貫性や見やすさは保たれますが、更新頻度は下がるでしょう。実際に運用しながら、適切なバランスを模索することが大事です。
社内wiki作成に役立つgoogle+αのサービス
それでは、最期に社内wiki作成に役立つサービスをいくつかご紹介します。
Googleドキュメント
Googleドキュメントは、検索エンジンで有名なGoogle社が開発およびリリースしている文書作成アプリです。Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で使え、有料アプリを凌ぐ機能が搭載されているのが特徴です。
主な機能としては、下記のようなものが挙げられます。
- 文書・レイアウト作成
- 共有・共同作業
- クラウドでの管理
Googleドキュメントを使えば、簡単な操作で見栄えのよいレイアウトを作成可能です。また、クラウドで運用されているため文書の共有や共同作業も容易に行えます。
Googleスプレッドシート
GoogleスプレッドシートもGoogle社が手掛けている表計算アプリです。表計算ソフトといえばMicrosoft社のExcelが有名ですが、Googleスプレッドシートを現場で活用している企業も増えてきているのではないでしょうか。
Googleスプレッドシートを活用することで、社内wikiに掲載する情報を体系的にまとめることが可能です。長文を記載するには向きませんが「どのカテゴリにどの記事を入れ、誰が作成するか」といった情報を分かりやすく管理できます。
Googleサイト
Googleサイトを活用することで、簡単にWebサイトを作ることができます。「社内wikiの作成になぜWebサイト作成サービス？」と疑問に思う人もいるかもしれませんが、Webサイトの目的は、閲覧者に情報を見やすく分かりやすく提供することです。
すなわち、Webサイトライクな社内wikiを作れば、それだけで見やすく分かりやすいものになるわけです。無料で使えるため拡張性はあまり高くないかもしれませんが、最低限の機能は揃っているため「これで十分」というケースも多いのではないでしょうか。
Type.md
Type.mdを導入すれば、Googleドライブでマークダウンを扱えるようになります。マークダウンとは記法の一種であり、簡単に見やすいレイアウトデザインができるのが特徴です。
Googleドライブ上でマークダウンを管理することで、バックアップに煩わされたり共有に複雑な手間がかかることはありません。マークダウンを利用し適切なレイアウトを施すことで、多くの情報を効率的に共有することができるでしょう。
AIを活用した情報整理
AIは現代のビジネス環境で情報整理とアクセスに革命をもたらしています。
特に、ChatGPTを活用することで、情報共有とアクセスの効率化が可能となり、チームの生産性向上に寄与します。
以下に、AIを活用した情報整理の具体的な方法とその利点を紹介します。
AIを活用する最も簡単な方法の1つは、テキストデータの自動要約とキーワード抽出です。
ChatGPTは大量のテキストデータを解析し、重要なポイントを要約し、関連するキーワードを抽出する能力に優れています。
これにより、大量の文書から重要な情報を素早く特定でき、情報の冗長性を排除できます。
チームメンバーは時間を節約し、情報に迅速にアクセスできるようになります。
ChatGPTをチーム内で共有することは、共同作業と意思決定を支援する重要な要素です。
ChatGPTは、質問応答型AIとして、テキストデータから質問に答えることができます。
これを活用すれば、社内wikiにアクセスせずに特定の情報を問い合わせることができ、作業の効率が向上します。
例えば、プロジェクトの進捗状況や特定のポリシーに関する情報をリアルタイムで取得できます。
AIを利用することで、情報の分類とタグ付けも簡素化されます。
ChatGPTはテキストを分析し、関連するカテゴリーやトピックを特定するのに役立ちます。
これにより、社内wikiの情報を整理し、ユーザーが必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。
最後に、AIを用いた情報整理は持続的な学習と改善にも寄与します。
ChatGPTはデータとフィードバックを元に学習し、より正確で適切な情報を提供するようになります。
チームがChatGPTを使い続けることで、情報共有プロセスが進化し、より効果的になります。
AIを社内wiki作成の一環として活用することで、情報の整理とアクセスが効率的になり、チームの協力と生産性向上に貢献します。ChatGPTを積極的に活用して、より効果的な情報共有の方法を見つけましょう。
まとめ
社内wikiを作成すれば、情報共有の面で多くのメリットがあります。自社に合ったツールを活用し、社内wikiを効率的に作成しましょう。