なんで業務システムに寿命ってあるの？老朽化したシステムを使用するリスクとは
業務システムに寿命が存在することはご存知でしょうか？システムの機能自体は動かしているハードウェアが壊れない限り使用可能ですが、それ以外の意味でシステムには寿命が存在します。
この記事では、業務システムに寿命が存在する理由やそれによるリスク、入れ替えを検討すべきタイミングについて解説します。
業務システムに寿命が存在する理由
業務システムに存在する寿命とは、一体どのようなものなのでしょうか。まずは業務システムに寿命が存在する理由について見ていきましょう。
基幹システムの寿命はおよそ14年
業務に基幹システムを導入している企業も多いのではないかと思いますが、現在システムの寿命はおよそ14年程度と言われています。14年という期間はそれなりに長いものの、システムの総入れ替えとなると多大なコストや手間がかかってしまうため、コストパフォーマンスが良好かどうかは各企業の判断になるでしょう。
合わせて、今後は基幹システムの寿命がより早まるのではないかと言われています。一度導入したシステムはなるべく長く使いたいところですが、寿命が切れてしまったシステムを使い続けるのは各種リスクの温床になってしまうため、避けた方がよいでしょう。
現在自社で使っているシステムの寿命はあとどれくらいか、そしてそれは今後早まるのかどうかなどをつぶさに見ておく必要がありそうです。
保守停止やサポートの打ち切り
では、次に業務システムが寿命を迎える理由を見ていきましょう。まず一つ目に挙げられるのは、メーカーやベンダーによる保守停止やサポートの打ち切りです。
導入したシステムをいつまでもメンテナンスしてくれればよいのですが、メーカーやベンダーというのは、次々に新しいバージョンや新製品を開発しています。そのため、古いシステムは次第にサポート対象外になってしまい、新しいものに移行しなければなりません。
また、システムそのものに問題はなくとも、動かしているOSのサポートが切れた場合もシステムの寿命と言えるかもしれません。OSというのはシステムを動かす基幹的存在になるため、そこがアップデートされないまま最新バージョンのシステムを使うと不具合が発生してしまう可能性もあります。
システムと業務が合わなくなる
システムと業務が合わなくなることも、システムの寿命と言えるでしょう。この場合、システムの稼働に問題はないものの、その機能や性能が実業務には不要となってしまったり、処理能力が低く使い物にならなくなってしまうなどのケースが考えられます。
業務システムの存在意義は、さまざまな業務をサポートすることです。実業務のサポートができなくなった時点で、システムは寿命を迎えたと捉えることもできるでしょう。
老朽化したシステムを使い続けることによるリスク
では、次に老朽化したシステムを使い続けることによるリスクについて解説します。いつまでも古いシステムを使い続けていると、下記のようなデメリットがあります。
業務効率化の妨げになる
現在は「働き方改革」の名の下に、企業には大幅な業務効率化が求められています。業務効率が上がれば上がるほど少ないリソースで多くの成果を得ることができるため、働き方改革抜きでも業務効率化を目指すにこしたことはありません。
しかし、老朽化したシステムを使い続けているとそれは難しくなってしまうでしょう。老朽化したシステムは機能面はもちろん、スペック面にも問題を抱えており、そのせいで処理速度が遅くなってしまう傾向があります。
高速なシステムと低速なシステムでは、当然ながら前者の方が業務効率化に繋がります。加えて、低速なシステムの場合は「システムを使わず手でやった方が早い」となってしまう恐れもあります。
セキュリティリスクが高まる
二つ目のリスクとして挙げられるのは、セキュリティの脆弱性です。寿命を迎えたシステムは既にアップデートが終わっているものも多いため、その場合は新しく発見された脆弱性に対応できていません。
そのような状態ではハッカーによる侵入を許してしまい、機密情報が盗まれてしまう可能性もあるでしょう。情報漏えいは企業の信頼を損なう大きなリスクですので、なるべくセキュリティリスクの少ないシステムを使うのが重要です。
ただ、場合によっては老朽化したシステムがさほどセキュリティの脅威にならないこともあります。たとえば、「システムは導入しているものの、老朽化して使い勝手が悪いのであまり使われていない」のような状況でしょうか。
使われていないシステムには情報が集約されず、仮に侵入されても盗まれるほどのものはないというケースも考えられます。しかし、それはあくまでも例外なため、やはりセキュリティリスクをしっかりと考えたものを導入するのが好ましいところです。
メンテナンスや保守に多額の費用がかかる
老朽化したシステムを使い続ける場合、メンテナンスや保守に多額の費用がかかるケースもあります。メーカーやベンダーが既に取り扱いをやめている場合もありますし、古い技術が使われているせいで対応できる人員がいなくなってしまったなどのケースも考えられるでしょう。
ランニングコストがあまりに高い場合、システムを刷新した方がトータルで安くすむ可能性もあります。高いコストをかけてまで古いシステムを使わなければならないシーンもあるかもしれませんが、それ以外の場合は総合的に判断すべきではないでしょうか。
AIを活用したシステムのリフレッシュとリスク軽減の方法
老朽化した業務システムを使用し続けることに伴うリスクを軽減するために、AI技術を活用する方法を検討しましょう。
ChatGPTを活用して、具体的なアクションプランをチーム内で共有し、実践的な成果を得ることが可能です。
自動化とプロセス最適化
AIは繰り返しの業務を自動化し、効率を向上させるのに役立ちます。
ChatGPTを導入して、古いシステムに組み込むことで、ルーチン業務の自動化やプロセスの最適化が可能です。
これにより、業務効率を向上させながら新たな価値を提供することができます。
セキュリティとリスク管理
老朽化したシステムはセキュリティリスクを抱えていますが、AIを活用することでそのリスクを軽減できます。
ChatGPTを使用して異常アクセスの検出や侵入の防止を行い、システムのセキュリティを強化しましょう。
従業員へのセキュリティ教育にもAIを活用して効果的にアプローチできます。
顧客エクスペリエンスの向上
AIを導入することで、顧客体験を向上させる方法もあります。
ChatGPTを用いてカスタマーサポートを強化し、顧客の問い合わせや要望に迅速に対応する仕組みを構築できます。
これにより、顧客満足度を向上させ、競争力を維持します。
メンテナンスと運用の最適化
AIはメンテナンススケジュールの最適化にも活用できます。
ChatGPTを用いて故障予測やメンテナンスのタイミングを予測し、ダウンタイムを最小限に抑えることが可能です。
これにより、業務の中断を防ぎながらシステムの長寿命化を図ります。
老朽化した業務システムのリフレッシュにAI技術を活用することで、業務効率化、セキュリティ強化、顧客満足度向上など多岐にわたる利点を得ることができます。
ChatGPTをチーム内で共有し、実践的なアプローチを検討し、老朽化リスクを軽減してください。
こんな時はシステム入れ替えを検討すべき
最後に、システム入れ替えを検討すべきタイミングをご紹介したいと思います。自社の状況が下記のような事項に該当する場合、システムの刷新を考えてみてはいかがでしょうか。
システムが自社で使っているOSのサポートを終了
ベンダーが、現在自社で走らせているOSのサポートを終了した時は入れ替えの検討時期かもしれません。システムを開発しているベンダーやメーカーは可能な限り多くのユーザーにシステムを使ってほしいため、サポートOSをかなり幅広く取るのが通常です。
その上でサポートが切れるOSは、システムのみならず他の業務でも使用が難しくなってしまう可能性があります。OSそのものをアップデートすれば事足りるケースもありますが、それで他のシステムや利用に影響が出る例もあるでしょう。
従業員間の不満が高まった時
システムの使い勝手の悪さに内部の不満が高まった時は、入れ替えを検討すべき時期です。従業員が不満を抱えながらシステムを使っていると業務効率化の妨げになるだけでなく、いつしかシステムが使われなくなり、現場独自のワークフローが生まれてしまう可能性もあります。
そうなると、必要なデータや情報がシステムに集約されず、さまざまな判断に支障をきたしてしまう恐れがあります。システムは使われてこそ意味がありますので、入れ替える差異はなるべく使いやすく浸透しやすいものを導入することが重要です。
新しいシステムに移行することで、明確に業務効率化が達成される時
新しいシステムに移行することで明確に業務効率化が見込める場合は、入れ替えを検討すべきです。システムを導入する目的は「業務効率化」「生産性の向上」であることが多いため、それが達成されるのであれば入れ替えない理由はありません。
まとめ
業務システムにはそれぞれ寿命があります。寿命の切れたものをいつまでも使い続けるとさまざまなリスクを抱えるため、タイミングを見て入れ替えを検討しましょう。