アイデアひとつでデスクワークは効率化できる。すぐに始めれる目からうろこの仕事術
デスクワークに従事する人にとって、「業務効率化」は常に取り組むべき事項です。しかし、「どのように効率化すればいいのか分からない」「そもそも効率化する意味は？」といった疑問を持っている人も多いかもしれません。
この記事では、デスクワークを効率化する理由や、効率化のためのアイデアをいくつかご紹介します。まずは、試せそうなものから気軽に業務に取り入れてみましょう。
デスクワークを効率化する意味と理由
デスクワークを効率化すると、どのような利点があるのでしょうか。まずはデスクワークと効率化の関係性について見ていきましょう。
テレワークなどによる成果の見える化
社会に少しずつテレワークの波が押し寄せている昨今ですが、仕事がテレワーク化すると成果の見える化が行われます。従来は「机に向かっているだけで仕事をしている風に見えた」「残業をしている社員は頑張っているという評価を得られた」ということもあったかもしれませんが、テレワークなどによる成果の見える化が行われると、評価の大部分はアウトプットの質になるでしょう。
本来仕事というのはそういうものですが、テレワークシステムなどによりその辺りが明確に可視化されていくのではないでしょうか。となると、時間辺り作業効率の良い社員とそうでない社員の差が数字で判断されることになり、いかに仕事を効率化するかが重要になってきます。
何かと問題視される残業時間の抑制
デスクワークを効率化することで、何かと問題視されがちな残業時間の抑制にも繋がります。従来は「残業をしている人間はよく頑張っている」という評価もあったかもしれませんが、今は「労働生産性」などの指標から人材評価を行う企業も多く、また働き方改革による残業時間の上限規制も設けられたため、そういう風潮は過去のものとなりつつあります。
残業時間を抑制するためにはトップダウンの判断も必要ですが、現場の効率化も同じくらい大切です。会社全体の業務量が決まっている以上は割り当てる仕事量の削減にも限界があるため、一人ひとりが業務を効率化しなければなりません。
ストレスの軽減
デスクワークを効率化することにより、自身のストレス軽減に役立ちます。仕事を効率化することによる業務時間の削減もさることながら、「つまらない作業」や「好きではない作業」をカットできることによる精神的効果も大きいでしょう。
もちろん、業務の内容によってはカットできないものもありますが、ルーチンワークであれば自動化する余地が考えられます。よい仕事はよい精神状態から生まれる面もありますので、ストレスを溜めすぎず心身が充実した状態で仕事に取り組みましょう。
すぐに始められるデスクワーク効率化
では、次に比較的取り組みやすいデスクワーク効率化手法について解説します。「効率化」といっても多種さまざまな方法がありますが、何から手をつけるべきか悩んでいる人はまず下記から試してみてはいかがでしょうか。
アクティビティを記録する
一つ目のポイントは、仕事におけるアクティビティを逐一記録することです。アクティビティといってもそれほど難しいものではなく、まずは「作業を始めた時間」と「終えた時間」の記録から始めましょう。
そうすることにより、自分が普段携わっている仕事にかかる時間を計測できます。それを積み重ねることにより、新しい仕事に取り組む際もおおよその時間を見積もることができるようになるでしょう。
デスク周りを使いやすいよう整理する
デスク周りを使いやすいよう整理整頓するのも、立派な業務効率化です。必要なものを取り出す際、毎回「あれはどこにあったっけ」と探さなければならないのは手間ですし、時間もとられてしまうでしょう。
また、目に入る空間を綺麗に保つことで、余計な情報をカットし仕事に集中できる効果も見込めます。人間の脳は無意識下で目に入る情報をある程度読み込んで処理しているため、デスク周りが乱雑で情報量が多い場合はその分脳のワーキングメモリが奪われてしまう可能性があります。
デスク周りに何も置かないようにするのは難しいですが、必要最低限のものを選別してみてはいかがでしょうか。
マウスやキーボードなどを交換する
仕事でPCを活用している人は、マウスやキーボードを交換するのも手です。「マウスやキーボードなんて何を使っても一緒」と思う人もいるかもしれませんが、キーボードの場合はテンキーがついているか否かやキータッチの好みなどで作業効率に変化が生まれる可能性があります。
マウスも操作のしやすさや自分の好みで選ぶことをおすすめします。中には「任意の処理をボタンに割り当てられる」といったものもありますので、同じような処理を繰り返す作業の場合は役立つでしょう。
いずれは検討したい効率化アイデア
すぐに取り組むのは難しいかもしれませんが、いずれ検討したい効率化手法もいくつかご紹介します。余裕がでてきたら検討してみてはいかがでしょうか。
机や椅子にこだわる
机や椅子にこだわることで、仕事の効率化が見込めます。机や椅子というのは場合によっては軽視されがちですが、自分の背丈や体質に合ったものを使わないと、最悪健康上の被害が生じる可能性があるほど大事なものです。
そもそも、デスクワークである以上、仕事中の大半の時間は椅子に座ることが想定されます。基本的に座っている状態というのは健康によいとは言い難いため、可能な限り机や椅子にこだわり、体へのダメージを軽減する必要があるでしょう。
もちろん、ずっと座りっぱなしの状態を維持するのではなく、適宜立ち上がって動くなどの工夫も大切です。健康に気をつかうことで脳の働きも良くなり、仕事を効率的に薦められる効果も見込めます。
WordやExcelといったソフトについて学ぶ
業務に使う一般的なソフトの一つとして、マイクロソフト社のオフィスシリーズがあります。中でもWordを活用して書類を作成したり、Excelを活用してさまざまな計算や数値管理を行っている人も多いのではないでしょうか。
WordやExcelは業務におけるスタンダードな位置づけということもあり、比較的歴史の古いソフトウェアです。その分搭載機能は膨大なものになっているため、それら全てを使いこなすのは非常に困難と言えるでしょう。
全部は無理でも、自身の業務に関連しそうな部分はしっかり学んでおく必要があります。ある機能に習熟することで今まで行っていた処理を自動化できるようになり、デスクワークの効率化が見込めるかもしれません。
ハイスペックなPCや周辺機器、システムを導入する
現在の環境に不満がない場合を除き、ハイスペックなPCや周辺機器、システムの導入による効率化も検討してみましょう。ハイスペックなPCを導入すれば作業の処理速度が向上し、時短に繋がります。
また、作業をするにあたって便利な周辺機器やシステムを導入しても同様の効果が見込めるでしょう。業務を効率化するには「これ」という一つの手法にこだわるのではなく、多角的かつ総合的に考えることが大切です。
まとめ
デスクワークを効率化するアイデアは、非常に多岐に渡ります。自分が置かれている状況や業務内容に応じた効率化アイデアを取り入れ、時間あたりの作業量を向上させましょう。