情報共有をオンライン化すれば大きなメリットがある
情報共有をオンライン化すれば、さまざまなメリットがあります。この記事では、オンライン化のメリットや必要なもの、おすすめツールなどをご紹介します。
情報共有をオンライン化するメリット
情報共有をオンライン化することで、下記のようなメリットが生じます。
誰もが恩恵を受けられる
情報共有をオンラインで行えるようにすれば、皆が情報を発信したり受信したりすることができるようになります。すなわち誰もが自分の持っている情報を公開してチームに貢献したり、アップされた情報を取得して業務に活かすことができるようになるということです。
従来、業務に関する知識やノウハウは個人に集約され、そのまま暗黙知として定着するのが一般的でした。場合によっては口頭やマニュアルといった形で共有されることもありましたが、膨大な業務知識やノウハウに対して共有できる部分は限定的だったのではないでしょうか。
オンラインで情報共有を行えるようにすれば、誰もが気軽に自分の持っている情報を発信できるようになります。同時に、誰もがその情報の受け手になることもできるため、今まで以上に情報共有が活発化することが期待できます。
知見やノウハウが社内に集約される
情報共有をオンライン化することで、知見やノウハウが社内に集約されるのもメリットです。従来、業務にまつわる情報は業務を担当する個人に集約されていました。
それはそれで個人のスキルやキャリアの向上といったメリットもありました。しかし、組織全体として「特定の担当者がいないと業務が滞ってしまう」などのデメリットを抱えていた面もあったのではないでしょうか。
情報をオンラインで共有し業務知識やノウハウが社内に集約されれば、特定の個人に依存せず業務を進められるようになります。もちろん100％とはいきませんが、個人への依存がある程度緩和されるだけでも業務効率化に役立つことでしょう。
教育コストの低下
情報共有をオンライン化することで、教育コストの低下も見込めます。業務に関する情報が全てオンライン上にまとまっていれば、そこを見るだけである程度の業務遂行が可能になるからです。
もちろんそれだけというわけにはいかないので、別途研修やOJTを行う必要はあるでしょう。しかし「調べたら簡単に分かること」を増やせば増やすほど教育に割く時間やコストを削減することができます。
そのためにも、オンラインに掲載する情報は可能な限り分かりやすくまとめましょう。見やすく分かりやすいレイアウトを心がけることで、社内への浸透度が大きく異なってきます。
情報共有をオンライン化するために必要なもの
では次に、情報共有をオンライン化するために必要なものを解説します。情報共有をオンラインで行うには、一体どのようなものが必要なのでしょうか。
クラウド環境
まず一つ目はクラウド環境です。クラウド環境というのは「インターネットを介してツールやサービスを利用できる環境」のことであり、クラウド環境を整えることで場所や時間を問わず必要な情報にアクセスできるようになります。
クラウド環境の構築において重要な点はいくつかありますが、セキュリティは外せないポイントです。クラウドを活用すれば業務の利便性は向上しますが、反面セキュリティリスクを抱えることも少なくありません。
どの程度の利便性を求め、どこまでセキュリティを重視するのかといったバランスが大事になります。
社内wikiなどの情報集約ツール
情報共有をオンライン化するためには、社内wikiなどの情報集約ツールが必要です。wikiとは「誰でも簡単に情報の編集が可能なツール」のことであり、社内wikiとは「社内版wikiツール」のことです。
社内wikiを導入することで、誰でも簡単に業務に関する情報を発信したり受信することができるようになります。それによる情報共有の効率化は言うまでもありませんが、それ以外にも「情報が社内に集約される」などのメリットがあります。
社内wikiの他にも、グループウェアやドキュメント作成ツールなどが挙げられるでしょう。どのようなツールが適しているかは会社や部署によって異なるため、自社に合ったものを選びましょう。
管理・運用ルール
情報共有をオンラインで効率的に行うためには、適切な管理・運用ルールを設ける必要があります。オンラインで情報共有を行うのは確かに便利なのですが、ルールを設けないと情報の行き来が乱雑になってしまい、逆に効率が悪くなってしまう恐れもあります。
たとえば、下記のような点が懸念されるのではないでしょうか。
- 異なるバージョンのファイルが至るところに散見される
- どこを見れば正しい情報が得られるのか分からなくなる
ファイルやデータの管理を個々の裁量に委ねている場合、同じファイルが至るところで複製され、それぞれ異なるバージョンとして存在してしまう恐れがあります。それだとどこを見れば正しい情報が得られるのかが分かりづらくなってしまうため、結局従来のような情報共有手法に頼らざるを得ないケースも考えられるでしょう。
それらを防ぐためにも、適切な管理運用ルールを設ける必要があります。
情報をオンライン化するのに便利なおすすめツール
それでは、最後に情報をオンライン化するのに便利なおすすめツールをいくつかご紹介します。ツールを適切に使いこなすことで、効率的にオンライン化を進めることができるでしょう。
各種クラウドサービス
情報のオンライン化に欠かせないのが、各種クラウドサービスです。クラウドサービスというのは「オンライン上で管理運用されているサービス」のことであり、インターネットに繋がっていればどこからでもアクセス可能なのが特徴です。
クラウドのメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。
- インターネットに繋がっていればどこからでもアクセスや作業が可能
- 他者との情報共有、共同作業が容易
- ランニングコストが比較的安価
クラウドはオンライン上で管理運用されているため、原則的に作成したファイルやデータもオンライン上に保管されます。そのため、他者との共有や共同作業を容易に行えるのがメリットです。
そして、自前でハードウェアを購入するオンプレミス型に比べ、初期費用やランニングコストも安くすむ傾向があります。
Googleドライブ
Googleドライブは、検索エンジンでお馴染みのGoogle社が運用しているオンラインストレージサービスです。Googleアカウントを所持していれば誰でも無料で使うことができ、GoogleドキュメントやスプレッドシートなどのGoogleアプリで作成したファイルを保管できます。
Googleドライブを活用すれば、Googleアカウントを持っている人同士でのファイル共有や共同作業を簡単に行うことができます。
Type.md
Type.mdは、Googleドライブ上でマークダウンを使えるようにするためのサービスです。マークダウンを活用することで、誰でも簡単な記述で見栄えのよい文書を作成することができるようになるでしょう。
情報のやり取りを効率化するには書いてある内容もさることながら、なるべく見やすく分かりやすいデザインにすることも重要です。
まとめ
情報共有をオンライン化することで、多くのメリットが発生します。自社に合ったオンライン化を模索し、情報共有の効率化を図りましょう。