業務システム依頼の流れやポイント。成功に導くためには

システム開発

業務効率化のため、システム開発を業者に依頼するのも一つの手です。しかし、どのように業者を選んだらよいのか分からないという担当者も多いのではないでしょうか。

この記事では、業務システム外注の流れや業者の選び方などについて解説します。

業務システム外注の流れ

業務システム外注の流れ

業務システムを外注する際、一般的には下記のような流れになります。

要件定義〜設計

まずは、要件定義から設計のフェーズです。要件定義というのは、開発するシステムの大本となる「実装する機能」や「満たすべき条件」などを決める行為です。

システムを開発し導入、運用するということは当然ながらそこに目的があるはずです。その目的をどのようなシステムで解決したいか、という点を明確にするのが要件定義の意義と言えるでしょう。

続いてのフェーズである設計段階では、要件定義で定めた点に基づき、システムの操作画面や操作方法、データ入出力などの外から見える部分。そして、セキュリティや内部構成などの中身の部分を定めます。

これらは、外部設計や内部設計という言葉で呼ばれることもあります。設計段階でしっかりと詰めておけば、操作しやすく使いやすいシステムが完成するというわけです。

開発〜テスト

次は、開発とテストです。開発はいわずもがな、設計段階で作成した仕様書に基づいてシステムを作成していくフェーズです。

開発は基本的に開発会社が雇用しているプログラマなどが行うため、依頼した側が特別に何かやらなければならないということはありません。ある程度先方とコミュニケーションをとりつつ進捗を聞き、予定通りシステムが組み上がっていることを確認するくらいです。

次のテストフェーズでは、開発が完了したシステムにバグがないかどうかをチェックします。こちらも基本的には受託側が行う作業になるため、依頼側が何かリソースを割かなければならないということはないでしょう。

ただ、場合によっては重大なバグが発生したために若干の仕様変更等が入る可能性は否定できません。原則的に要件定義や設計段階で煮詰めたシステムの根幹を変更することはありませんが、「どうしても納期に間に合わせなければならない」などの事情がある場合は仕様変更して対応するなどの柔軟な処理が行われる可能性も考えられます。

その際はもちろん依頼した側に確認が入りますので、自社にとって都合のよい方法を模索しましょう。

納品〜運用・保守

最後は納品〜運用・保守のフェーズです。システムが完成しテストも終わったら納品されますので、適切にセットアップし、事前に策定した通りに運用を開始しましょう。

ここからは、受託側ではなく依頼側が自発的に行わなければならないフェーズになります。どのようにシステムを業務に組み込むのかなどの運用ルールは事前に決めることになりますが、現場が必ずしも想定通りにシステムに馴染んでくれるわけではありません。

この辺りはトライ＆エラーを繰り返しつつ、最適な方法を模索するしかないでしょう。そのためのサポートとして、事前に運用シミュレーションをしたり、定期的に研修を行うといった方法も考えられます。

業務システムを外注する際の注意点

次に、業務システムを外注する際の注意点について解説します。自社に合ったシステムを構築するために、下記のようなポイントに注意しましょう。

業者選びは適切か

1つ目のポイントは、業者選びは適切かという点です。業務システムを開発する際には開発業者に依頼するケースが多いかと思いますが、自社が求めているシステムを漏れなく開発してくれる業者に依頼するのがベストな選択になります。

「開発業者なんてどこも一緒」と思われている人もいるかもしれませんが、世の中には多数の開発業者が存在する以上、それぞれ特色も異なっています。一般的にはその業者が何を得意としているかは過去の実績から読み取ることができるため、自社が欲しているシステムの開発経験豊富なところを探しましょう。

納期や価格は適切か

納期や価格が適切か、という点も重要なポイントです。ある程度相場があるとはいえ、ゼロベースでシステムを開発する場合は業者によって価格や納期が大きく異なる可能性もあります。

それが意味するところは、「業者選びを誤ると大きな損をする」でしょう。それを避けるためにも、なるべく複数の業者から相見積もりをとり、しっかりと比較することが大事です。

しかし、ただ安ければよい、納期が早ければよいという話にはなりません。確認したいのは「自社が求める性能や品質を」「適正な価格や納期で」開発してくれるかどうかです。

価格が安くても、バグやエラーが多いシステムは使い物になりません。

契約内容に漏れはないか

契約内容に漏れがないか、という点もしっかりとチェックしておきましょう。システムの開発を依頼する際は開発業者との間で契約を結ぶことになりますが、通常の契約と同様支払いサイトや納期、責任担保の問題などを改めて確認する必要があります。

特に重要なのは、品質に関しての取り決めです。納品されたシステムにバグやエラーが存在した場合はどのように対処してくれるのか、運用上のサポートは受けられるのか、などを予め明確にしておくことで後々のトラブルを割けられるでしょう。

業務システムの外注を成功させるポイント

業務システムの外注を成功させるポイント

では、最後に業務システムの外注を成功させるポイントについて解説します。

自社のニーズや課題を明確にしておく

予め自社のニーズや課題を明確にしておくことで、スムーズなシステム開発に繋がるでしょう。この辺りが不明確な状態だと、そもそも「どのようなシステムを開発すべきか分からない」という話になり、要件定義や設計の妨げになります。

この辺りをしっかりと用意しておくことで要件定義や設計がスムーズになることに加え、バグやエラーが発生しづらいシステムの構築にも繋がるでしょう。

相手としっかりコミュニケーションをとる

相手としっかりコミュニケーションすることも、業務システム外注を成功させるポイントです。自分達で使うシステムを自分達で作ることができれば要件定義や設計はたやすいのですが、システムを使う側と開発する側が分かれている場合はそうもいきません。

少しの認識ミスが後々大きな問題を引き起こす可能性があるため、特に要件定義や設計はしっかりと行いましょう。自社がシステムに何を求めているのか、そのためにはどのような機能が必要なのか、などの点を相手とよく話し合い、漏れのないシステムを設計するのが重要です。

システムコンサルティングを活用する

システムコンサルティングを活用することで、業務システム外注を成功に導けます。システムコンサルティングはシステム全般のプロと言っても差し支えない存在ですので、システム開発や運用の際に起こりがちな問題やトラブルをある程度察知した提案を行ってくれるでしょう。

また、自社の抱える問題にどのようなシステムが必要か、という点に関してもアドバイスを仰げます。現代には限りない数の業務システムが存在するため、そこから自社に合うものを見つけるのは一苦労です。

システムコンサルティングを活用すれば、ゼロベースからの開発のほかパッケージの利用など、幅広い視野でシステム活用を促してくれることが期待できます。

まとめ

業務システム開発を依頼する場合、自社がどのようなシステムを求め、それを使って何をしたいかなどの点が重要になります。漏れのない要件定義や設計を行い、自社にとってベストな業務システムを構築しましょう。

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