業務効率化のスタートは業務の細分化から。そのメリットと進め方とは？
業務効率化に取り組む際は、業務の細分化が欠かせません。この記事では、業務細分化の定義や進め方、ポイントについて詳しく解説します。
業務効率化の第一歩は業務の細分化から
業務効率化の第一歩は、業務の細分化から始めるのはいかがでしょうか。まずは、業務の細分化について解説します。
「細分化」とは、業務を細切れに分けること
「細分化」という言葉は一般的に使われることも多く、何かを細切れに分けることを意味します。すなわち、業務の細分化とは、業務を細切れに分けるということになるでしょう。
例えば、「営業業務」は「アプローチ」「商談」「クロージング」などに細分化することができます。
業務を細分化することによるメリット
では、業務を細分化することにより、どのようなメリットが生じるのでしょうか。一般的には、細分化により下記のような利点が発生すると言われています。
業務プロセスや量の可視化に繋がる
業務を細分化することにより、業務プロセスや量の可視化に繋がります。細分化するためには当然その業務について詳しく知っている必要がありますが、それを特定の個人の暗黙知にするのではなく、誰が見ても分かるように整理することができるというわけです。
それにより、その業務に携わってない人から見ても全体図を掴みやすくなるかもしれません。他部署の業務内容を詳しく知ることによる利点はここでは割愛しますが、細かな部分での連携や業務効率化を行いやすくなるでしょう。
また、量を可視化することで、適切な配分を行えるようになります。業務量が個々の従業員によって偏っていることも珍しくはありませんが、それでは不公平感が生じてしまうでしょう。
量を可視化すれば、各人の職能に合わせた適切な配分が可能です。
ゴールが見えやすくなり、モチベーションが向上する
業務を細分化すれば、ゴールが見えやすくなりモチベーション向上に繋がるのもメリットです。前述した通り、プロジェクトというのは非常に多くのタスクから成り立っているものであり、それぞれを完遂することでプロジェクトが進捗するのが通常です。
もしタスクを細かく区切らず、全てをプロジェクトの進捗ベースで考えてしまうとどうなるでしょうか。その場合は仕事をやってもやってもプロジェクトの終わりが見えず、メンバーの疲弊を誘ってしまうかもしれません。
タスクを細かく区切り短期的なゴールを設けることでモチベーションの向上に繋がり、結果的にプロジェクトの進捗が捗るでしょう。
業務を分割し、分業が可能になる
そしてもう一つの利点は、タスクを区切って分業が可能になるということです。プロジェクトに混在する業務を全て一人でこなすことも可能かもしれませんが、なるべくであれば各タスクを得意なメンバーに割り当てるのが効率的でしょう。
また、業務を分割することにより手の空いているメンバーを気軽にアサインできるようになるかもしれません。それはすなわちプロジェクトの進捗に柔軟性を持たせられるということにもなり、結果的に業務効率化に繋がるでしょう。
業務細分化の進め方とポイント
では、次に業務細分化の進め方やポイントについて解説します。業務細分化を行う際は、下記のような点を押さえながら進めることが求められます。
業務をできるだけ細かいタスクに分割する
まず1つ目の要点として、業務をできるだけ細かいタスクに分割するというものが挙げられます。「業務細分化なんだから業務を分割するのは当たり前」と思われるかもしれませんが、肝心なのは「可能な限り細かく」という点です。
業務を細かく分割するためには、当然ながらその業務に対する理解が深くないと難しいでしょう。その段階で業務への理解度を高められるとともに、細かく分割することで不要なプロセスを発見できるかもしれません。
不要なプロセスをカットできれば、その分業務は効率的になります。
タスクやプロセスごとの目的を考える
次に、それぞれのタスクやプロセスにおける目的を考えましょう。「何故そのタスク（プロセス）が必要なのか」というのは意外と見落とされがちな点ですが、ここを突き詰めることによって、より良いプロセスや手順を生み出すことに繋がります。
中には、前述のように「不要だと判断したからカット推奨」というものもあるでしょう。プロセスをカットすればそれだけ業務の効率化に繋がりますが、場合によってはプロセスそのものを作り変えることもできるかもしれません。
最終的なゴールを達成できるのであれば、労力が少ないにこしたことはありません。
細分化された業務の遂行には、自社システムを活用するのも手
細分化された業務を遂行したり管理するのには、自社システムを活用するのも手です。自社システムを活用すればそれぞれの業務管理をシステマチックに行えますので、効率化や公平化に繋がるでしょう。
現在はテクノロジーの発展により、非常に数多くのシステムが開発リリースされています。その中に自社と相性が良いものがあればそれを使うのもよいのですが、そうでない場合は自社でシステムの企画を行うことを視野に入れてもよいかもしれません。
AIツールの活用
業務細分化の進め方において、AIツールの活用が重要なポイントとなります。
とくに、OpenAIが開発したChatGPTは、業務の細分化を活発化させ、その実現を可能にします。
ChatGPTは、肥大化したプロジェクトを複数の小さなタスクに分割することを助けることができます。
たとえば、最初に指定したタスクを自動的に再定義し、より細かいステップに分割する功能を持っています。
これにより、時間と資源を最大限に活用してプロジェクト全体を効果的に進行させることが可能となります。
さらに、ChatGPTは取り組むべき活動を特定し、それらを実施するための明確なガイドラインを提供することができます。
各作業の目的、必要なリソース、結果の測定方法など、各タスクの詳細な説明を生成し、被リードメンバーがタスクを完遂するのに必要なすべての情報を提供します。
また、一部のルーチンタスクについては、ChatGPTが自動的に実行することも可能です。
例えば、定期的な報告、日々のスケジュールの作成、基本的なデータの分析など、あらかじめ設定したルールに従って、ChatGPTがこれらのタスクを自動的に処理することができます。
さらに、ChatGPTは、業務の自動化だけではなく、人々が実際に作業を進める中で発生する質問に対する答えを提供することもでき、現場スタッフの判断をサポートします。
効果的な業務細分化の実現にはChatGPTのようなAIツールの導入が不可欠であり、その導入によって業務効率化を促進し、大きな成果を出すための機会を広げることができます。
重要なのは、AIツールは魔法の杖ではなく、志向と戦略に基づいて設計され、適切に使用されるべきだということです。
これが達成できれば、目標達成のスピードは大幅に上がることでしょう。
自社システム導入によるメリット
自社システムを導入することで、下記のようなメリットがあります。業務の特性に合わせ、適切なものを選びましょう。
タスクの細かい管理が可能になる
業務システムを活用すれば、タスクの細かい管理が可能になります。システムを使わなくとも業務やタスクの管理は可能ですが、情報を共有するのが難しく、「誰が」「何を」「どこまで進めているか」などが不明確になってしまう恐れがあります。
それはすなわち、プロジェクト全体の不透明化に繋がるでしょう。プロジェクトの進捗はプロジェクトリーダーやマネージャーさえ知っていればいいという考え方もありますが、それではチームの構造が縦割りになってしまい、柔軟な運用が難しくなってしまいます。
システムを活用して必要な情報を共有しておけば、その心配はありません。誰がどの業務をどこまで進めているかが分かっていれば連携もしやすく、かつ各人の専門性も明確になるでしょう。
時間効率を計ることができる
システムを活用すれば、それぞれのタスクにかかる時間効率を計測可能です。システムによっては、各タスクにかかった時間と得られた成果を入力すれば自動的に時間効率を割り出してくれますので、「どのタスクを優先して行うか」などの判断材料を得られます。
それだけでなく、仕事の早いメンバーに業務が集中するのを防ぐ効果も見込めるでしょう。現場では、どうしても仕事の早いメンバーに残りのタスクが集約されがちですが、それではメンバー間に不公平を生んでしまいます。
時間効率をしっかりと計測し、なるべくスムーズかつ適切な割り振りを行いましょう。
業務効率化に繋がる
自社システムを導入すれば、多くの面で業務効率化に繋がります。タスクやスケジュールの管理を適切に行い、その情報を共有すれば業務の進捗がスムーズになることが期待できます。
また、システムをクラウドベースで設計することにより、仕事をする場所や時間に柔軟性をもたせることもできるでしょう。自社にいなければあらゆる仕事ができないとなると、人によっては移動に多くの時間を割く必要があるかもしれません。
まとめ
業務効率化を行うためには、業務を細分化することが大切です。適切な業務細分化を行い、生産性の向上を目指しましょう。