脱エクセルするために必要なことは？エクセルの問題点や代わりとなるシステムについて解説
エクセルは大変便利なソフトですが、活用の仕方によって限界を感じるケースも少なくありません。この記事では、エクセルの問題点や脱エクセルの方法、そして脱エクセルの強い味方となるシステムについて解説します。
エクセルのデメリットを知り、より良い解決方法を模索しましょう。
エクセルの問題点
エクセルには、どのような問題点があるのでしょうか。まずは、エクセルが抱える問題について見ていきましょう。
作成フォーマットによるメンテナンスの難しさ
エクセルを業務活用する場合、通常は専用のフォーマットを作成することになります。必要なデータを入力するフィールドを設定し、それを集計および計算し結果を特定のセルに出力。そしてそれらを分かりやすくレイアウトデザインし、その後業務に活用するのが一般的です。
そういったフォーマット作成の手間、および管理の手間がかかるのがエクセルのデメリットと言えるでしょう。ある程度自由にフォーマットを作れるからこそさまざまな業務に活用できるわけですが、ソフトによってはフォーマット作成の必要なく初期設定のまま業務活用が可能なものもあります。
また、エクセルで作成したフォーマットの管理がずさんな場合、アップデートやメンテナンスを行いづらくなるという難点も生じます。
リアルタイム性が乏しい
エクセルのデメリットとして、リアルタイム性の弱さという点も挙げられます。現代はビジネスがスピーディーになり、リアルタイムデータの重要性がより増している現状があるのではないでしょうか。
エクセルを業務に使っている場合、データが更新された直後にファイルを開かないとリアルタイムのデータを取得することができません。それが難しい場合、古いデータを取得しそれを元に仕事を進めてしまうこともあるかもしれません。
それで問題が起きなければよいのですが、誤ったデータから誤った結果を算出してしまうことで、前提条件が崩れてしまうことも考えられます。それを元にプレゼンや営業を広げてしまうと誤った事実に基づいて話を進めることになり、信用問題に繋がる可能性もあるでしょう。
バージョン管理の難しさ
エクセルの難点として、バージョン管理の難しさも挙げられます。バージョン管理というのは、主に「対象のファイルが誰によってどのように変更されたか」を管理することです。
変更者と変更点が明確であれば、責任の所在や変更された流れが分かりやすくなります。もし変更内容が誤っているのであれば修正リクエストなどを送り、確認後元の値に戻すといったこともできるでしょう。
バージョンが適切に管理されていない場合、変更された値を元に戻すことはできません。それが正しいかどうかも分からないため、各ユーザーは記載された値を信用して仕事を進める選択肢しかなくなるわけです。
脱エクセルするにはどうすればいい？
エクセルのデメリットをいくつかご紹介しましたが、それでは脱エクセルするにはどのようにすればよいのでしょうか。次に、脱エクセルについて解説します。
「何がネックになっているか」を精査する
脱エクセルを考える際には、まず「何がネックになっているのか」を明確にします。エクセルは非常に優秀なソフトですが、上述したようなデメリットもあるため、それにより脱エクセルを考えるケースもあるでしょう。
その場合は、エクセルの活用において何かしらの問題が発生しているはずです。フォーマットの問題かもしれませんし、リアルタイム性の問題かもしれません。
そこを明確にすることで、次のフェーズへの足がかりとなります。
問題点に対し「どのように解決するか」を明確にする
問題点が明確になったら、続いて解決方法を模索します。エクセル以外のソフトを導入することで解決するかもしれませんし、エクセルの異なる活用で解決に至るかもしれません。
何が解決に繋がるかはケースバイケースですが、大事なのは「可能な限り費用対効果の高い解決方法を見つけること」です。解決方法が明確になったはいいものの、解決するためのリソースが問題点を放置するリソースを上回ってしまっては意味がありません。
問題を解決することは大事ですが、できる限り効率的に行いましょう。
ニーズに沿ったシステムを導入する
問題の解決方法が明確になったら、次はそれを解決するためのシステムを導入します。システムにはさまざまな種類があり搭載されている機能も異なるため、まず「解決したい問題」と「解決方法」が明確にならないと適切な選定ができません。
また、必ずしもシステムを導入する必要はなく、エクセルの異なる活用方法で解決する場合もあります。大事なのは「問題の適切な解決」なので、システム導入にこだわるあまり大局を見失わないようにしましょう。
エクセルの代わりにシステムを活用するメリット
では最後に、エクセルの変わりとなるシステムのメリットについて解説します。やり方次第ではエクセルを凌ぐ生産性を発揮してくれるため、強みを理解し正しく活用しましょう。
データの一元管理
業務システムを導入すると、データの一元管理が可能となります。「一元管理」というのは、「対象のシステムやファイルが参照するデータベースは一つ」ということを意味します。
データを一元管理することで、常に正しく反映された値をビジネスに活用できるでしょう。エクセルの場合はデータの管理がファイル単位で行われるため、同じデータを扱うファイルが複数存在するかもしれません。そのような場合、全てを別途に更新する必要があります。
一元管理されているシステムの場合、元となるデータベースを更新するだけで事足ります。手間がかからずバックアップが容易であり、どこから見ても正しいデータを参照できるのがメリットです。
デフォルトで見やすく使いやすいレイアウト
業務システムは、初期状態で見やすく使いやすいレイアウトが整備されています。エクセルにおいてもレイアウトデザインは可能ですが、作成者が行う必要があり、かつエクセルのフォーマットを大きく超えることはできません。
業務システムは全てをプロが設計しているため、初めて触る人にもとっつきやすいのが特徴です。もちろんシステムによって違いはありますが、ものによってはチュートリアルや動画マニュアルも整備されているため、習得コストの低下も期待できるでしょう。
生産性の向上
業務システムを正しく活用することで、大幅な生産性向上に繋がります。エクセルでも生産性の向上は可能なのですが、汎用性が高い分、一般的な管理以上のことは行いづらい側面もあります。
対して、業務システムは汎用性こそエクセルに劣るものの、専用分野においては他の追随を許しません。一般的な管理業務はもちろん、情報の共有やユーザー同士のコミュニケーション、蓄積されたデータからさまざまな結果を導き出すなど、ビジネスにおけるコアな活用が可能です。
業務の100％をシステムに委ねることはできませんが、正しく活用すれば大幅な生産性アップが期待できるでしょう。
まとめ
エクセルは大変便利なソフトですが、汎用性が高い分、一般的な管理業務以上の活用は難しいところがあります。脱エクセルを考える場合、よりコアな活用が可能な業務システムの導入をおすすめします。