業務効率化はツールを活用して達成しよう。ツールのメリットや種類をご紹介
業務効率化の達成には、ツールの活用が効果的です。この記事では、業務効率化とツールの関係性やツールのメリット、そして業務効率化に役立つツールをご紹介します。
業務効率化とツールの関係
まずは、業務効率化とツールの関係について解説します。
テクノロジーが進化し、さまざまなことが実現可能になった
現代ではITを始めとする多くのテクノロジーが進化し、従来では難しかったさまざまなことが実現できるようになりました。インターネットを活用して遠くの人と瞬時にコミュニケートすることもできますし、AIを活用して人間が行うべき判断をある程度サポートすることも可能です。
業務遂行の上でも、テクノロジーを有効活用しない手はありません。各社からさまざまな製品が開発・リリースされているため、つぶさに探せば自社のニーズに合ったものを見つけることも可能でしょう。
ITツールやシステムを駆使して効率化を図る時代
ITツールやシステムは何のために導入されるのでしょうか。企業の数だけ理由は存在しますが、多くは「業務効率化を達成するため」です。
ITツールやシステムが現場にマッチすれば、大幅な業務効率化が可能になります。ITツールやシステムはデジタルベースで膨大な情報を記録できるため、さまざまな意味で業務の汎用性を高められるのが特徴です。
ツールに頼らない効率化には限界がある
ITツールやシステムを使わずに効率化を図ることもできますが、効果は限定的になりがちです。簡単な計算一つとっても、紙に書かれたデータを人が電卓で計算して結果を紙ベースで記録するより、デジタル化されたデータをシステムが勝手に拾って計算して定期的に結果を出力した方が早いでしょう。
ツールやシステムの強みは「作業を自動化できる」点です。人がやるよりツールの方が早いのはもちろん、ツールやシステムが勝手に業務を行ってくれれば、その分人の手が空きます。
空いた時間を人的判断が求められる業務に割り当てることで、リソースを適材適所に活用できるわけです。
ツールを活用するメリット
では次に、ツールを活用するメリットをいくつかご紹介します。ツールを使えば、主に下記のような利点が得られるでしょう。
作業の自動化・可視化が可能
ツールを業務活用すれば、作業の自動化や可視化が可能です。従来人の手で行っていたような作業をツールにより自動化すれば生産性が上がり、少ない時間で多くの産出を行えるようになります。
また、業務を可視化すれば無駄の排除やより効率的な方法を生み出すこともできるでしょう。「業務の可視化」にはさまざまな意味がありますが、ツールによる可視化の例としては、下記のようなものが挙げられます。
- 結果の定量化
- フローやスケジュールの共有
ツールをうまく活用すれば、各人がどれだけの時間でどれだけの生産を行っているかを記録することができます。それによりメンバーの得意不得意を図り、適切な配置を行う足がかりになります。
また、ワークフローやスケジュールを共有することで「今誰が何をやっているか」「今後何をする予定か」が見えやすくなります。チームの連携性を高める上で、重要な要素と言えるでしょう。
リモートでも活用できる
ITツールはクラウドベースで運用されているものが多いため、リモート下での活用ができるのもポイントです。遠く離れた人同士でも容易にコミュニケーションや情報共有を行い、進捗や要点を確認することができます。
テレワークのような、各人が異なる場所で仕事をするスタイルにおいて、特に効果を発揮するでしょう。離れていてもオフィスで一緒に働いているのと同じような環境を構築できれば、生産性を下げずにすみます。
そこまではいかなくとも、例えば「出先で軽く仕事をする」という使い方も考えられます。「客先訪問の帰りにスマホで日報を作成する」といった具合です。
無料で使えるものも多い
ITツールの中には、無料で使えるものもあります。無料ゆえに機能が制限されているものも多いですが、場合によってはそれで十分なケースもあるかもしれません。
ここで注意したいのは「無料だからといって無理に使わない」です。無料にこだわったせいで機能が制限され、本来求めてた効果を得られないのは本末転倒です。
また、無料だからといって不必要なツールを導入しすぎるのも問題でしょう。連携性の薄いツールやシステムを導入すればするほど業務フローは複雑化し、逆に生産性が落ちてしまうことも考えられます。
無料ツールで問題ない場合は積極的に利用しても構いませんが、そうでない場合は総合的に判断する必要があります。
業務効率化に繋がるツールとは
では次に、業務効率化に繋がるツールをいくつかご紹介します。ツールにはそれぞれ役割があるため、自社のニーズに合ったものを導入することが大事です。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールを導入することで、社内コミュニケーションの活発化が期待できます。例えば、下記のようなものが挙げられるでしょう。
- チャットツール
- グループウェア
- テレビ通話
チャットツールを導入することで、主に文章でのコミュニケーションを図ることが可能です。メールにも似ていますが、リアルタイム性やツリー（やり取り）が見やすい点はチャットツールに軍配が上がるでしょう。
グループウェアは、主にチームやプロジェクトを管理するためのツールです。グループウェアにはさまざまな機能がありますが、その中にコミュニケーション機能（チャットや掲示板）が備えられています。
テレビ通話は名前の通り、映像通話を行うためのツールです。「文字だけじゃなく相手の声や顔を確認しながらコミュニケーションしたい」というニーズに合致します。
情報共有ツール
情報共有ツールを活用することで、情報共有の効率化が見込めます。情報共有ツールもコミュニケーションツールと似た機能を持っていますが、こちらは主に各人が業務で得た知見やノウハウを書き込む形です。
例えば、下記のようなものが挙げられるでしょう。
- 社内Wiki
- 社内ポータル
- ドキュメント管理
社内Wikiや社内ポータルに情報を集約しておけば、必要に応じて誰でも閲覧が可能です。ドキュメント管理ツールも似たようなものですが、業務ノウハウや知見だけでなく、一般的な文書も管理できるのが特徴です。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、その名の通りプロジェクトを管理するためのツールです。プロジェクトのフローや進捗、各担当者の状況をしっかりと管理することで、遅れのない進行を目指せるでしょう。
従来、プロジェクト管理をアナログで行っていたことも多かったのではないでしょうか。デジタルでプロジェクト管理を行う利点にはさまざまなものがありますが、大きなものとしては「情報共有の容易さ」が挙げられるでしょう。
クラウドで運用されているものを選べば、インターネットを通してどこからでもプロジェクトの情報を確認できます。自分の状況だけでなく他のメンバーの情報も確認できるため、よりメンバー間の連携が取りやすくなることも見込めます。
まとめ
業務効率化を達成するには、ツールの活用が有効です。自社のニーズに合ったツールを導入し、効率化を達成しましょう。