システム導入における注意点や考え方を具体的事例と共に解説
システムを導入することは業務に良い影響を及ぼしますが、いくつかの注意点も存在します。この記事では、システム導入の注意点や根本的な考え方について事例を挙げながらご紹介します。
システム導入における注意点をしっかりと学び、スムーズかつ費用対効果の高い導入および活用を目指しましょう。
システム導入の注意点
システム導入の際は、下記のような点に注意することでスムーズに進められます。一つずつ見ていきましょう。
事前にシステム導入で解決したい課題を明確にする
システムを導入する主目的は、「社内に発生している課題を解決するため」です。課題解決に繋がらないシステムの導入は費用対効果を悪化させ、最悪使われずに埃を被ってしまうこともありえるでしょう。
それを防ぐためにもシステム導入の際は、まず「システムによって解決したい課題を明確にすること」が求められます。どのような課題が挙がるかは企業やシステムの種類によって千差万別ですが、正しい課題を抽出できればシステム選びの指針になるでしょう。
予算額ではなく費用対効果を基準に考える
システム導入におけるコストは、予算額でなく費用対効果で捉えることが大事です。当然ながら予算の上限はあるでしょうが、安ければよいという話にはなりません。
システム導入には、多かれ少なかれ費用が発生します。システムが正しく活用されないとコストが無駄になってしまうため、「どのようなシステムを導入するか」が非常に重要です。
また、同じ予算をかけて導入しても効果が同じとは限りません。「どういったシステムを導入すれば費用対効果が最大になるか」という目線でしっかりと考えることが大事です。
適切なワークフローを構築する
システムを導入することで、従来のワークフローに変更を加える必要が生じます。既存のワークフローをそのまま継続するのでは何のためにシステムを導入したかが不明確になってしまうため、ワークフローの変更点は事前に明らかにしておきましょう。
一口に「システム」といっても、機能や効能はさまざまです。従来人の手で行っている処理を自動化し効率化に繋げるものもあれば、データから顧客のニーズを読み取り適切な顧客対応をサポートしてくれるものもあります。
いずれにせよ、システムが導入されれば現場のワークフローは大きく変化するでしょう。「システムをどのように組み込めば最適化されるか」という視点で再構築することが求められます。
スムーズなシステム活用に必要な考え方
それでは次に、スムーズなシステム活用に繋がる考え方をいくつかご紹介します。システムを効率的に使うには、どのような価値観が好ましいのでしょうか。
システムは万能薬ではない
まず一つ目に挙げられるのは、「システムは万能な魔法ではない」という点です。ITテクノロジーは近年多大な進化を遂げ、できることも増えました。
それらを上手く活用することで、従来では成し得なかった多くの成果を上げることも可能です。しかし、ITは望んだこと全てを実現する魔法の薬ではないため、過度な期待を持つと裏切られる可能性もあります。
ITにできること、できないことをしっかりと精査し、現実的な活用を模索することが求められるでしょう。そのためには、ITに関する正しい知識や情報をしっかりとキャッチアップすることが大切です。
導入することが目的ではない
ITシステムは導入すればそれで終わりではなく、適切な活用をしなければ成果を上げることはできません。「何を当たり前のことを」と思われる人もいるかもしれませんが、システム導入は大掛かりなプロジェクトになることも多いため、目先の導入が目的化してしまう例も十分に考えられます。
導入そのものが目的化してしまうと、導入後の活用に気が回らず、思わぬミスが生じてしまう恐れもあるでしょう。システムは正しく使われて初めて意味を成すため、可能な限り具体的な導入後の運用について考える必要があります。
現場の理解をしっかりと得る
システムは現場で活用されて意味をなすものである以上、現場の理解が不可欠です。いくら便利なシステムであっても現場との馴染みが悪く埃を被ってしまうようでは、費用対効果の向上は見込めないでしょう。
では、どのようにして現場の理解を得ればよいのでしょうか。方法は千差万別ですが、主に下記のようなものが挙げられます。
- システムのメリットを事前に周知する
- 運用シミュレーションを行う
- 現場の負担を可能な限り軽減する
メリットを啓蒙することで、システムの活用を促すことができます。大事なのは、「会社にとってのメリット」ではなく「現場にとってのメリット」を強調することです。
会社全体のメリットももちろん大事なのですが、現場からの理解を得るにはやはり現場のメリットを強調するのが好ましいでしょう。そうすることで、システム導入を自分ごととして捉えてもらうことができます。
そして、現場の負担を軽減したり事前に運用シミュレーションを行うことで、導入から活用をスムーズに進めます。ワークフローに馴染み価値を十分に発揮することができれば、システムは自ずと活用されていくことでしょう。
AIを活用した効果的なシステム選定と導入
近年、企業がシステム導入を検討する際に欠かせないのがAIの活用です。
AI技術はビジネスプロセスの最適化に革命をもたらし、適切に活用することで効率性を向上させることができます。
ここでは、ChatGPTを例に挙げながら、AIを活用した効果的なシステム選定と導入について探ってみましょう。
現在の課題とAIの適用領域の特定
まず、現在の業務プロセスや課題を詳しく分析しましょう。
例えば、カスタマーサポート部門では顧客からの問い合わせに迅速に対応する必要があります。
ChatGPTのような自然言語処理技術を活用すれば、自動応答システムを構築し、効率的な対応を実現できます。
AIベンダーの選定と評価
ChatGPTのようなAIモデルを提供するベンダーは複数あります。
ベンダーの実績や提供するサービス、カスタマーレビューを調査し、自社のニーズに合った適切なベンダーを選定します。
ChatGPTはOpenAIが提供するもので、幅広い用途に活用できる強力なツールです。
データ収集と前処理の準備
AIはデータに基づいて学習するため、適切なデータが必要です。
自動応答システムを導入する場合、過去の顧客問い合わせデータを収集し、整理しておく必要があります。
ChatGPTには、データを与えることで自動的に応答を生成する能力が備わっています。
モデルのトレーニングと評価
ChatGPTなどのAIモデルはトレーニングが必要です。
提供されたデータを用いてモデルをトレーニングし、適切な応答を生成できるようにします。
トレーニング後、実際の応答例を入力し、モデルの応答の適切さを評価します。
導入と運用計画の策定
AIシステムの導入は計画的に行う必要があります。
ChatGPTの場合、モデルのトレーニングやシステムの導入スケジュールを決定し、現場のユーザーにトレーニングを提供します。
また、運用後のモニタリングと改善策の準備も重要です。
成果の評価と改善
システム導入後、AIの活用効果を定期的に評価します。
ChatGPTを用いた自動応答システムの場合、顧客満足度の向上や応答時間の短縮などが指標となるでしょう。
成果を元にモデルを調整し、より良いパフォーマンスを追求します。
AI導入事例の紹介
ChatGPTを利用した事例も紹介します。
他社がどのようにAIを活用して効果を上げたかを学び、自社の戦略に適用するヒントを得ることができます。
ChatGPTは自然言語処理だけでなく、アイデアの発想支援や文章作成などでも役立つことから、幅広い場面での活用が期待できます。
AIの活用はシステム導入において大きな価値をもたらす可能性があります。
ChatGPTなどのAI技術を活用して、効果的なシステム選定と導入を行うことで、ビジネスプロセスの効率化と競争力の向上が期待できます。
是非、チーム内でAIの活用を検討し、実践的な成果を上げていただければと思います。
システムを活用して効率化した事例
それでは、最後にシステムを活用して業務を効率化した事例をいくつかご紹介します。
CRMを活用し複数チャネルを展開：日本ロレアル
日本ロレアルは、化粧品の輸入や製造、販売およびマーケティングを手掛けている会社です。同社ではWeb広告を通じてECサイトやメルマガの会員数は伸びていたものの、なかなか売上に繋がらないという問題を抱えていました。
そこでCRMを活用し顧客の動向分析を行い適切なアプローチ方法の策定、および複数チャネルにて顧客へのプロモーションに挑戦。その結果、購買数の上向きという成果に繋げることができました。
システム活用により情報を見える化：アサヒビールホールディングス
アサヒビールホールディングスは、ビールを始めとしたアルコール飲料の取り扱いを行っている国内大手企業です。同社は1994年に中国事業に参入したものの、拠点間での顧客情報共有や売上管理に難を抱えていました。
そこでクラウド型CRMを導入し日々の営業活動の可視化、および情報共有化に着手。結果として属人的であった業務の平準化、リアルタイムデータによる営業競争優位、75％のコストカットなどを達成しました。
勤怠管理システムを導入し報告業務を効率化：情報サービス業
勤怠管理システムを導入し管理や処理を一元化することで、効率化に繋がります。ある情報サービスを営む企業では、日報作成と出退勤管理に重複業務が発生するなど、非効率なワークフローが構成されていました。
そこで勤怠管理システムを導入し改善を図ったところ、当該業務の重複を避けることができ、月平均6時間の業務時間削減に成功。また、各部署のリーダーが他部門とコミュニケーションを取りスケジュール管理を共有することで、人的リソースの偏りを防ぐ工夫も行っています。
まとめ
システム導入をスムーズに行うためには、課題の明確化や現場の理解が大事です。注意点をしっかりと見極め、適切なシステム活用を目指しましょう。