生産性ファーストの時代に欠かせない業務システムをweb化することで得られるメリット
業務システムをWeb化すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。一般的な業務システムはクライアントPCに業務アプリをインストールして使用しますが、既存のシステムをWeb化すると、業務アプリをインストールする必要がなくなりWebブラウザから業務アプリを使用できます。
アプリインストールの手間が省けるほかには、どのようなメリットがあるのでしょうか。この記事では、Web化のメリットと、一般的なクラサバシステムをWeb化した成功事例を紹介します。
業務システムのweb化について解説
従来一般的だったのは、クライアントサーバー（クラサバ）システムです。クラサバ型はクライアントPCにアプリケーションをインストールするので、回線が遅くなりにくく、細かい仕様のプログラムでも対応可能なのが長所です。
しかし、バグ修正や機能追加する場合、すべてのPCにアプリケーションを再配布する手間が発生します。各PCにシステムが独立しているためですが、Web化すればブラウザからアクセスしさえすれば全データのやりとりができるのです。
業務システムとは
「業務システム」とは、業務をおこなうために必要な複数のプログラムの集合体であり、会社の業務を円滑に遂行できるように助けてくれるシステムのことです。業務システムには広範囲のシステムが含まれます。まず、生産管理システムや販売管理システム、在庫管理システムなど、会社経営に不可欠な働きをする基幹システムがあります。
その他には、営業支援システムや勤怠管理システムなど業務をサポートする業務システム、情報共有を円滑化する社内メールや社内SNSなど情報システムが含まれます。
Web化とは
Web化とは、インターネット経由で利用できるサービスやシステムを利用することです。PCやスマートフォン、タブレットなどWebブラウザが搭載されている機器を利用します。近年、業務効率化の観点から、インストールなどの手間が要らないWeb技術で社内システムを開発する企業が増えています。
Webシステムはインターネット環境さえあれば、どこからでもWebサービスを利用できます。営業支援ツールなどもインターネットに繋いで運用されています。
業務システムのWeb化とは
業務システムのWeb化とは、これまでクライアントPCにインストールしていたアプリを、Webアプリケーションにすることです。すると、専用PCソフトのインストール不要で、ブラウザを使用するシステムになります。作業としては、C#や.NET、Javaで開発されたデスクトップアプリにWebアプリの移植をおこないます。
これまでは、購入したPCすべてにアプリをインストールして管理しなければなりませんでしたが、Web化すればサーバー管理だけで済むようになります。
業務システム web化のメリットとは
業務システムをWeb化するメリットは他にもあります。インターネット回線は専用回線ではないので、接続回線が圧倒的に安価です。全パソコンにインストールする作業と管理が不要のほか、データやプログラムをサーバーで一括管理できるため保守がしやすいのもメリットです。
インターネットが利用できれば、タブレットやスマートフォンなど端末を選はず使用できるため、ビジネスの版図を大きく広げることができます。
各パソコンへのインストール作業、管理が不要
既に述べたように、業務システムをWeb化すれば、時間的にも経費的にもコスト削減につながります。クライアントPCのメンテナンスが不要になり、サーバーの管理だけで済むようになるからです。つまり、これまではクライアントPCの台数が多いほど、インストールや管理作業に経費が発生していたことになります。
クライアントサーバーの保守・管理に費やしていた時間も、システムをWeb化すれば不要になります。
データやプログラムをサーバーで一括管理
WebシステムはクライアントPCにデータを保持しません。Webブラウザからアクセスして、サーバー上のプログラムやデータを閲覧・編集します。ですから、プログラムを修正したいときは、サーバー側で作業するだけで機能の修正、追加、アップデートが可能になります。
クラサバシステムの場合は全PCに修正、追加、アップデートを施さなければいけないのですからWebシステムのメンテナンス性はとても高いといえます。インターネット環境があればどこからでもアクセスできるので、会社のデータを直ぐに取り出せるのもメリットです。
タブレットやスマートフォンなど端末の選択肢が拡大
クラサバシステムは専用のアプリを開発してインストールしない限り、PCやタブレット、スマートフォンなどの端末では利用できません。しかしシステムをWeb化すれば、インターネットからアクセスしさえすれば利用可能です。
様々な端末からシステムにアクセスできるようになると、ビジネスの場はぐっと広がります。例えば、システムをWeb化すれば、ミスが許されない受注の入力作業も顧客と仕様を確認しながらおこなうことができます。
AIを活用したチーム内共有の効率化：ChatGPTの活用例
Web化された業務システムのメリットとして、AIの活用が注目されています。
特に、OpenAIのChatGPTをチーム内で共有することで、業務の効率化を図ることが可能です。
ChatGPTは、自然言語処理の技術を活用したAIで、人間が自然に話すような文章を生成することができます。
これを業務システムに組み込むことで、チーム内のコミュニケーションを効率化することができます。
例えば、チーム内での情報共有にChatGPTを活用すると、メンバーが必要な情報をすぐに取得できます。
従来は、必要な情報を探すために時間を費やす必要がありましたが、ChatGPTを活用することで、自然言語で質問を投げかけるだけで必要な情報を得ることができます。
これにより、情報検索にかかる時間を大幅に削減することが可能です。
また、ChatGPTは学習機能を持っているため、使用するほどに精度が上がります。
これにより、チーム内での情報共有がよりスムーズになり、業務の効率化につながります。
さらに、ChatGPTはクラウド上で動作するため、どのデバイスからでもアクセスすることが可能です。
これにより、リモートワークやテレワークが増える現代社会において、場所を問わずに情報共有を行うことができます。
ChatGPTの活用は、業務システムのWeb化だけでなく、業務全体の効率化にも寄与します。
例えば、顧客対応の自動化や、業務報告の作成など、多岐にわたる業務で活用することが可能です。
これにより、従業員はルーチンワークから解放され、より創造的な業務に時間を割くことができます。
以上のように、AIの活用は業務システムのWeb化における大きなメリットとなります。
特に、ChatGPTのような自然言語処理の技術を活用することで、業務の効率化を図ることができます。
これからも、AIの進化により、業務システムのWeb化がさらに進化していくことでしょう。
成功事例
それでは、既存の業務システムをWeb化した成功事例をご紹介しましょう。どの企業も活躍の場を広げることができたり、業務が効率化できたりといったWeb化の恩恵にあずかっています。上州屋や一宮運輸株式会社の例では、ExcelやAccess といったこれまで社員になじみのあるオフィスコンピューターをWeb化しています。
これら二社にとっては、Excel、Access資産といった既存システムを継続活用できるかどうかも、重要なポイントだったのではないでしょうか。
勤怠データ収集の効率化を実現：株式会社上州屋
釣り具のトータルショップ上州屋は、Excelを使った出退勤管理とシフト管理のオンラインシステムを導入しました。従来は全国220店舗、約1500人のスタッフの勤怠管理を、毎月店長が手書きで転記し本社総務部に郵送していました。エラー修正には3人の給与担当が2週間かけている状況で、勤怠管理のシステム化は重要な検討課題でした。
そこに、Excel を活用した Web ソリューションの提案を受けました。コストがかさむ全店舗へのタイムレコーダー設置の代替案として、全店舗のパソコン環境で稼働するオンラインシステムを構築し、予算内で勤怠管理システムが導入できました。
顧客管理システムを短期間・低コストでWeb化：一宮運輸株式会社
国際物流の顧客実績管理システムを短期間・低コストでWebシステム化したのは、一宮運輸です。事業拡大を続ける同社は、国際物流と通関業務に特化したシステムの構築を急いでいたなか「Excel・Access Web ソリューション」と出会いました。
「開発の内作化」 「開発コスト削減」「内部統制機能（認証管理、ログ管理などのセキュリティ機能）を装備」という同社の条件を満たすうえ、既存のAccess資産を活用でき、自社のIT推進部で継続的に開発・メンテナンスができることも導入の決め手となりました。
使い勝手の良いWebシステムを短期間で:セイコーウオッチ株式会社
グローバル企業・セイコーウォッチは当初クライアント／サーバー型システムの開発を予定しましたが、海外各地への導入作業や保守サポート作業を鑑みると限界を感じていました。すると、コンサルティングを介して、クライアントサーバー型に匹敵するWebシステムに出会いました。
システム開発期間は3か月と大変厳しかったものの無事完了し、今や現在世界60ヶ国、120拠点で利用されています。グローバル販売管理システムとして受注管理機能のほか、在庫・販売の集中管理も実現しています。
Web化の一歩先、業務システムの「クラウド化」とは
前述の通り、業務システムをWeb化すればさまざまなメリットが得られるでしょう。そのメリットや利便性をさらに強化できるシステム形態として「クラウド化」というものがあります。
続いて「業務システムのクラウド化」について解説します。
インターネットを通じて利用する点は同じ
インターネットを通じてアプリケーションを利用する点は、Web化と同様です。Web化と同様、インターネットを介することで得られるメリットを享受できるわけです。
インターネットに繋がる環境であれば場所を問わずアクセスできるため、業務の利便性を向上させられるでしょう。
Web化は自前のサーバーで、クラウド化はベンダーのサーバーでシステムが稼働する
では、Web化とクラウド化はどのような点が異なるのでしょうか。言葉の定義にもよりますが、一般的にはWeb化は「自前のサーバーでシステムを稼働する形態」であり、クラウド化は「ベンダーのサーバーでシステムを稼働する形態」となります。
「自前で用意したサーバー以外で稼働させて大丈夫か？」と心配になる人もいるかもしれません。もちろんベンダー側のサーバーで稼働させることによるデメリットもありますが、それにも勝るメリットが生じます。
そのため、多くの業務システムはクラウド化されています。
クラウド化のメリット
それでは次に、システムをクラウド化することによるメリットを解説します。クラウド化されたシステムを活用することで、下記のような利点が生じるでしょう。
初期費用やランニングコストの低下
まず挙げられるのは「各種コストの低下」です。事業の指標となる「利益」は大まかに「売上ー経費（コスト）」で求められるため、コストが低減すればするほど売上に対する利益が大きくなります。
クラウド化すれば、システムをベンダー側のサーバーで稼働させることになります。そのため、機器の購入費などの初期費用がかかりません。
合わせて、多くのクラウドシステムはメンテナンスや保守といった作業をベンダー側で自動的に行なってくれます。それにより、ランニングコストの節約にも繋がるでしょう。
メンテナンスやアップデートの手間がかからない
軽く前述しましたが、クラウド化のメリットとして「メンテナンスやアップデートの手間がかからない」ことも挙げられます。システムをWeb化した場合は自社サーバーで稼働させることになるため、必要に応じてメンテナンスや保守・アップデートなどを行うことが求められます。
そのための作業者や、通常稼働時のシステム管理者や監視者などを用意する必要があるでしょう。一方クラウド化されたシステムはその辺りの作業は全てベンダーの管理化で行われます。
アクセスしてログインすれば、常に適切にメンテンナンスされた最新のシステムを使えるわけです。
汎用性が高い
クラウド化されたシステムは汎用性が高いのも特徴です。Web化されたものと同様、インターネットを介してどこからでもアクセスすることが可能でしょう。
加えて、クラウド化された多くのシステムはマルチデバイスに対応しています。ワークスタイルの変化により、従来と比べて多種多様な環境からシステムにアクセスする機会が増えています。
汎用性が担保されたクラウドシステムであれば、スマホやタブレット、PCといった異なるデバイスからのアクセスが可能です。Web化でも不可能ではありませんが、場合によってはそれぞれのデバイスに対し最適化する処理を構築する必要があるかもしれません。
まとめ
クライアントサーバーシステムが閉じられた環境の中で展開するシステムだとすると、Webを使ったシステムはインターネット環境さえあれば自由に活用できるシステムです。スマートフォンやタブレットが普及した今、デジタル世代の若い社員であれば、Web化されていないシステムは不自由に感じるでしょう。
また、働き方改革が目指す「柔軟な働き方」はテレワークを推進していますが、これはシステムのWeb化なしには実現しません。この記事で、Web化が提供できる可能性について分かりやすくお伝えできていれば幸いです。