スケジュール管理の共有とは？システムやツールの導入も含め、そのメリットを解説
スケジュール管理を共有することで、プロジェクトの進捗にさまざまなメリットが期待できます。しかし、「スケジュールを共有する」ということに馴染みが薄い人もいるかもしれません。
この記事では、スケジュール管理とは？から始まり、スケジュール管理を共有するメリット、そしてシステムやツールを導入する利点について解説します。
社内のチーム力を高めるための「スケジュール管理」とは？
社内のチーム力を高めるための一つの方法として、「スケジュール管理」があります。スケジュール管理とは、一体どのようなものなのでしょうか。
チーム力とスケジュール管理の関係性
適切なスケジュール管理を行えば、チーム力の強化に繋がるでしょう。プロジェクトチームには通常さまざまなメンバーがおり、それぞれ独自のタスクを抱えています。
そういう意味で各メンバーは独立していると言えなくもないのですが、メンバーらの業務を総合することでプロジェクトの完遂に繋がる以上、各人のタスクに締め切りを設ける必要があることは言うまでもありません。
タスクに適切な締切を設定することが、スケジュール管理の第一歩です。
個人のスケジュールおよびチーム全体のスケジュールを管理する
スケジュール管理は個人のみならず、チーム全体のスケジュールを管理することも意味します。個人のタスクに締め切りを設けることによってプロジェクト全体の進捗を把握しやすくなり、管理が容易になるでしょう。
各人の抱えているタスクに締め切りを設けるのは、言うまでもなくプロジェクトの納期を厳守するためです。そうすることで、プロジェクト全体のスケジュールから各人のスケジュールが逆算されることになり、それを基にそれぞれのタスクが割り振られるのが通常です。
スケジュール管理を適切に行えば、進捗の遅れを防げる
適切なスケジュール管理を行えば、プロジェクトの進捗の遅れを防げます。当たり前の話ですが、それぞれのタスクが締め切り通りに完了すればプロジェクトの進捗もスケジュール通りに進み、最終的に納期に間に合う形になります。
しかし、各メンバーのスケジュールとプロジェクト全体のスケジュールが連動していない場合、タスクは予定通りに終わらせたのにプロジェクトの納期に間に合わなかったということが生じる可能性もあります。それではリーダーの管理能力が疑われてしまっても無理はありませんので、スケジュールは大きなものから小さなものまでをしっかりと連動させ、最終的な納期に間に合うよう設定しましょう。
スケジュール管理を共有すれば業務効率化に繋がる
上述したように、プロジェクトを進める上では欠かせない「スケジュール管理」ですが、スケジュール情報を共有すれば業務効率化に繋がります。ここでは、スケジュール管理を共有するメリットについて述べたいと思います。
スケジュール管理を共有すれば、メンバーおよび全体のスケジュールを容易に把握できる
スケジュール管理を共有することで、メンバー個々のスケジュールやプロジェクト全体のスケジュールをいつでも確認することができます。「自分のスケジュールさえ分かっていればいい」と思う人もいるかもしれませんが、プロジェクト全体の進捗を俯瞰しながら自分のタスクを行うことにより、さまざまなことが見えてくるでしょう。
また、他メンバーのスケジュールを把握することにより、ミーティングや相談の予定を立てやすくなります。先々のことを見通しながらプロジェクトやタスクを進められれば、自ずと進捗も予定通りに進むのではないでしょうか。
「いつまでに何をやるべきか」が明確になる
スケジュール管理を共有すれば、各人の「いつまでに何をやるべきか」が明確になります。それによりタスクの遅れを防ぎ、ひいてはプロジェクト全体の遅れを防ぐ効果が見込めるでしょう。
また、自分が次にやる作業が分かっていれば、それを見越して現在の作業に着手することができます。それにより、先のことを考えて効率の良いやり方を模索することができるため、業務の効率化に繋がるケースも多いのではないでしょうか。
全体を俯瞰しながら自分の作業ができる
スケジュール管理を共有することにより、今現在他のメンバーが何をやっているかを確認しながら自分の作業を進めることができます。そのように全体を俯瞰しながら作業することで、自身のタスクの意味や今後の展開についての理解を深めることができるでしょう。
それにより、メンバー間の連携が取りやすくなったり、不明点を事前に確認することができ、業務効率化が期待できます。
スケジュール管理に専用システムやツールを使うメリット
では、最後にスケジュール管理に専用システムやツールを使うメリットをご紹介します。使いこなせれば非常に便利なため、積極的に活用しましょう。
場所や時間を問わずスケジュールの確認が可能
システムやツールを使えば、場所や時間を問わず各人のスケジュールを確認できます。自分のスケジュールはもちろん、他のメンバーのスケジュールやプロジェクト全体の進捗も見通せるため、予定を合わせやすくなるでしょう。
特に、全体で行うミーティングや進捗報告などの時間を合わせやすくなります。従来は全員に予定を聞き、空いている時間に無理やり押しこむことも多かったものですが、スケジュール管理ツールを使えば全員の空き時間を容易に把握できるため、手間を省けます。
「どの作業にどれくらいの時間が必要か」を明確化できる
スケジュール管理のためのシステムやツールを使えば、「どの作業にどれくらいの時間が必要か」という点を可視化できます。システムを使わずとも各メンバーが時間を計測し、それを集計すれば可能ですが、そのやり方では管理が面倒かつ正確さに欠けるという問題が生じます。
専用のツールを使えば、タスクにかかる時間を計測できるのはもちろん、そのデータをシステム内に蓄積できます。それを基にタスクにかかる時間を算出するため、客観的かつ正確な時間を割り出せるという次第です。
プロジェクトの予定を視覚的に捉えることができる
専用のシステムやツールを使えば、プロジェクトの予定を視覚的に捉えることができます。これらのソフトには通常「ガントチャート」と呼ばれる機能が搭載されているため、文字情報ではなく「この作業はここからここまで」という風に、スケジュールをグラフィカルに表示させることが可能です。
一目で作業の予定を把握できるのはもちろんのこと、スケジュール作成の際もチャートを引っ張るだけなので感覚的に行なえます。もちろん変更や削除も簡単操作で行えるため、柔軟なスケジュール管理が見込めるでしょう。
まとめ
スケジュール管理を適切に行うことができれば、プロジェクト進捗の効率化が見込めます。各メンバーに適量のタスクを割り振ればリソースの最大活用が可能ですし、それにより進捗の遅れを防ぐ効果も期待できるのではないでしょうか。
システムやツールを活用すれば、スケジュール管理をメンバー間で共有することもできます。スケジュールを共有すれば、自分のみならず全メンバーの「いつまでに何をやるか」を確認できるため、プロジェクト全体を俯瞰して作業を進めやすくなります。
そのために大切なのは、自分達のニーズに適したシステムやツールを選ぶことです。「プロジェクト管理ツールに何を求めるのか」を明確にし、適切なものを選択しましょう。