議事録はメールで共有しない方がいい？その理由とおすすめ共有ツールをご紹介
議事録を適切に共有することで、多くのメリットを得ることができます。この記事では、議事録を共有するメリットやメールで共有することのリスク、そして議事録共有におすすめのツールをご紹介します。
議事録を共有するメリット
議事録を共有することで、下記のようなメリットが生じます。
会議に出ていないメンバーとも情報共有できる
議事録を共有すれば、会議に出ていないメンバーとも情報共有することができます。全てのメンバーが会議に出ていれば議事録の共有は必要ないかもしれませんが、現実的にはそうもいきません。
必要なのに都合が合わず出られないケース、必要かどうか分からないため出なかったが後から必要性を理解したケースなどさまざまな事情があるでしょう。そのような場合に議事録を共有しておけば、およそ会議でどのような話し合いが行われたかを後から知ることができます。
議題や結論を必要な時に見返すことができる
議事録を共有することで、会議で出た議題や結論をいつでも必要な時に見返すことができます。「内容を完璧に覚えておく」「自分でメモをとる」などのやり方もありますが、前者は現実的に不可能ですし、後者もメモを取るのに必死で話し合いに参加できないといったこともあるかもしれません。
議事録を共有しておけば、必要に応じて内容を振り返ることができます。業務が進行した後に改めてKGIやKPIを確認したり、現在の方向性が誤っていないかを確認することも可能でしょう。
意思統一を図ることができる
議事録を共有しておけば、チーム全体の意思統一を図りやすくなります。会議というのは原則的に何かしらの議題があり、それに対する結論を得る場です。
議事録を共有していないと、参加してないメンバーはどのような議題に対してどのような結論が出たかが不明になってしまいます。そうなると内容を知っている人と知らない人が存在するため、チームが混乱する元にもなるでしょう。
議事録を共有し全員が議題と結論を理解することで、全体的な意思統一の形成に役立ちます。
議事録をメールで共有しない方がいい理由
議事録を共有する方法はいくつかありますが、そのうち一つが「メール」です。しかし、議事録をメールで共有することで問題が発生するケースもあります。
その理由を見ていきましょう。
ドキュメントの管理・検索が不便
メールは原則的に体系だったドキュメントではないため、管理や検索に不便が生じてしまいます。どのようなメーラーを使っているかにもよりますが、メールでのやり取りおよび添付ドキュメントを適切に管理したり、適切に検索するのは難しいのではないでしょうか。
一昔前に比べるとメーラーの機能も大幅に向上しているため、やろうと思えば不可能ではありません。しかし、視覚的かつ感覚的にドキュメントを管理するのはまだまだ不向きなため、よりストレスの低い環境を整えるにこしたことはないでしょう。
メールは基本的に1on1なので複数人での共有に不向き
メールの問題点として「原則1on1のやり取りになり複数人での共有は不向き」という点も挙げられます。CCやBCCを活用すれば複数人に同時にメールを送信することもできますが、全てにそのやり方を適用すると、誰が誰とどのような情報をやり取りしているのかが見えづらくなってしまうのではないでしょうか。
加えて、ドキュメントを添付で送ると受信者の数だけファイルがコピーされることになります。それに対して各受信者が手を加えてしまうと、ドキュメントのバージョン管理が不明確になってしまう恐れもあります。
メールは1対1での情報のやり取りにおいてはさほど問題が生じませんが、複数人で同時に共有するのは困難です。
宛先間違いなどセキュリティリスクの増大
メールの問題点として、宛先間違いなどによるセキュリティリスクの増加も挙げられるでしょう。宛先を間違うことで外部の人間に情報が漏れてしまう恐れがあり、自社の信用が毀損されてしまうリスクがあります。
また、メーラーやサーバー側で適切なセキュリティ設定を行っていない場合、第三者から内容を盗み見られてしまう恐れもあります。オンラインで通信を行う場合データを暗号化した方が当然セキュアですが、メールの場合生のテキストデータがそのまま送られてしまうこともあります。
メールサーバーが社内にあり、やり取りが内部で完結する分には問題ないかもしれません。しかし、リモートワークなどで外部とのやり取りが頻繁になればなるほどセキュリティに気を配る必要があります。
議事録を効率的に共有するためのツール
それでは最後に、議事録を効率的に共有するためのツールをいくつかご紹介します。
Dropbox Paper
Dropbox Paperは、有名なクラウドストレージサービスであるDropboxのドキュメント共有サービスです。Dropbox Paperを活用すればドキュメント共有が容易になり、情報を適切に管理することができるでしょう。
Dropbox Paperは無料で利用できるため、気になったらすぐに試すこともできます。
Microsoft OneNote
Microsoft OneNoteを活用することで、個人的な情報を整理したり、複数人でドキュメントを共有および共同作業することができます。ドキュメント（ノート）にはシールを貼って見逃しを回避したり、コメントをスタイラスや指で直接描画することも可能です。
こちらも無料でなので、気軽に検討できるのが嬉しいところです。
Googleドキュメント
Googleドキュメントは、検索エンジンで有名なGoogleからリリースされているドキュメント作成・管理のためのWebサービスです。Googleアカウント活用による個人向けサービスですが、ビジネス向けとしてGoogle Workspaceというサービスも用意されています。
Googleドキュメントを使えば、ドキュメントの作成や管理、共有を容易に行うことができます。Wordとの互換性が高い書類を作成することもできますし、チャットで確認しながらドキュメントを共同編集することも可能です。
編集のための機能も豊富に用意されているため、コミュニケーションを疎かにすることなく作業を行えます。
Type.md
Type.mdを使えば、Googleドライブ内でMarkdownを利用したドキュメントの管理が行えるようになります。Markdownは表示書式の決まりごとのようなものであり、活用すれば簡単に見栄えのよい文書を作成できます。
Markdownのメリットにはさまざまなものがありますが、そのうち一つは「汎用性の高さ」です。あるデバイスでは綺麗に表示されるものの他から見るとレイアウトが崩れてしまった、という経験をした人も多いのではないでしょうか。
Markdownを使えば、およそどのような環境から閲覧しても同じような見栄えを再現することができます。リモートワークなどにより異なる環境での作業が定着している場合に重宝するでしょう。
まとめ
議事録の共有には、ドキュメント共有サービスを活用するのがおすすめです。