基幹システムの導入効果は？メリットや導入効果アップのポイントを解説
基幹システムを導入することで、業務効率化に繋がります。この記事では、基幹システムとは何か、他のシステムとは何が異なるのか。
加えて、基幹システムの導入効果やそれらを向上させるポイントについて解説します。基幹システムについてしっかりと学び、導入効果の最大化を目指しましょう。
基幹システムとは何か
基幹システムとは、一体どのようなものなのでしょうか。まずは、基幹システムについて解説します。
基幹業務を効率化するためのもの
基幹システムは、基幹業務を効率化するためのものです。基幹業務とは、一般的に生産管理や販売管理、在庫管理といった企業活動の根幹をなす業務のことです。
これらが止まってしまうと「商品を生産できない」「会計処理ができない」といった状態になり、企業活動がストップしてしまう恐れもあるでしょう。基幹システムを導入することでこれらの業務を効率化し、企業活動そのものをスピードアップおよび保護しようというわけです。
業務システムとの違い
似たようなものに「業務システム」があります。基幹システムも業務システムもどちらもITテクノロジーを駆使したものに変わりありませんが、両者には下記のような違いがあります。
- 担当業務の違い
- 重要性の違い
基幹システムに対し、業務システムはより限定的な範囲の業務に対応しています。一例としては「顧客管理システム」「営業支援システム」などが挙げられるでしょう。
顧客管理システムは顧客管理に特化し、営業支援システムは営業支援に特化してる形です。一方、基幹システムの一種である「生産管理システム」だと、生産工程そのものを包括的に担当することが多いです。
一般的に、基幹システムの方が会社全体により大きな影響を与えます。ただ、場合によっては「基幹システム」と「業務システム」がそれほど区別なく使われることもあるため、定義は確認した方がよいかもしれません。
ERPとの違い
続いて、基幹システムとERPの違いについて解説します。ERPはEnterprise Resource Planningの略であり、日本語直訳だと「企業資源計画」といったものになります。
システムにおけるERPはより包括的なものであり、多くは基幹システムに情報系システムを加えた設計になっています。そのため、従来は別々に導入していた各システムをERPに統合し、より連携性の高い使い方を可能とします。
場合によってはERPを基幹システムと呼ぶこともあり、その場合は両者は同一のものを指します。こちらも、しっかりと定義の確認を行いましょう。
基幹システムに期待できる導入効果
では次に、基幹システムに期待できる導入効果をいくつか解説します。
業務の効率化
基幹システムを導入することで、各業務の効率化に繋がります。どのような方法で効率化するかはそれぞれのシステムによって異なりますが、一般的には下記のようなものが挙げられるでしょう。
- 作業の自動化
- 管理のデジタル化
- 情報の共有化
従来人の手で行っていた業務をシステムによって自動化すれば、その分生産性が向上します。また、紙に手書きで管理するようなやり方からシステムを使ったデジタル管理にシフトすることで、管理業務の効率化にも繋がるでしょう。
そして、システムによって業務にまつわる情報を全体で共有すれば、必要なところに必要な情報が行き渡りやすくなります。
データの一元化
システムによりデータを一元化することで、さまざまなメリットが得られます。たとえば、下記のようなものが挙げられるでしょう。
- 管理にかかる手間の削減
- 情報やデータのリアルタイム性向上
- 情報共有の効率化
データを一元化して一つの場所で管理すれば、管理にまつわる手間を大きく削減できます。また、大元のデータベースで追加・修正すれば瞬時に連携している全てのシステムに反映され、情報のリアルタイム性が改善します。
そして、情報やデータを一元化することで「ここを見れば必要な情報が記載されている」ことを全社的に周知させられるでしょう。各人が必要な情報を取得しやすくなり、業務の質が向上します。
属人性の解消
基幹システムを活用することで、業務の属人性を解消する効果も見込めます。業務の属人性とは「特定の人員が業務遂行のキーになる」ことであり、業務の属人性が上がれば上がるほど特定の個人の重要性が増すことになります。
それによるメリットもなくはありませんが「業務遂行に支障をきたしやすくなる」などのデメリットが生じるのも事実です。基幹システムにより情報や手順をしっかり共有しておけば、いざという時でも業務を進めやすくなります。
加えて、誰が行ってもある程度の質を保てるため、顧客満足度の向上やスケジュールの立てやすさといったメリットが生じます。
基幹システムの導入効果をさらにアップさせるには
続いて、基幹システムの導入効果をさらにアップさせるための方法について解説します。
適切なワークフローを構築する
適切なワークフローを構築することで、基幹システムの効果アップが可能です。業務遂行の際はそれぞれのタスクが繋がりワークフローを形成していますが、どのようなタスクをどのように繋げるかにより、効率性やアウトプットが変化します。
システムをワークフローに入れる際は「どのようなタスクをシステム化するか」に気を配りましょう。あまり重要でない業務をシステム化しても効果は薄く、システム導入に要したコストを回収できなくなるかもしれません。
システムの効果を最大限得たい場合は「システム活用のためのワークフローを構築する」くらいでもよいでしょう。導入するからには、システムの性能を最大限活かし、可能な限り費用対効果を上げたいところです。
既存システムとの連携性を考える
新しくシステムを導入する際は、既存システムとの連携性も重要です。独立的に使用するケースもあるかもしれませんが、どうせならお互いを連携させた方が活用の幅が広がります。
システムの連携がとれない場合、同じデータを重複して入力する手間が生じるかもしれません。また、一方のシステムには更新された値が入力されているものの、もう一方がそうでない場合、どちらが正しいのか分かりづらくなります。
もし新しく導入するシステムと既存システムの相性が悪い場合、大規模なリプレイスを行うのも手です。相応のコストはかかりますが、システムを長期的に、かつ効果的に利用することができるようになるでしょう。
効果測定を行う
効果測定をしっかりと行うことで、システム導入の費用対効果を測ることが可能です。システムの導入には少なくないコストがかかるため、それを回収できるか否かが重要な指標となります。
もし思った通りの効果が発揮できていない場合、何かを改善する必要があります。もしかしたらシステムの選定が悪かったかもしれませんし、現場レベルで運用がうまくいってないのかもしれません。
前者の場合は対処が難しいですが、後者であれば運用の工夫次第で改善が可能です。それを知るためにも、しっかりと効果測定を行うのが大事です。
まとめ
基幹システムを導入することで、基幹系の業務を効率化することができます。自社に合った基幹システムを選び、導入効果の最大化を目指しましょう。