システム導入をスムーズに進めたい。そのための方法やポイントを解説

システム開発

自社に合ったシステムを導入することで、さまざまなメリットが生じます。しかし、システム導入の進め方が分からず悩んでいる担当者も多いのではないでしょうか。

この記事では、システム導入の一般的な進め方やポイントについて解説します。システム導入の進め方を把握し、スムーズな活用に繋げましょう。

システム導入の一般的な進め方

システム導入の一般的な進め方

システムの導入は、一般的に下記のような流れで進行します。

プロジェクト立ち上げ・企画

まずはプロジェクトの立ち上げ・企画です。この段階では自社の総合的なビジョンからシステムの活用の目的を設定し、それに適したシステム導入プランを策定します。

システムを導入する目的は、自社が置かれているケースによってさまざまです。ある企業では「ITによる自動化を行い業務効率化を達成するため」かもしれませんし、またある企業では「デジタルを活用した新しいビジネスモデルの模索」かもしれません。

目的に沿ったシステムを選び、正しい導入計画を構築することが求められます。

要件定義・導入

次は要件定義、導入のフェーズです。要件定義を一言で説明すると「システムに必要な機能や要求をまとめること」です。

前段階で導入するシステムが決定されているのであれば、それほど厳密に行わなくてもよいかもしれません。しかし、求められるニーズが正しく満たされているかどうかは綿密にチェックする必要があります。

ゼロからシステムを作り上げるスクラッチ開発では、要件定義の後に開発フェーズが入ります。一方、パッケージ化されているものを導入する場合はそのまま完成品を納入し実装する形になるでしょう。

テスト・運用

システムの納品が完了したら、テストおよび運用を行います。テストフェーズではバグやエラーを確認および修正し、運用に問題が生じないよう努めます。

テストが完了したら本格運用です。実際に現場でシステムを活用し、不備があればその都度改善に努めます。

一度導入したシステムを変更するのは難しいため、何か問題があれば業務プロセスを変更するのが一般的です。そのため、原則的にはシステムに業務を合わせる形になるでしょう。

ただし、あまりシステムに寄せすぎると現場に不満が溜まっていく恐れもあるため、バランスも重要です。

システムをスムーズに導入するためのポイント

次に、システムをスムーズに導入するためのポイントをいくつかご紹介します。

トップダウンで行う

ある施策の進め方には「トップダウン」と「ボトムアップ」があります。トップダウンは上から下に、リーダーが号令をかけて行うタイプのものです。ボトムアップは下から上に、現場のニーズを掬い上げて施策をスタートさせるやり方です。

どちらにもメリットとデメリットがありますが、システム導入に関してはトップダウンで行うことをおすすめします。下記のような理由があるためです。

  • 業務のIT化は全体を俯瞰して行う必要がある
  • システム導入は予算が大きくなりがち
  • ワークフローの大幅な変更が必要

新しいシステムを導入する場合、既存システムとの連携性が重要になります。それらをどう連携させてどのように活用するか、俯瞰的な視点で見据えなければなりません。

自社ニーズを明確にし、それに合ったシステムを選ぶ

システムをスムーズに導入するには、自社のニーズを明確にし、それに沿ったものを選ぶ必要があります。システムを導入する目的は、主に「自社に発生している課題を解決するため」です。

システムによる課題解決の一例としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。

  • 顧客管理に難が生じているため、CRMを導入して適正化を図りたい
  • 営業成績が安定せず売上の増減が激しいため、SFAを導入して平準化を図りたい
  • マーケティングの業務量が膨大なため、MAを導入して効率化したい

発生している課題に対応したシステムを選ぶことで、業務効率および生産性の向上が見込めます。

現場の理解を得る

システムの導入は原則的にトップダウンで行うべきですが、現場を疎かにしてよいわけではありません。システムを活用するのは現場なので、彼らの理解次第でシステムの運用効率が変わってくるでしょう。

大事なのは、現場目線での利点を強調することです。システム導入の際は全社的なメリットに目が向きがちですが、現場の人間にとって重要なのは現場でのメリットではないでしょうか。

システムを正しく選べていれば全社的なメリットはもちろん、現場にも大きな利点が生じるはずです。それを拾い上げ啓蒙することで、現場のモチベーションを高めることができます。

小手先でなく本質的な理解を。システム活用を成功に導く考え方

小手先でなく本質的な理解を。システム活用を成功に導く考え方

それでは最後に、システム活用を成功に導くための本質的な考え方をいくつかご紹介します。これらが絶対というわけではありませんが、覚えておけば迷った時の判断軸になるかもしれません。

現場の意見を重視しすぎない

システム導入を成功に導くには、現場の意見を重視しすぎないことも大事です。先ほど「現場の理解を得る」ことを強調しましたが、現場の理解を得ることと現場の意見を重視することは別の話でしょう。

現場のニーズを拾い上げるやり方は、すなわちボトムアップ方式です。システム導入をボトムアップで進めてしまうと、現場では使いやすいものが採択されるかもしれませんが、他システムとの連携や将来性に問題が生じることも考えられます。

現場の意見を取り入れるのは悪いことではありませんが、あくまでトップダウンで俯瞰的に判断しましょう。

ITの基礎やトレンドを学ぶ

ITの基礎やトレンドを学ぶことで理解が深まり、正しいシステム選びや運用を行えます。ITテクノロジーの分野は日進月歩が激しいため、全てを完璧に理解するのは難しいでしょう。

しかし大まかな基礎やトレンドを学ぶことにより、さまざまな恩恵があります。正しいシステム選びに近づけるのはもちろん「今どのようなシステムが主流で今後どうなるのか」や「どのシステムを導入すれば自社業務がどのように変化するのか」がある程度掴めるのではないでしょうか。

加えて、ベンダーとのコミュニケーションもしやすくなり、自社のニーズや思いを相手に伝えやすくなります。ベンダーとのコミュニケーション不足によりシステム導入が失敗するケースもあるため、そういった目線も重要です。

目的を見失わず改善を繰り返す

システムを導入するのは、あくまで「自社が抱えている課題を解決するため」です。そこを見失ってしまうとシステムのためのシステムを導入することになり、逆に生産性が低下してしまいかねません。

本質的な目的を見失わず改善を繰り返せば、正しい成果を得ることができます。システムの活用は短期でなく長期に渡るため、粘り強く取り組む姿勢が大事です。

システムの運用に迷った時は「自社は何のためにシステムを導入したのか」といった基本に立ち返るのが正解かもしれません。

まとめ

システム導入は一般的に、企画→要件定義→導入→テスト→運用といった流れで行われます。ケースバイケースではありますが、それぞれのフェーズで求められていることをしっかりクリアすることが大事です。

システム導入の進め方を掴み、スピーディーな導入および活用を目指しましょう。