デジタル化を進める企業が抱える課題と有効的な解決方法を解説
業務のデジタル化を行えば、さまざまな面で多くのメリットがあります。この記事では、なぜ企業がデジタル化を求められるのか？その際の課題は？といった点をご紹介していきます。
なぜ今企業のデジタル化が求められているのか
なぜ今企業に対し、業務のデジタル化が求められているのでしょうか。まずはその辺りの理由を紐解いていきましょう。
デジタルによる業務のスリム化
さまざまなデータや書類をデジタル管理することにより、業務のスリム化が図れます。従来は紙に書かれたアナログな書類やデータで業務を遂行していた部署も多かったのではないかと思いますが、紙に書かれた書類は管理が難しいという弱点があります。
一方、デジタル化されたデータであればシステムに取り込む手間もなく、データをデータのまま扱うことができます。数値や文章がシステムに自動入力され、必要な時にいつでも瞬時に取り出すことができるでしょう。
また、保管のための場所も不要なため、スペースの節約にも繋がります。
環境や資源への配慮
紙の書類やデータは保管に困るのが弱点ですが、環境や資源に優しくないというデメリットもあります。「紙（資源）の無駄遣いはやめよう」と囁かれて久しい昨今ですが、業務をデジタル化することで資源の無駄使いを防ぎ、環境に配慮した業務体制に近づくでしょう。
我々人間が地球上に生きる限り、地球環境をいたずらに悪化させるのは得策ではありません。同時に、資源の無駄遣いを防ぐことはコストの無駄遣いを防ぐことにもなるため、地球環境だけでなく自社の財務収支にも良い影響を与えられるでしょう。
ワークスタイルの多様化
ワークスタイルの多用化によっても、業務のデジタル化が求められています。従来は全社員がオフィスに出社して仕事をする形でしたが、現代ではそれぞれが都合の良い場所で仕事をするテレワークを取り入れている企業も多いのではないかと思います。
テレワークのような遠隔業務を行う際には、データや書類をデジタル化することは必須です。仮にデジタル化されていないアナログなものをメインに使用している場合、遠隔地とやり取りするのにいちいち郵便や宅配を使わなければならず、スピード感に欠けてしまいます。
一方、デジタル化されたデータであればインターネットを介して瞬時に送受信が可能です。多様化したワークスタイル下でも生産性やスピード感を落とさないためには、業務のデジタル化が必須と言えるでしょう。
企業がデジタル化を進める際の課題
実際に企業がデジタル化を進める際には、どのような課題があるのでしょうか。以下、業務のデジタル化による課題を見ていきましょう。
どのように現場に浸透させるか
まず、デジタル化をどのように現場に浸透させるか、といった問題があります。特に現場が従来のアナログスタイルで動いている場合、一気にデジタル化を浸透させるのは困難の極みと言えるでしょう。
基本的に、現場は現在行っているワークフローを変更したがらないものです。ワークフローの変更に伴い新たに覚えることが増え、一時的に生産性が下がってしまう可能性も考えられます。
どのようなシステムを使うか
どのようなシステムを使えば自社のデジタル化をスムーズに進められるのか、といった課題も考えられます。一口に「業務のデジタル化」といっても企業や部署によって細かな意味は変化し、「これを導入すれば間違いない」といった万能薬は存在しません。
自社と相性の悪いシステムを導入した場合、デジタル化の失敗に伴う埋没費用や現場の混乱を招いてしまう恐れがあります。システムの選定は慎重に行う必要がありますが、あまりに慎重すぎると機を逃し、いつまでたっても業務のデジタル化が進まない恐れもあるでしょう。
それはすなわち、デジタル化された同業他社に比べ、生産性が著しく劣ってしまう可能性があることにも繋がります。
運用・管理体制はどうするか
業務のデジタル化を行う際に必須となるのが「業務システム」ですが、それらの運用・管理体制をどのように構築するかといった課題もあります。システムを導入する場合、導入して終わりというわけではなく、導入して正常運用し適宜メンテナンス等を行う必要があるわけです。
それらを全て自社でまかなうのか、それとも専門業者に任せるのか、といった辺りを決めなければなりません。また、自社で行う場合はスペシャリストを育成するのか新たに採用するのか、業者に任せる場合はどの業者に打診するのか、といった判断も必要になります。
いずれにせよ、決めなければならないことが多数あり、そのせいで業務のデジタル化が頓挫してしまう可能性もあるでしょう。
デジタル化の際に生じる課題を解決するには？
では、最後にデジタル化の際に発生する課題を解決する方法をご紹介します。もちろん下記が全ての解にはなりえませんが、一般論として何かしらのヒントになるのではないでしょうか。
現場にスムーズに浸透させるには、事前のシミュレーションと啓蒙が大事
業務のデジタル化やそのためのシステムを現場にスムーズに導入するには、事前に運用シミュレーションを行ったり、現場を粘り強く啓蒙する必要があります。シミュレーションをせずにそのまま本番に移行すると当然混乱が生じますし、そうなると現場には「前の方がよかった」という感情が生まれるでしょう。
事前にシミュレーションおよび粘り強い啓蒙を行うことで、現場に「このプロセスは必要なものである」といった感情を呼び起こすことができます。「どのように啓蒙するか」といった点は非常に重要になりますので、自社や業務の特性をしっかりと見極め、必要性を周知させることが大事です。
システムは星の数ほど存在する。できる限り理解を深めよう
業務システムの種類は非常に多岐に渡り、それぞれのジャンルごとに製品も豊富に取り揃えられています。ユーザーとしては選択肢の幅が広いことはメリットですが、逆に判断力を求められる面もあるでしょう。
システム選びに大事なのは、なんといっても「自社業務との相性」です。システムはそれぞれ異なった特徴や機能を持っているため、そこが自社の業務とフィットするか田舎が判断の分かれ目となります。
相性の良いシステムを導入できれば生産性やパフォーマンスの向上が見込めますが、そうでないものを導入してしまうと費用対効果が悪く財務を圧迫してしまうかもしれません。
自社で運用管理ができない場合はクラウドタイプのシステムがおすすめ
業務システムは大別すると、「オンプレミス」と「クラウド」の二種類が存在します。オンプレミスはいわゆるハードウェアをそのまま購入し自社で運用管理するもの、クラウドはベンダーのサーバーにあるプログラムやデータを活用するものといった具合です。
どちらも一長一短ありますが、自社での運用管理が難しい場合はクラウドタイプのシステムを検討するのがおすすめです。クラウドタイプであればアップデートやメンテナンス、保守管理はベンダーが行ってくれるため、自社のリソースを割く必要がありません。
まとめ
企業のデジタル化は時代の要請ですが、「ワークライフバランスの向上」「多様化した価値観」などが理由として挙げられます。自社にとって最適なデジタル化を模索し、生産性の向上を目指しましょう。