システム管理やコンサルティングを外注するとどうなる？メリットや注意点を解説
システム管理やコンサルティングを外注すれば、業務効率化に繋がります。しかし、「システム管理を外注するとはどういうことなの？」「そもそも業務の外注とは？」という部分に疑問を抱いている人もいるかもしれません。
この記事では、業務をアウトソーシングするメリットから始め、システム管理やコンサルティングを外注するメリットをご紹介します。
業務をアウトソーシングすることによるメリット
まずは、業務をアウトソーシングすることによる一般的なメリットについて解説します。業務をアウトソーシングすれば、下記のような利点を得られるでしょう。
自社リソースの節約に繋がる
業務を外注すれば、その分自社のリソースを節約できます。誰がやっても品質が変わらないような業務であれば思い切って外注し、自社のリソースをより重要度の高い業務に充てることもできるでしょう。
どの会社でも抱えられるリソースは有限なため、それをどこにどのように割り振るのかが重要になります。その差が、最終的な売上や利益という形で返ってくるのが会社経営における1つの法則ではないでしょうか。
業務品質の向上が見込める
業務を外注することで、自社で行うより品質の向上が見込めるケースもあります。特に専門的な業務を外注した場合、外注先はその道のプロであることが多いため、自社で行うより業務品質が上がるでしょう。
自社で専門的な人材を採用・育成するという手もありますが、目先のコストや時間がかかってしまいます。そうでなく、必要な時に必要なだけ専門家の手を借りることで、低コストかつ品質の高いアウトプットを得られるでしょう。
多種多様な業務を行うことができる
外注することで、多種多様な業務を行えるようになります。世の中には無数の外注先がありますし、それぞれ得意なことや専門分野も異なるのが通常です。
それらを上手く活用できれば、自社のみでは行うことのできないような分野にも手を出せるようになります。もちろん、自社が保有するリソースと外注先を組み合わせたり、思い切って外注先に全て任せるなど、柔軟な活用が可能です。
システム管理やコンサルティングの外注を検討しよう
そのようにメリットの大きい業務のアウトソーシングですが、次にシステム管理やコンサルティングの外注について触れたいと思います。システム管理やコンサルティングの外注には、一体どのような特色があるのでしょうか。
システム管理は24時間体制の場合も
システムの管理業務は、場合によっては24時間体制になる可能性があります。その辺りはシステムをどのように運用しているかによりますが、たとえば自社のシステムを自前のサーバごとレンタルに出しているような場合、相手の業務時間に合わせてサーバを監視するようなことも考えられるでしょう。
そのリソースを自社で確保できればよいのですが、相手の業務時間と自社の業務時間が合致しない場合、少々難しいものがあるのではないでしょうか。そのような場合はシステム管理を外注することで解決を図れるかもしれません。
もちろん、どのような形でシステムを提供しているかは会社によって異なりますので、一概に「外注によって全てが解決する」と言うことはできません。しかし、手段の一つとして検討する価値はあるでしょう。
システムコンサルティングは専門職
次に、システムコンサルティングを外注することについて考えてみたいと思います。コンサルティングを外注すれば、各分野の専門的なアドバイスを受けられるため、自社の問題点や改善点を明確にすることができます。
通常、コンサルタントは数多くの事例を経験しており、どのようなやり方でどのような結果が得られたかを熟知しています。であれば、自社の状態を客観的に把握し、どのような問題を解決すれば望む結果が得られるのかを導き出すことも可能でしょう。
コンサルタントに相談すれば、延々と悩んでいたことの解決法が一瞬で分かるということもあるかもしれません。もちろん、コンサルタントの質もピンキリですので、信頼できる専門家に相談することが大切です。
いずれも外注することによるメリットは大きい
システム管理・コンサルティングいずれの場合においても外注するメリットは大きいと言えるでしょう。専門的な分野を外注することにより自社のリソースを削減でき、かつ専門家による有益なアドバイスや高い業務品質を得られます。
単純な作業を外注することも大切ですが、このように専門的な分野をアウトソーシングすることもまた重要です。自社にない部分を外注で補うことで、自社は自社にしかできない仕事をすることができ、結果業界での地位や売上の向上が見込めるでしょう。
システム管理を外注するメリット
システム管理を外注することで、下記のようなメリットが生じます。
自社エンジニアのリソースが空く
システム管理を外注すれば自社エンジニアのリソースが空き、他の業務に割り当てることができます。システム管理も重要な業務の一つには違いありませんが、開発能力の高い人員には新しいサービスの開発や新機能の搭載といった創造的な仕事を割り振った方が望ましい面もあるでしょう。
もちろん、システム管理という仕事が新規開発より劣るといったことではありません。ただ、システム管理は現状維持を是とする守りの業務であるのに対し、新規開発はいわゆる攻めの業務に該当するといった見方もできます。
守りを外注することにより、攻めの姿勢を一層強化する。そういった考え方も経営判断の一つとして重要になるのではないでしょうか。
業務やスキルの偏りを防げる
システム管理を外注することにより、自社エンジニアに割り当てる業務やスキルの偏りを防ぐことができます。システム管理を自前で行う場合、どうしてもシステム管理に長けた人員、すなわちシステム管理歴が長い人員を割り当てることになってしまいます。
その場合、当人はシステム管理のスペシャリストにはなれるかもしれませんが、将来的にシステム管理が不要になった場合は社内対応が難しくなってしまうかもしれません。ある程度の専門性は必要ですが、あまりに業務やスキルが特定の人員に偏ってしまうと業務の暗黙知化や品質の格差、そして柔軟性の欠如といったリスクを招いてしまいます。
育成コストや採用コストを抑えることができる
システム管理を外注すれば、管理人員に割かなければならない育成コストや採用コストを抑えることができます。専門性の高い人材は外注先が抱えているため、自社が育成したり採用したりする必要はありません。
その分のコストやリソースを、別の業務に充てられるわけです。新規サービスの開発業務に割りふれば新しい収益の柱になるかもしれませんし、機能改修を行えばユーザーの満足度が向上するかもしれません。
使えるリソースが有限である以上、「何をやって何をやらないか」を明確に区別することが大事です。
コンサルティングを外注するメリット
では次に、コンサルティングを外注するメリットについて解説します。
専門的な見地からのアドバイスが得られる
コンサルティングを外注することで、専門的な見地からの的確なアドバイスを得ることができるでしょう。コンサルタントはいずれもその道のプロなので、彼らにサポートしてもらうことで自社のみではまかないきれない知見の活用に繋がります。
特に、専門性の高い分野で顕著です。専門性の高い分野を自社のリソースのみでまかなおうと思ったら該当人員の採用コストや育成コストが膨れ上がってしまう可能性があるかもしれません。
また、いくらコストをかけて育成しても、ほぼ自社ケースの経験しか積めないため、実務的なケーススタディの数が不足することになります。であれば、外部の経験豊富なプロに任せた方がよい結果が得られるのではないでしょうか。
失敗を防げる
コンサルティングを活用することで、分かりやすい失敗を防ぐことができます。「分かりやすい失敗であれば自社の判断のみでも防げるのでは？」と考える人もいるかもしれませんが、あくまで「その業界における分かりやすい失敗」の話です。
ある業界において常識的な事柄でも、外部の人間には複雑怪奇といったこともあるでしょう。最初からその道のプロに相談することにより、見えている失敗を防ぐことができるわけです。
分かりづらい失敗を100％防ぐのは難しいかもしれませんが、それでも自社のみで行うよりは大きく確率を下げられるのではないでしょうか。
システム管理やコンサルティングを外注する際の注意点
では、最後にシステム管理やコンサルティングを外注する際の注意点について述べたいと思います。上述したようなメリットは、あくまで外注を効果的に活用できた場合に限定されますので、それを目指すことが重要になるでしょう。
外注先の実績や評判をチェックしよう
外注先はそれこそ星の数ほどありますので、自社と相性の良いところを見つけるのは一苦労かもしれません。そのために必要なのは、外注先の実績や評判をしっかりとチェックし、相手の特性を掴むことです。
実績を確認することにより、外注先がどのような分野を得意とするのかを把握できます。営業活動を効率化したいのに、人材採用に特化したコンサルタントに相談してもあまり意味がありません。
また、評判をチェックすることで、外注先の業務品質を確認することができるでしょう。「本当に成果が見込めるのか」「信用できる相手か」というのは、評価を見ればある程度分かるのではないでしょうか。
外注先に何を求めるのかを明確にしよう
業務を外注する前に、「外注先に何を求めるのか」を明確にしておきましょう。その辺りが曖昧なままだと、異なる分野の専門家に業務を依頼してしまったり、相手とのコミュニケーションがスムーズにいかなくなる可能性があります。
相手は専門家とはいえ、万能ではありません。それぞれに得意なものもあれば不得意なものもあり、できることとできないことも明確に分かれます。
それだけに、まずは自社がどのような業務を依頼し、その結果どのような成果を得たいのかを考えておきましょう。そうすれば自ずと誰に依頼すればよいのかが決まり、求めている成果を得やすくなります。
外注先はビジネスパートナー。お客様気分はNG
3つ目に挙げたいのは、外注先に対してお客様気分で接するのはNGという点です。こちらは仕事を依頼してお金を払う側に違いありませんが、別の見方をすると、業務を外注して助けてもらう側です。
相手もプロとはいえ人間なので、尊大な態度で接する顧客に対してよいアウトプットをするのは難しいところでしょう。相手の能力を十分に引き出せるかどうかも自社の心がけ一つですので、お客様ではなく、対等なビジネスパートナーとして敬意を払うことが大切です。
まとめ
システム管理やコンサルティングを外注すれば、その道のプロによる業務品質の向上が見込めるでしょう。その際に気をつけたいのは、あらかじめ外注先に何を求めるのかを明確にし、お客様気分ではなくビジネスパートナーとして対応することです。
外注先と良好な関係を築き、業務効率化を目指しましょう。